Millionen Beschäftigte arbeiten seit Beginn der Corona-Pandemie im Homeoffice – oftmals mit für sie neuer Kommunikations- und Projektmanagement-Software. Doch ohne diese Tools geht es derzeit nicht. Und ihr Nutzen hält auch nach Corona an.
Gerade bei Remote Work zeigt sich, wie wichtig gute Organisationssoftware ist, damit das Projektmanagement nicht aus dem Ruder läuft.
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In vielen Unternehmen vollzog sich die Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice in Windeseile und nicht immer reibungslos. Es fehlt(e) an Hard- und Software, Lizenzen, Know-how und nicht selten auch an Begeisterung für die Arbeit von zuhause aus. Dennoch haben selbst Firmen und Organisationen mit wenig digitalaffinen Mitarbeitern in den letzten Wochen den Sprung ins Remote-Work-Zeitalter geschafft.
Dominante US-Tech-Konzerne
Um die Kommunikation von Mitarbeitern, Firmenzentralen, Kunden und Partnern sicherzustellen sowie Arbeitsabläufe und Projekte zu strukturieren, kommen zahlreiche Tools zum Einsatz. Einige stammen von US-Dickschiffen wie Microsoft, Google oder Cisco. Andere haben erst mit der Corona-Krise richtig an Bekanntheit gewonnen wie etwa die Apps Slack oder Zoom. Letzteres Unternehmen kämpft allerdings mit Sicherheitslücken und Datenschutzproblemen, weshalb laut "Handelsblatt" deutsche Politiker vor der App warnen.
Wem die US-Konzerne genau aus solchen Gründen nicht geheuer sind, der kann durchaus auf hiesige Anbieter zurückgreifen. Diese punkten häufig gerade damit, dass ihre Lösungen in Deutschland gehostet werden und der strengeren DSGVO der EU entsprechen.
Steigende Nachfrage nach "Made in Germany"
Einen Höhenflug erlebt beispielsweise das Göppinger MDax-Unternehmen Teamviewer. Es hat mit seiner Fernwartungssoftware in den letzten Wochen zweifellos zahllose Homeoffice-Installationen begleitet, was sich auch in der positiven Entwicklung des Börsenkurses niederschlägt.
Auch die von der Schuchert Managementberatung entwickelte Projektmanagement-Software Factro verzeichnet einen erheblichen Nutzerzuwachs. "Die Anzahl der Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit in Factro organisieren, ist allein in Q1/2020 gegenüber Q4/2019 um mehr als 50 Prozent gestiegen. Bemerkenswert ist, dass sich die Nachfrage zu besonderen Factro-Funktionen – zum Strukturieren von Themen und Managen von virtuellen Teams – innerhalb der letzten vier Wochen verzehnfacht hat“, erklärte Geschäftsführer Udo Schuchert Ende März.
Auswahl an Softwarelösungen für Homeoffice und Remote Work | ||
Kommunikation | Teams (Microsoft/USA) | Team-Chats |
Zoom (Zoom Video Communications/USA) | Video-Meetings | |
Skype (Microsoft/USA) | Telefonie, Video-Chats | |
Hangouts-Meet (Google/USA) | Video-Konferenzen | |
Webex (Cisco/USA) | Video-Konferenzen/-Meetings | |
Slack (Slack Technologies/USA) | Team-Chats, Voice-/Videocalls, Shared Screen | |
Speichern von Dokumenten | Google Drive (USA) | Cloud-Speicher zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten |
Microsoft One Drive (USA) | Cloud-Speicher zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten | |
Dropbox (USA) | Cloud-Speicher zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten | |
Owncloud (Deutschland) | Open-Source-Plattform für digitale Zusammenarbeit mittels privater Cloud (on-Premises) oder Cloud as a service; Server in Deutschland | |
Fernwartung | Teamviewer (Deutschland) | Fernzugriff, Screen-Sharing, Video-Konferenzen, Datei-Transfer |
Any Desk (Deutschland) | Fernzugriff für Homeoffice und Remote-Support | |
Projektmanagement | Asana (USA) | Weit verbreitetes, Cloud-basiertes, schlankes Tool für Projektplanung und Aufgabenverwaltung |
Trello (Atlassian/USA) | Web-basiertes, einfach aufgebautes Tool für Projektmanagement mittels Boards, Listen und Karten | |
Hive (USA) | Für jede Firmengröße geeignetes Projektmanagement-Tool mit vielen integrierten Funktionen | |
Factro (Schuchert Management Beratung/Deutschland) | Intuitiv bedienbare Cloud-Lösung mit übersichtlichem Projektstrukturbaum und Features wie u.a. Benachrichtigungssystem, Ressourcenauslastung; gehostet in Deutschland | |
Meistertask (Meister/Österreich) | Online-Aufgaben-Management mit zahlreichen Features und anpassbarer Umgebung; EU-gehostet | |
Digitale Transformation beschleunigt sich
Doch wie geht es weiter, nachdem viele Firmen in aller Eile digital aufgerüstet haben? Laut der DMEXCO Trendumfrage 1-2020 ist die Mehrheit von mehr als 800 im März befragten Digitalentscheidern überzeugt, dass die Corona-Pandemie das Tempo der digitalen Transformation beschleunigen wird. Dabei würden auch die jetzt in der Krise verstärkt eingesetzten Kommunikations- und Kollaborationstools dauerhaft an Bedeutung gewinnen (DACH-Raum: 71 Prozent der 527 Befragten; international: 59 Prozent der 305 Befragten).
Wahrscheinlich werden viele der kurzfristig eingeführten Tools zunächst als Kombilösung mit den altvertrauten Arbeitsprozessen Bestand haben. Denn "hybride Vorgehensmodelle in der Projektarbeit wie auch hybride Antriebskonzepte in den PKWs der neuesten Generation sind die vergegenständlichten Angstzustände: das Neue schon nutzen, aber das Bewährte trotzdem noch nicht loslassen", schreiben Steffen Rietz und Daniel Meier in dem Buchkapitel "Professionelles Projektmanagement vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen". (Seite 56)
Simplifizierung und Modularisierung der IT-Tools
Die Springer-Autoren betonen, dass den gestiegenen Anforderungen in der heutigen projektorientierten Arbeitswelt nur mit modernen Methoden beizukommen sei, die dank neuer Technologien verzahnt und synchronisiert werden. (Seite 58) Bei den IT-gestützten Projektmanagement-Tools sehen sie zwei Trends:
- Simplifizierung, in Form von Reduzierung auf Dokumententemplates (Projektauftrag, Zielvereinbarung, Stakeholderportfolio, OnePager als Reporting Sheet, Aktivätenlisten u.ä.)
- Eine starke Modularisierung mit einem "Netzwerk vieler kleiner Helfer"
Der Vorteil konsequent modular aufgebauter Lösungen liege darin, dass unterschiedliche Funktionalitäten in Modulen in verschiedenen Ausbaustufen nutzbar und nahezu beliebig miteinander kombinierbar seien. Damit sei nicht nur der Funktionsumfang skalierbar, sondern auch das Lizenzierungsmodell und die Kosten, heißt es auf Seite 80.
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