Die Weiterentwicklung von Soft Skills ist entscheidend, um im KI-gesteuerten Projektmanagement relevant und erfolgreich zu bleiben. Erkennen Unternehmen das, steht dem erfolgreichen Miteinander von Artificial und Emotional Intelligence nichts mehr im Weg.
Ein KI-Tool kann Muster identifizieren, die zu Verzögerungen in einem Projekt führen, und proaktive Maßnahmen empfehlen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
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Im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz (KI) wird der Mensch manchmal übersehen. Doch Unternehmen bestehen nicht nur aus Zahlen und Zielen, Projekte nicht nur aus Terminen und Budgets. Deshalb ist es wichtig, nicht nur in KI-Technik und -Schulungen zu investieren, sondern auch in menschenzentrierte Fähigkeiten. Ob die Zusammenstellung von Projektteams, das effektive Erreichen von Projektzielen oder organisatorische Veränderungen – die Koordination im Projekt funktioniert nur, wenn Menschen miteinander reden. Eine präzise, persönliche Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse vermieden werden. Das ist hilfreich, um gemeinsam kreative Lösungen zu entwickeln und Herausforderungen zu meistern.
Im Projektmanagement-Umfeld wird die Bedeutung von technischem Know-how und analytischem Denken betont. Natürlich ist all das wichtig, aber allein damit lassen Projekte sich nicht erfolgreich managen. Unternehmen haben dies bereits erkannt: Laut einer Studie legten 2024 78 Prozent der Organisationen den Schwerpunkt auf die Entwicklung professioneller Soft Skills, 97 Prozent messen ihnen zumindest einige oder signifikante Bedeutung bei. Gefragt sind neben Führung und Kommunikation vor allem emotionale Intelligenz und Empathie – zwei Bereiche, in denen KI nicht punkten kann.
Projektmanager müssen in der Lage sein, die Emotionen und Bedürfnisse ihrer Teammitglieder zu erkennen und angemessen zu reagieren. Eine unterstützende und einfühlsame Arbeitsumgebung steigert die Zufriedenheit und das Engagement des Teams, was wiederum die Leistung und den Erfolg des Projekts fördert. Angesichts des zunehmenden Bedarfs an diesen Fähigkeiten ist es nicht verwunderlich, dass in der Projektmanagement-Zertifizierung Prince2 7 (seit März 2024 auf Deutsch) das integrierte Element "Menschen" neu eingeführt wurde.
KI unterstützt komplexe Bereiche des Projektmanagements
KI ist hervorragend darin, routinemäßige Aufgaben zu erledigen, die ansonsten wertvolle Zeit eines Projektmanagers in Anspruch nehmen würden. In einem Projekt, bei dem Teammitglieder täglich ihre Stunden erfassen und ihren Fortschritt aktualisieren müssen, kann ein KI-Tool diese Aktualisierungen automatisch verfolgen, Erinnerungen an Teammitglieder senden und in Echtzeit Berichte erstellen. Diese Automatisierung reduziert nicht nur die administrative Belastung des Projektmanagers, sondern minimiert auch menschliche Fehler und stellt sicher, dass die Projektdaten immer aktuell sind.
Über einfache Aufgaben hinaus kann Künstliche Intelligenz bei komplexen Bereichen des Projektmanagements erhebliche Unterstützung bieten. Beispielsweise können prädiktive Analysen Projektrisiken vorhersagen und Strategien zur Risikominderung vorschlagen. Eine Beispielsituation: Läuft ein Projekt Gefahr, seine Frist zu verpassen, kann ein KI-Tool historische Daten analysieren, Muster identifizieren, die zu früheren Verzögerungen führten, und proaktive Maßnahmen empfehlen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Darüber hinaus kann Künstliche Intelligenz bei der Optimierung der Ressourcennutzung helfen, indem sie Arbeitslasten analysiert und die effizienteste Verteilung von Aufgaben unter den Teammitgliedern vorschlägt.
Prince2 ist eine weit verbreitete Projektmanagement-Methode, die auch die Flexibilität bietet, die Methode auf den eigenen Bedarf anzupassen. Künstliche Intelligenz könnte in alle sieben Prozesse integriert werden.
Vorbereiten eines Projekts: KI kann bei der Sammlung und Analyse von vorläufigen Projektdaten helfen, um Risiken und Ressourcenanforderungen zu identifizieren.
Lenken eines Projekts: KI-Tools können Echtzeit-Dashboards und Berichte für das obere Management bereitstellen, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Informationen für strategische Entscheidungen haben.
Initiieren eines Projekts: Während der Projektinitiierung kann KI bei der Erstellung detaillierter Projektpläne helfen, indem sie historische Daten analysiert und realistische Zeitpläne und Budgets vorschlägt.
Steuern einer Phase: KI kann den Projektfortschritt kontinuierlich überwachen und Warnungen ausgeben, wenn Abweichungen vom Plan auftreten, wodurch rechtzeitige Korrekturmaßnahmen ermöglicht werden.
Managen der Produktlieferung: KI kann Aufgaben optimal zuweisen und den Fortschritt verfolgen, um sicherzustellen, dass die Produktlieferung im Zeitplan bleibt.
Managen eines Phasenübergangs: KI kann die Leistung der aktuellen Phase bewerten und die Auswirkungen auf nachfolgende Phasen vorhersagen, um reibungslosere Übergänge zu ermöglichen.
Abschließen eines Projekts: KI kann die Dokumentation und Analyse der Projektergebnisse automatisieren und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefern.
Damit Projektmanager die Vorteile von Künstlicher Intelligenz voll ausschöpfen können, ist ein solides Verständnis wichtig. Dies umfasst den Umgang mit KI-Tools, die Interpretation KI-generierter Daten und die Integration von Künstlicher Intelligenz in bestehende Projektmanagement-Praktiken. Die entscheidende Rolle der zwischenmenschlichen Soft Skills darf dabei nicht unterschätzen. Das Zusammenspiel ist wichtig – und zugleich die Herausforderung. Da es in Zukunft mehr und schnellere Veränderungen geben wird, müssen Menschen in Unternehmen auch mehr kommunizieren, besser kollaborieren und konstant innovieren, um mit dem technologischen Vorsprung mitzuhalten.
