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21.09.2018 | Rechnungswesen | Im Fokus | Onlineartikel

Globales E-Invoicing ist Herausforderung für Unternehmen

Autor:
Dr. Martin Kuntz

Unternehmen sind aufgrund staatlicher Vorgaben zunehmend dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen. Doch in jedem Land gelten andere rechtliche Regelungen. Entsprechend komplex gestalten sich die Prozesse. Erster Teil des Gastbeitrags.

Das Geschäft vieler Mittelständler wird von Tag zu Tag globaler – auch, weil viele von ihnen sich in den letzten Jahrzehnten von handwerklich geprägten Kleinbetrieben zu international agierenden Technologieunternehmen entwickelt haben. Das heißt, sie kaufen nicht nur weltweit ein, sondern verkaufen auch ihre Produkte und Dienstleistungen zunehmend ins Ausland. Also versenden sie auch eine wachsende Anzahl von Rechnungen in verschiedene Länder. Und dies geschieht bei grenzüberschreitendem Business meist zwingend elektronisch.

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01.05.2018 | Titel | Ausgabe 5/2018

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Hierbei stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die in den verschiedenen Regionen für die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, geltenden, ständig wachsenden gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Tun sie dies nicht, kann es teuer werden, denn die verhängten Bußgelder sind oft beträchtlich. Und in vielen Staaten können Unternehmen, auch ausländische, für Verstöße gegen die Rechnungsstellungsvorschriften sogar strafrechtlich belangt werden. In manchen Staaten betragen die Bußgelder bei deren Nichteinhaltung bis zu 50 Prozent des Rechnungsbetrags.

Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing

Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist banal: Die Regierungen suchen nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen, auch beim internationalen beziehungsweise zwischenstaatlichen Handel und Geschäftsverkehr. Dies gelingt ihnen am einfachsten, indem sie Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen.

Entsprechende E-Invoicing-Regelungen existieren bereits in mehr als 60 Ländern weltweit, und ihre Zahl steigt. Bis 2020 wird sich die Verpflichtung, dass Unternehmen zum Beispiel digital signierte Rechnungen an die öffentliche Hand senden müssen, in Europa flächendeckend durchsetzen – der EU-Richtlinie 2010/45 sei Dank. Und in der Folge hiervon werden auch die Geschäftspartner dieser Unternehmen auf elektronische Rechnungen bestehen. Allein schon deshalb, um den mit der Verarbeitung von papierbasierten Rechnungen einhergehenden Mehraufwand zu vermeiden.

Bedeutung einer Compliance beim E-Invoicing steigt

Die Zukunft ist also klar: Die elektronische Rechnungstellung wird sich zum Standard nicht nur im Geschäft mit Regierungen, Ländern und Kommunen, sondern auch Unternehmen entwickeln, und zwar weltweit. Kein Problem denkt mancher Unternehmer, versendet er seine Rechnungen bereits heute als PDF elektronisch. Doch hier bezieht sich der Begriff "elektronisch" nur auf den Übertragungsweg der PDF-Rechnungen, die in der Regel per E-Mail versandt werden. Das PDF-Format selbst erfüllt jedoch die zentrale Anforderung an ein echtes E-Invoicing nicht. Diese verlangt nämlich, dass die vom Lieferanten dem Kunden zugesandten Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Das ist bei bildhaften PDF-Rechnungen nicht der Fall. Sie müssen wie eingescannte Papierrechnungen zunächst mittels einer automatisierten Text- und Zeichenerkennung erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden. Dies ist ein zeitintensiver Prozess, der häufig ein manuelles Eingreifen erfordert. Ein Aufwand, den sich die Staaten gerne ersparen wollen.

Vorschriften divergieren von Land zu Land

Generell gibt es zwei Arten von Vorschriften für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit. Die Clearance-Regelungen der regulierenden Staaten verlangen, dass Rechnungen an Unternehmen in dem jeweiligen Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen, so dass unter anderem Echtzeit-Kontrollen möglich sind. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Der Begriff Post-Audit hingegen bedeutet, dass die Vorschriften der einzelnen Länder einen Mindestdauer-Zeitraum festlegen, über den die elektronischen Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen.

Das klingt eigentlich einfach, aber zumindest nicht nach einem Prozess, der es oft schwierig macht, Rechnungen im Betriebsalltag zu erstellen und an die Empfänger zu senden. Doch in fast allen 60 Ländern, in denen bereits heute eigene E-Invoicing-Vorschriften gelten, gibt es feine Unterschiede. Diese betreffen zum Beispiel die Fragen,

  • welche Daten müssen erhoben werden,
  • wie müssen diese erhoben werden und
  • welche Anforderungen werden an die digitale Signatur gestellt.

Staatliche Kontrolle verschärft sich

Wie wurde der berüchtigtste Verbrecher Amerikas, Al Capone, Anfang des 20. Jahrhunderts geschnappt? Nicht die Polizei legte ihm das Handwerk, sondern das Finanzamt sorgte dafür, dass er hinter Gittern landete und seinen "Geschäften" nicht mehr nachgehen konnte. Ähnlich agiert heute eine wachsende Zahl von Staaten, um zum Beispiel

  • ihr (Steuer-)Recht "grenzüberschreitend" durchzusetzen. Hier zu zählt etwa auch der Ankauf von "entwendeten" ausländischen Bankdaten durch bundesdeutsche Behörden zeigt. 
  • Und um unliebsame Konkurrenz in Zaum zu halten, wie aktuell gerade das Beispiel USA zeigt.

Mit der gleichen Intention leitet das E-Invoicing international eine Art Beweislastumkehr ein. Zunehmend gilt im Fall einer Anklage, dass nicht die jeweilige Regierung beweisen muss, dass das betreffende Unternehmen schuldig ist, sondern das Unternehmen, dass es unschuldig ist. Entsprechend ernst sollten Unternehmen die E-Invoicing-Vorschriften nehmen.

Lesen Sie den zweiten Teil des Gastbeitrags am kommenden Freitag.

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