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16.11.2020 | Rechnungswesen | Interview | Onlineartikel

"Digitales Rechnungswesen senkt Herausforderungen"

Autor:
Angelika Breinich-Schilly
4:30 Min. Lesedauer
Interviewt wurde:
Carsten Wember

ist Partner im Bereich Finance Advisory und Head of Digital Transformation & Process Excellence bei KPMG Deutschland.

Unternehmen, die in der Digitalisierung fortgeschritten sind und auch bereits die Finanzabteilung transformiert haben, profitieren in der Krise. Ihre Geschäftsmodelle sind robuster, die Prognosen genauer und sie können Remote Work einfacher umsetzen, erklärt Experte Carsten Wember im Interview.

Springer Professional: In einer aktuellen Studie haben Sie herausgefunden, dass Unternehmen im Rechnungswesen noch immer zögerlich beim Einsatz neuer Technologien sind. Wie weit ist der Mittelstand mit der Digitalisierung in diesem Bereich im Vergleich zu Großunternehmen? Gibt es Branchen, die die Nase vorne haben, und wo herrscht der größte Nachholbedarf?

Carsten Wember: Der Mittelstand beschäftigt sich bereits sehr intensiv mit dem Thema Digitalisierung – insbesondere mit den Chancen für das bestehende und zukünftige Geschäftsmodell sowie der Hebung von Potentialen entlang der Wertschöpfungsstufen durch den Einsatz neuer Technologien. Die Digitalisierung im Finanzbereich nimmt ebenfalls zunehmend an Fahrt auf.  Der wesentliche Fokus liegt hier auf der besseren Nutzung bestehender ERP-Systeme sowie auf der weiterführenden Automatisierung von Prozessen mittels Workflow-Lösungen und Robotic Process Automation. Themen, wie KI oder Blockchain spielen derzeit im Mittelstand eine untergeordnete Rolle, da die damit verbundenen Investitionen sehr hoch sind und / oder es keine ausreichenden Anwendungsbeispiele gibt.

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Auswirkungen der Digitalisierung im Rechnungswesen – ein Überblick

Die Literatur hat in den letzten Jahren einen breiten Diskurs zur Digitalisierung im Rechnungswesen eröffnet. Während die erste Digitalisierungswelle noch grundlegende Digitalisierungsprozesse umfasste, betrifft die zweite Digitalisierungswelle das Unternehmen in seiner Gesamtheit und geht weit über eine digitale Datenverarbeitung hinaus. 

Wenn sich ein Unternehmen entscheidet, in den digitalen Wandel dieses Bereiches zu investieren, auf welche Systeme und Technologien fällt die Wahl in der Praxis?

Derzeit stellen wir fest, dass unsere Mandanten im Mittelstand sich im Wesentlichen auf die Optimierung des ERP-Systems und den damit verbundenen Prozessen im transaktionalen Umfeld konzentrieren. Die wesentliche Motivation liegt in der Hebung von Effizienzen entlang der End-to-End-Prozesse begründet, zum Beispiel Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash. Dabei stehen Technologien, wie der Einsatz von Workflows, Decision Modelling beziehungsweise Business Process Modelling Notation sowie Robotics Process Automation im Vordergrund. Durch die aktuelle Corona-Pandemie nehmen diese Vorhaben zusätzlich an Bedeutung zu, da manuelle Prozessschritte durch den Einsatz von Technologie reduziert werden können. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund des zunehmenden Home Working wichtig.

Wie muss sich die Organisation auf die Umstellung vorbereiten? Haben Sie praktische Tipps für Führungskräfte und Entscheider?

Ja, die Führungskräfte und Entscheider sollten bestehende Abläufe und Prozesse auf Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte analysieren sowie den Einsatz von entsprechenden Technologien prüfen, um eine weiterführende Standardisierung und Prozesseffizienz zu erzielen. Der Finanzbereich kann hier einen bedeutenden Beitrag zur Effizienz im Gesamtunternehmen leisten. Wichtig ist, für die jeweilige identifizierte Maßnahme einen entsprechenden Business Case zu ermitteln und für die Umsetzung dieser Maßnahmen die Mitarbeiter und ein klar definiertes Change Management frühzeitig einzubinden.

Welchen Einfluss hat die digitale Transformation der Finanzabteilung auf künftige Managemententscheidungen und Strategien? Können Sie das ein einem praktischen Beispiel erläutern?

Zum einen trägt die digitale Transformation der Finanzabteilung dazu bei, Effizienzen zu heben. Dadurch kann sie unmittelbar zur Wirtschaftlichkeit des Gesamtunternehmens beitragen. Zum anderen ist es in der aktuellen Situation wesentlich, jederzeit einen Überblick über die Entwicklung von Umsätzen, Margen und so weiter prognostizieren zu können und einen klaren Blick auf die Entwicklung von Cash-Flows und Working Capital zu haben. Hierzu ist es notwendig, kurzfristig Tendenzen zu erkennen und entsprechende Maßnahmen ableiten zu können. Planungs- und Forecasting-Prozesse mit einer Dauer von mehr als zwei bis drei Monaten sind dafür nicht zuträglich und können durch stringente Prozesse und den Einsatz entsprechender Software optimiert werden.

Haben Unternehmen, die ihr Rechnungswesen bereits digital oder zumindest teilweise digital aufgestellt haben, in der aktuellen Krise Vorteile gegenüber der Konkurrenz und können sie dies im Hinblick auf die Geschäftspartner wie Banken und Zulieferer nutzen?

Wir können gerade beobachten, dass Unternehmen, die insbesondere ihr Geschäftsmodell und die entsprechende Wertschöpfungskette digitalisiert haben, deutlich robuster durch die Krise kommen und durchaus optimistisch in die Zukunft schauen. Die Unternehmen, die bereits ihr Rechnungswesen digitalisiert haben, verspüren deutlich weniger Herausforderungen etwa durch Home Working, da Abläufe durch einen entsprechenden Zugang zu den Systemen auch remote besser durchgeführt werden können. Darüber hinaus sind die Unternehmen, die finanzielle Entwicklungen des Unternehmens kurzfristig analysieren und in die Zukunft verlässlich prognostizieren können, im Vorteil – nicht nur im Rahmen der Steuerung des Gesamtunternehmens sondern auch als verlässlicher Partner in ihren Geschäftsbeziehungen.

Aktuell leiden viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, unter den wirtschaftlichen Corona-Folgen, weshalb Investitionen in diesem Bereich häufig verschoben werden oder kleiner ausfallen, als geplant. Wie lautet Ihr Rat in dieser Situation?

Die Auswirkungen der Corona-Krise sind bis dato noch nicht in vollem Umfang erkennbar. Selbstverständlich wägen Unternehmen in der aktuellen Situation ihre Investitionen genau ab und priorisieren diese. Das reicht vom Einsatz neuer Technologien, die dabei behilflich sind, eine höhere Prognosesicherheit zu gewinnen und Liquidität besser zu planen bis hin zur dauerhaften Einrichtung von Home-Working-Angeboten und damit der Reduzierung von Investitionen in Büroräumlichkeiten. Das Gebot der Stunde ist die Fokussierung auf das Wesentliche: Die Effizienz in den täglichen Abläufen steigern und die Transparenz in den wesentlichen Steuerungskennzahlen zur Prognose kurzfristiger Entwicklungen optimieren.

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