BHS Corrugated mit Hauptsitz in Weiherhammer ist der führende Lösungsanbieter in der Wellpappenindustrie. Das aktuelle Ziel ist, sich zu einem ganzheitlichen Anbieter zu entwickeln, der seinen Kunden rund um die eigenen Maschinen zusätzliche Services bereitstellen kann.
Eine Schlüsselrolle spielen dabei die Digitalisierung und die IT als elementare Basis. Um den Mitarbeitern eine stabile und zugleich flexible IT zur Verfügung stellen zu können, hat das Unternehmen einige Systeme in einem eigenen Azure-Cloud-Tenant konsolidiert. Entscheidend dafür war die Migration der kompletten SAP-Landschaft. Im Titelinterview erklären Angelika Prem, Head of SAP & Applications, und Laurentiu Laiu, Team Leader IT SAP, warum die Projektzeit dabei bewusst knapp gewählt war, wie der Dienstleister Arvato Systems sie bei dem Projekt unterstützt hat und welche Vorteile das Unternehmen aus dem neuen Konzept zieht.
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Frau Prem, Herr Laiu, was sind aktuell die größten Herausforderungen, die es in Ihrer Branche zu bewältigen gibt?
Angelika Prem: Die Herausforderungen in der Wellpappenindustrie sind ganz klar die steigenden Kosten, der Druck zur Nachhaltigkeit und die Nachfrage nach kundenspezifischen Verpackungen. Mit Letzterem meine ich, dass wir Lösungen bieten müssen, um etwa Verpackungen kundenindividuell zu bedrucken - beispielsweise mit bestimmten QR-Codes. Und der Kostendruck führt dazu, dass sehr viele Prozesse automatisiert werden müssen.
Wie begegnet BHS Corrugated diesen Herausforderungen?
Prem: BHS Corrugated hat dafür als ganzheitlichen Ansatz die Box Plant 2025 entwickelt. Dies ist ein innovatives und ganzheitliches Konzept, das die Wellpappen-industrie durch Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) revolutionieren soll. Es zielt darauf ab, die Produktion effizienter, flexibler und nachhaltiger zu gestalten.
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Digitalisierung spielt also eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen?
Prem: Eine ganz entscheidende sogar - sowohl für unternehmensinterne Prozesse als auch für die Produkte unserer Kunden. Neben iCorr - unserem digitalen Produktportfolio - bieten wir nun auch integrierten Digitaldruck in unseren Wellpappenanlagen an. Dazu zählt, dass wir unseren Kunden unter anderem verstärkt digitale Services bieten wollen. Wir erfassen zum Beispiel bereits Hunderte von verschiedenen Sensordaten aus unseren Wellpappenanlagen und ermöglichen damit Predictive Maintenance - also eine vorausschauende Wartung. Unsere Servicetechniker sind außerdem mit Virtual-Reality-Brillen ausgestattet, sodass sie oft gar nicht mehr beim Kunden vor Ort sein müssen, um ein Problem zu lösen. Digitalisierung und Innovation ziehen sich wie ein roter Faden durch das gesamte Unternehmen, auch inhouse.
Wie zeigt sich das genau?
Prem: Das zeigt sich an sehr vielen Stellen. Intern haben wir erst kürzlich als IT zusammen mit den Fachbereichen eine Digitalisierungs-Roadmap für 2030 entwickelt, um damit den Output der Digitalisierung zu maximieren. Die Digitalisierung und Optimierung unserer End-to-End-Geschäftsprozesse stehen hier im Fokus und bilden die Grundlage für Innovation, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Die IT sehe ich hier im Mittelpunkt. Weitere Beispiele sind, dass man bei uns im Betriebsrestaurant mittels App sein Essen bestellen kann und ein Bedienroboter dieses dann an den Tisch bringt. Die Mitarbeiter in der Montage arbeiten mit Tablets. In der Logistik sind ebenfalls Roboter im Einsatz. Entscheidend dafür ist das Mindset der Inhaber von BHS Corrugated, die beiden Brüder Christian und Lars Engel, die stets am Puls der Zeit sind. Ich habe persönlich aus der Führungsetage noch nie ein Nein gehört, wenn ich gesagt habe: „Es gibt da etwas Neues, das uns viele Mehrwerte im Unternehmen bringen könnte und das ich mir anschauen möchte.“ Wir haben immer die Freiheit, neue Dinge auszuprobieren. Daher hat BHS Corrugated auch schon mehrere Innovation Awards gewonnen.
Wenn Digitalisierung und Innovation so wichtig sind, dann kommt wahrscheinlich auch der IT eine entscheidende Bedeutung zu?
Prem: IT spielt eine zentrale Rolle in den wirtschaftlich-strategischen Entschei- dungen von BHS Corrugated. Wir nutzen IT-Komponenten, um Applikationen zu entwickeln und zu betreiben, die unsere Geschäftsprozesse unterstützen oder automatisieren. Dadurch schaffen wir Wert. Dabei ist es wichtig, dass Prozesse und IT zusammengehören. Gemeinsam mit den Fachbereichen schauen wir, was diese für ihre Arbeit benötigen, und ergänzen dies mit unseren eigenen Ideen. Es ist immer ein Zusammenspiel zwischen IT und Business.
Wie viele Endanwender unterstützen Sie denn mit der IT-Abteilung?
Prem: Das sind alle Kollegen in der BHS-Welt, also weltweit mehr als 3.500 Mitarbeiter, die diverse Systeme nutzen. Allein mit den SAP-Lösungen arbeiten zwischen 1.500 und 2.000 User.
Was für Systeme sind das, für die Sie zuständig sind?
Prem: Wir unterstützen eigentlich alle Applikationen, die für den laufenden Geschäftsbetrieb notwendig sind. Das fängt beim Vertriebsmitarbeiter an, der vor Ort beim Kunden mit seiner Customer-Rela- tionship-Management-App (CRM) arbeitet. Und es geht weiter bei Einkauf und Finance, wo zum Beispiel Rechnungen automatisiert bearbeitet werden, und in der Montage, wo mit 3D-Modellen gearbeitet wird. Und es endet bei den Servicetechnikern, die in allen Ecken und Enden der Welt unterwegs sind und ebenfalls Systeme brauchen, mit denen sie gut und unkompliziert ihre Tätigkeit erfüllen können.
Welche Anforderungen werden an die Systeme gestellt?
Prem: Zu den wirtschaftlichen Anforderungen zählen die Reduzierung von Produktionskosten sowie Flexibilität, Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit. Technologisch müssen die IT-Lösungen fortschrittliche Datenintegration und -analyse, hohe Automatisierungsgrade sowie Sicherheit und Zuverlässigkeit bieten. Wesentlich ist, dass sich die Lösungen in die bestehende Systemlandschaft integrieren und weltweit performant zur Verfügung stehen. Als IT-Abteilung haben wir außerdem den Anspruch am Puls der Zeit zu sein - sei es durch eine sehr frühe S/4-Transformation, den Einsatz von diversen SAP-Cloud-Applikationen oder die frühe Evaluierung von SAP Joule und anderen AI-Tools.
Diese SAP-Landschaft war bereits in der Azure-Cloud, als sich BHS Corrugated entschloss, mithilfe von Arvato Systems in einen eigenen Tenant zu migrieren. Was waren die Gründe für dieses Projekt?
Laurentiu Laiu: Grundsätzlich verfolgen wir eine Cloud-First-Strategie. Und wie Sie schon gesagt haben, befanden sich unsere SAP-Systeme bereits seit 2022 in der Azure-Cloud, aber in einem Tenant eines anderen Anbieters. Gleichzeitig hatte BHS Corrugated schon einen eigenen Client für andere Anwendungen. Die Systemlandschaft war also zweigeteilt. Diese wollten wir konsolidieren und somit auf ein stabiles Fundament stellen. Auch die schnelle Erweiterbarkeit der Systeme stand im Fokus, um neue Lösungen in kürzerer Zeit bereitstellen zu können.
Gab es noch weitere Gründe?
Laiu: Nachdem wir die Systeme in die Cloud migriert hatten, stellten wir relativ schnell fest, dass das Sizing nicht optimal ist. Ein weiteres Problem war, dass der vorherige Anbieter wenig Erfahrung in der Cloud hatte und daher keinen optimalen Support leisten konnte. Aber unabhängig vom Anbieter wäre es - wie schon beschrieben - notwendig gewesen zu migrieren. Denn es ging uns darum, alle Applikationen zusammenzuführen und in einem großen eigenen Tenant zu betreiben - unter anderem deshalb, damit das Zusammenspiel von SAP- und Nicht-SAP-Systemen reibungslos funktioniert.
Wie haben sich die Probleme, die Sie mit dem alten Cloud-Konzept hatten, im täglichen IT-Betrieb gezeigt?
Prem: Die Systeme waren nicht performant und anfällig für Störungen. Da die damalige Landschaft nicht optimal designt war, gab es immer wieder Ausfälle - auch weil einige IT-Komponenten nicht in der Cloud waren. Am Ende des Tages hatten die User häufig keinen Zugriff auf die SAP-Anwendungen, was nicht unserem Anspruch an die Bereitstellung performanter Systeme entspricht. Und es führte natürlich zu Unzufriedenheit bei den Kollegen.
Warum hat BHS Corrugated überhaupt eine Cloud-First-Strategie aufgesetzt?
Prem: Die SAP-Systeme wurden bei uns noch nie On-Premise betrieben. Vor der Migration in die Cloud befanden sie sich in einem externen Rechenzentrum. Und als wir dann die S/4Hana-Transformation angegangen sind, war klar, dass wir grundsätzlich die Zukunft in der Cloud sehen. Wir haben ja auch internationale Standorte, die natürlich eine gute Konnektivität zu den Systemen brauchen.
Laiu: Die Kollegen aus China beispielsweise arbeiten über die Azure-Cloud in unserem System. Das hat unter anderem Performance-Vorteile. Hinzu kommt die Skalierbarkeit. Wir können jederzeit die Systeme erweitern oder die Leistungsfähigkeit erhöhen. Wir profitieren also von den typischen Cloud-Benefits.
Wie viele Werke sind denn an die SAP-Lösungen angedockt?
Prem: Es sind weltweit acht Produktionswerke und viele kleinere Offices, die SAP nutzen. Aber es laufen in Azure nicht nur SAP-, sondern auch andere Anwendungen. Insgesamt sprechen wir hier von über 20 Ländern - unter anderem Vertriebsbüros oder Büros für die Servicetechniker -, die mit den Systemen arbeiten. Daher bringt uns der Cloud-Ansatz große Vorteile.
Nachdem es die Entscheidung zur Migration in einen eigenen Tenant gab - wie lief die Auswahl des Dienstleisters ab?
Prem: Aufgrund der schlechten Erfahrung, die wir in der Cloud gemacht hatten, haben wir uns sehr viel Zeit für die Evaluierung des neuen Partners genommen. Dabei haben wir auch Empfehlungen von Microsoft, SAP, aber auch von anderen CIOs berücksichtigt. Das Wichtigste war, die Systeme in ruhiges Fahrwasser zu bringen und zu gewährleisten, dass diese stabil laufen und wir uns als IT auf die neuen Innovationsthemen konzentrieren können. Und natürlich am Ende optimal für die Zukunft gerüstet zu sein und flexibel auf zukünftige Herausforderungen reagieren zu können.
Was heißt „viel Zeit“? Wie lang hat die Evaluierung konkret gedauert?
Prem: Neun Monate. Das Projekt selbst hat dann nur drei Monate in Anspruch genommen.
Warum haben Sie sich für Arvato Systems entschieden?
Laiu: Wir haben insgesamt sehr viele Gespräche geführt und bei Arvato Systems haben wir uns besonders gut aufgehoben gefühlt. Die Experten dort haben sich sehr viel Mühe gegeben und eine gute Beratung durchgeführt, in der auch viele Details besprochen wurden.
Prem: Sie sind außerdem auf unsere individuellen Bedürfnisse eingegangen und haben uns nicht nur vorab definierte Pakete angeboten, wie das bei einigen anderen Anbietern im Markt der Fall ist. Das lässt sich zum Beispiel mit einem Möbelhaus vergleichen, in dem man einen Tisch kaufen möchte. Der Verkäufer sagt dann: „Hier sind drei Tische, suchen Sie sich einen aus.“ Ein Anbieter wie Arvato Systems würde aber zunächst fragen: „Wo soll denn der Tisch stehen? Was möchten Sie mit diesem machen?“ Und dann kann man sich für den Tisch entscheiden, der am besten für die eigenen Bedürfnisse passt.
Wie sahen denn diese individuellen Anforderungen aus, die für BHS Corrugated in dem Projekt wichtig waren?
Laiu: Da es für uns neu war, einen eigenen Tenant zu nutzen, gab es zu Beginn sehr viele Fragen von unserer Seite. Wir hatten also einen großen Beratungsbedarf. Ich glaube, es hat ungefähr die Hälfte des Projektaufwands in Anspruch genommen, zunächst die gesamte Landschaft zu diskutieren, bevor es überhaupt zum SAP-Umzug kam. Diese Vorgespräche waren sehr hilfreich für uns. Es gab dann auch Schulungen während des Projekts, in denen sich die IT-Abteilung mit den Neuerungen in der Cloud vertraut machen konnte.
Prem: Wir konnten bei Arvato Systems auch selbst bestimmen, wie das Sizing aussehen sollte und worum sich der Dienstleister kümmern sollte, beziehungsweise was wir selbst machen wollten.
Gab es Herausforderungen, die im Laufe des Projekts bewältigt werden mussten?
Prem: Bei einem Projekt in dieser Dimension gibt es mehr als nur eine Herausforderung. So sind wir mit zwei Produktivsystemen und der dazugehörigen Landschaft umgezogen. Um das Risiko zu minimieren, wurden die beiden Systeme unabhängig voneinander migriert. Das hat viel Abstimmung zwischen allen Beteiligten erfordert.
Was heißt das konkret?
Laiu: Es war sehr viel Absprache zwischen dem alten, dem neuen Anbieter und unserer eigenen IT notwendig. Es gab zum Beispiel Shared-Komponenten beim Altanbieter, die mit der dedizierten Lösung weiterarbeiten mussten. Und dafür mussten wir eine Zwischenlösung finden. Es verlangt sehr viel Koordinationsfähigkeit, dass eine so sensible IT-Landschaft weiter funktioniert, als ob sich dahinter nichts geändert hat. Denn die Endanwender sollten nichts von der Umstellung merken. Die Migration wurde am Wochenende gemacht. Und am Montag, als die Kollegen wiederkamen, musste das Ganze wie gehabt laufen.
Prem: Das hat sicherlich auch eine Herausforderung dargestellt, denn wir haben zu Beginn festgelegt, dass wir höchstens eine Downtime von einem Tag akzeptieren können, weil wir einen weltweiten Betrieb haben. Unsere Servicetechniker beispielsweise müssen schließlich ihre Wartungen beim Kunden an jedem Standort weiter durchführen können. Daher konnten wir nicht drei oder vier Tage alles stilllegen.
Welche Rolle hat die Zeit gespielt? Sie sagten, dass das eigentliche Projekt innerhalb von nur drei Monaten umgesetzt wurde?
Laiu: Das war eine große Herausforderung. Beide Seiten - sowohl der Altanbieter als auch Arvato Systems - haben uns zurückgemeldet, dass die Zeit sehr knapp ist. Das war uns auch bewusst. Aber so gehen wir bei jedem Projekt vor - wohl wissend, dass wir uns einem großen Zeitdruck unterwerfen. Doch wir gehen nie blind in ein Projekt hinein, sondern setzen alle Ressourcen ein, die notwendig sind, um die zeitlichen Vorgaben zu erfüllen. In dem konkreten Projekt haben wir uns sehr fokussiert. Aufgaben wurden fast zeitgleich besprochen und umgesetzt, sodass es kaum Zeitverluste gab. Auf diese Weise konnten wir es in diesem Fall sogar schaffen, drei Wochen vor dem geplanten Termin fertig zu sein.
Prem: Hinzu kam, dass unser Vertrag beim alten Anbieter und somit die Bereitstellung der Komponenten in der vorherigen Azure-Tenant-Umgebung ausliefen. Dieser Termin saß uns natürlich im Nacken. Aber wir waren überzeugt, es zu schaffen. Und die Arvato-Systems-Experten waren zwar der Meinung, dass es knapp wird, aber sie haben auch daran geglaubt, dass die Umsetzung zeitlich machbar ist. Alle anderen haben es als unmöglich eingestuft.
Wie konnten Sie die verschiedenen Herausforderungen bewältigen?
Laiu: Das Entscheidende war die gute Vorbereitung. Wie bei jedem Projekt kann man sich wünschen, dass keine Probleme auftreten, aber man muss für alle Eventualitäten gewappnet sein. Dazu gehört vor allem, zur richtigen Zeit auf die passenden Experten zurückgreifen zu können.
Das heißt?
Laiu: Wir haben zuerst die Dev- und die Qualitätssysteme verbunden. Dabei wurden etliche Tests durchgeführt, in denen wir von unseren Key Usern unterstützt wurden. Es gibt allein in Deutschland 30 Key User plus die Experten an den internationalen Standorten. Diese müssen in einem solchen Projekt alles prüfen. Und dann entscheiden wir gemeinsam, ob man sich den Weg Richtung Go-live zutraut. Auf diese Weise lassen sich die meisten Überraschungen meistern.
Gab es solche Überraschungen?
Laiu: Ja. Ein Beispiel, das mir sehr in Erinnerung geblieben ist: Bei der Umstellung des HR-Produktivsystems wurden die Zeitterminals übersehen. Es musste innerhalb von Stunden entschieden werden, wie wir damit fortfahren, da das neue System bereits live gegangen war und ein Rollback nur mit Datenverlusten möglich gewesen wäre. Da uns die passenden Experten zur Verfügung standen, konnten wir das Problem lösen. In diesem Fall hatten wir sogar einen IT-Experten aus dem Vorruhestand als Berater reaktiviert.
Es hört sich so an, als sei das Projekt im vorab gesteckten zeitlichen Rahmen geblieben?
Laiu: Wir haben die Zeit sogar deutlich unterschritten. Die meiste Zeit haben wir dafür aufgewendet, die Komponenten in Azure erst mal zu planen. Die Migration selbst wäre sogar innerhalb von ein- einhalb Monaten möglich gewesen.
Wie sieht es eigentlich mit den Kosten für das Projekt aus?
Prem: Auch die Kosten sind im vereinbarten Rahmen geblieben. Im Laufe des Projekts konnten Optimierungen umgesetzt werden, sodass wir sogar Einsparungen erzielen konnten. Das haben wir durch eine optimierte Auswahl der Komponenten der IT-Landschaft erreicht. Dies war dank der guten Beratung von Arvato Systems möglich.
Was ist der konkrete Nutzen, den Sie mit der Migration gewonnen haben?
Laiu: Die Verbesserungen sind sehr vielfältig. Mit dem Umzug sind nicht nur Systeme von A nach B umgezogen. Die komplette SAP-Landschaft ist unter die Lupe genommen worden. Sowohl bereits bekannte Probleme als auch Themen, die erst während des Projekts aufgefallen sind, konnten angegangen und verbessert werden. Die wichtigen Produktionsstandorte wurden direkt und redundant mit Azure verbunden und das Sizing der Systeme wurde angepasst. So sparen wir jetzt Geld, weil das Sizing der Komponenten so ist, wie wir es tatsächlich benötigen.
Prem: Die Stabilität und Verfügbarkeit der Systeme haben sich deutlich verbessert. Wir sind weltweit viel dezentraler aufgestellt als vorher, was das Zusammenspiel aller Applikationen betrifft. Alle Werke können nun direkt in die Azure-Cloud gehen und nicht mehr über einen zentralen Knotenpunkt wie vorher. Das führt dazu, dass die anderen Standorte weiterarbeiten können, auch wenn es ein Problem gibt.
Laiu: Außerdem haben wir die Shared-Komponenten durch dedizierte ausgetauscht. Denn früher mussten wir die Komponenten mit anderen Cloud-Nutzern teilen. Wenn dann ein Anwenderunternehmen ein Problem hatte und ein Update eingespielt werden musste, waren auch wir davon betroffen. Jetzt können wir stattdessen alles selbst entscheiden. Die Komponenten gehören komplett uns, sind allesamt in der Cloud und wir können steuern, wann und wie wir irgendwelche Arbeiten an den Systemen durchführen wollen.
Welchen positiven Effekt hat die Migra- tion auf die Endanwender bei BHS Corrugated?
Prem: Sie können nun insgesamt mit wesentlich stabileren Systemen arbeiten. Seit der Migration gab es bis jetzt keine Ausfälle mehr. Dies entlastet uns auch als IT-Team. Wir können nun die verfügbar gewordene Zeit, die wir sonst für die Lösung der vorherigen Probleme verwenden mussten, für ganz neue Innovationsthemen nutzen, was sich nochmals positiv bei unseren Kollegen zeigt.
Wenn Sie die Möglichkeit hätten, das Projekt noch einmal neu zu beginnen, würden Sie dann etwas anders machen?
Laiu: Das ist jetzt Jammern auf höchstem Niveau, weil das Projekt wirklich optimal gelaufen ist. Aber wenn ich etwas anders machen könnte, dann würde ich die Cloud-Ressourcen bei Microsoft früher reservieren. Es gab eine kurze Periode - etwa zwei Wochen -, in der nicht sicher war, ob wir noch freie Ressourcen bekommen. Das hätte man vielleicht etwas früher regeln können.
Prem: Das war auch der Tatsache geschuldet, dass wir uns relativ viel Zeit für die Auswahl des Anbieters genommen haben. Wir sind eigentlich von der Unterschrift unter dem Vertrag mit Arvato Systems direkt ins Projekt gestartet. Wenn wir noch etwas Zeit dazwischen gehabt hätten, hätten wir uns auch frühzeitig um die Ressourcen kümmern können.
Was sind denn jetzt die weiteren Pläne, was die IT betrifft?
Laiu: Wir sind wie schon zu Beginn gesagt eine sehr IT- und zukunftsgetriebene Firma. Daher wollen wir unsere Cloud-Landschaft weiter ausbauen. Wir denken zum Beispiel darüber nach, ein neues Archivsystem einzuführen. Zudem beschäftigen wir uns mit der Business Technology Platform und dem Application Lifecycle Management von SAP. Diese Dinge werden wir uns in den kommenden Monaten intensiv anschauen. Darüber hinaus steht bei uns das Thema „KI“ auf der Agenda - wie bei vielen anderen Unternehmen auch.
Können Sie schon etwas konkreter sagen, welche KI-Anwendungen das sein werden?
Prem: Das sind vor allem die Standard-AI-Services, die SAP mit vorgefertigten Szenarien bereitstellt. Dazu zählt zum Beispiel die Variantenkonfiguration. Daneben wollen wir auch eigene Szenarien umsetzen. Wir beschäftigen uns etwa mit dem Einsatz von KI für die Rechnungserkennung. Aber wir werden nicht etwas tun, nur um einer Anwendung einen KI-Stempel aufzudrücken, sondern wir prüfen immer sehr genau, ob KI in einem bestimmten Anwendungsszenario uns einen Mehrwert bringt. Nur wenn das der Fall ist, werden wir aktiv.
Interview: Markus Strehlitz Fotos: Fotografie-Sommer
Laurentiu Laiu
Alter: 46 Jahre Familienstand: verheiratet, zwei Kinder Werdegang: seit 21 Jahren bei BHS Corrugated, Ausbildung zum Fachinformatiker - Anwendungsentwicklung, Abschluss Betriebswirt (VWA), Entwickler, SAP-Berater Derzeitige Position: Team Leader IT SAP
Alter: 41 Jahre Familienstand: verheiratet, zwei Kinder Werdegang: seit elf Jahren bei BHS Corrugated, 2016 Einführung SAP als Projektleiterin, seit 2016 Aufbau einer Abteilung mit Schwerpunkt SAP Derzeitige Position: Head of SAP & Applications
