Womit externe Projektmanager besonders hadern

​​​​​​​

Schon wer Projekte im eigenen Unternehmen managt, stößt nicht selten auf Probleme: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Abstimmung, schludrige Vorarbeit oder auch Nichteinhaltung von Fristen. Während sich mancher firmeninterne Projektmanager damit vielleicht notgedrungen arrangieren kann, stellt die mangelnde Mitwirkung der Klienten für externe Projektleiter eine erfolgskritische Hürde dar. Und das keineswegs selten, wie die Studie "Kooperation im Beratungsprojekt" der Technischen Universität (TU) Dortmund und des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU) zeigt.

Probleme bei zwei Dritteln der Projekte

So sehen sich externe Projektleiter bei zwei Dritteln ihrer Projekte mit größeren Herausforderungen in der Kundenzusammenarbeit konfrontiert, ergab die Befragung von insgesamt 134 Projektexperten (40 aus Unternehmensberatungen). Aus einer ersten Interviewrunde mit 34 Projektmanagern kristallisierten sich folgende Kernprobleme bei der Zusammenarbeit heraus:

• Unzureichende Beschreibung der Kundenanforderungen/-ziele
• Wechselnde Beschreibungen der Anforderungen/Ziele
• Ausufernde Beschreibungen, auch mit widersprüchlichen Informationen
• Kontraproduktiver Einfluss auf die Lösung
• Unzureichende Eigenleistung
• Suboptimale Nutzung der Lösung, wie etwa falsche Anwendung, Veränderung der Rahmenbedingungen
• Schleppende Mitwirkung

Im zweiten Teil der Studie bewerteten 100 Projektmanager unterschiedlicher Branchen (davon 31 Unternehmensberater), wie stark die genannten Aspekte sie bei einem konkreten Projekt beeinträchtigt haben. Branchenübergreifend wurde dabei die schleppende Mitwirkung der Kunden am häufigsten als schwerwiegendes Problem genannt.

Erfolgsfaktoren von Anfang an berücksichtigen

Aus den Befragungsergebnissen identifiziert die Studie acht Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit von Klienten und externen Projektmanagern. "Alle Punkte gehören auf das Projektradar. Sie helfen, zentrale Herausforderungen in der Projektarbeit systematisch vorzudenken und bösen Überraschungen vorzubeugen“, betont Studienleiter Florian Kopshoff von der TU Dortmund.

Partizipativ führen und Zielbindung erhöhen

Die Schwierigkeiten in der Projektzusammenarbeit von externen Beratern und Unternehmensmitarbeitern resultieren auch aus einer Situation, die firmeninterne Projektmanager ebenfalls kennen: Ihnen fehlen Weisungsbefugnisse. Zudem müssen interne wie externe Projektleiter häufig Projektteams führen, deren Mitglieder noch nicht zusammengearbeitet haben.

"Die Projektleitung hat in der Regel keine disziplinarische Führungsverantwortung gegenüber den Projektmitgliedern. Dies kann dazu führen, dass sich die Projektmitglieder an getroffene Zusagen nicht unbedingt halten (geringe Zielbindung), insbesondere wenn unerwartete Schwierigkeiten im eigenen Arbeitsbereich aufreten", erklären Jürgen Wegge und Klaus-Helmut Schmidt in ihrem Fachbeitrag "Der Projektleiter als Führungskraft" (Seite 217). Umso wichtiger sei daher eine hohe Autonomie des Projektleiters und die Unterstützung des Projektes durch das Top-Management. Darüber hinaus gelte es, die Fähigkeiten der beteiligten Teammitglieder realistisch einzuschätzen sowie Über- und Unterforderung zu vermeiden. 

Als möglichen Lösungsansatz für solche Probleme nennen die Springer-Autoren die "partizipative Führung" der Projektgruppe. So fördere etwa die partizipative Zielfestlegung die Zielbindung und führe gerade bei schwierigen Zielen zu besonders guten Leistungen, heißt es auf Seite 222. Damit dies gelingt, muss die Projektleitung allerdings sicherstellen, dass beide Seiten Interesse an der Partizipation haben, gegenseitiges Vertrauen herrscht, hohe soziale Kompetenzen und ein verlässlicher Wissensaustausch vorhanden sind sowie ein Konfliktmanagement genutzt wird.