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12.01.2017 | Rechnungswesen | Im Fokus | Onlineartikel

Welche Unterlagen entsorgt werden können

Autor:
Sylvia Meier

Für viele Dokumente gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Mit dem Jahreswechsel können Unternehmen wieder ihre Regale ausmisten und Belege entsorgen. 

Ein gut geführtes Archiv ist für jedes Unternehmen Pflicht. Denn für zahlreiche Belege, Rechnungen und Verträge müssen Unternehmen gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten. Fehlen Unterlagen und wird das beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt, drohen Hinzuschätzungen, die wiederum zu hohen Steuernachforderungen führen können. So betont auch Springer-Autorin Karin Nickenig in ihrem Buchkapitel "Die Kassenbuchführung – ein wichtiger Bestandteil des externen Rechnungswesens" (Seite 14): 

Ein fehlender Beleg weist auf Lücken in der Buchführung hin.

Unternehmen sind deshalb gut beraten, den gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Unterlagen nachzukommen, damit keinerlei Zweifel an einer korrekten Buchführung entstehen. Die entsprechenden Regelungen finden sich vor allem im Handelsgesetzbuch und dem steuerlichen Verfahrensrecht, der Abgabenordnung. 

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Aufbewahrungsfristen prüfen 

In der Praxis sind oft gerade im Rechnungswesen volle Aktenschränke. Das ist auch nicht verwunderlich, denn so müssen nach § 257 Handelsgesetzbuch beispielsweise folgende Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden: 

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Belege für Buchungen in den nach § 238 Absatz 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
  • Lageberichte

Kritisch hinterfragen, welche Belege weg können 

Im Umkehrschluss heißt das: Die oben genannten Unterlagen aus 2006 und früher können nun nach dem Jahreswechsel entsorgt werden, wenn Unternehmer diese tatsächlich nicht mehr benötigen. Doch Achtung: Auch Heinz Rotermund weist in seinem Beitrag "Welche Fristen zur Aufbewahrung gelten" in der Bankfachklasse, Ausgabe 11/2016 (Seite 20), darauf hin: "Gegen eine freiwillige längere Archivierung spricht nichts. Die Fristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für das Finanzamt von Bedeutung sind. Das trifft zum Beispiel bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem steuerlichen Ermittlungsverfahren zu. Hier müssen Unternehmen das Ende des Verfahrens abwarten, bis sie Dokumente vernichten. Gleiches gilt, wenn die Steuerfestsetzung vorläufig ist." Die Belege müssen nicht zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Springer-Autorin Mirja Mumm weist in ihrer "Einführung in das betriebliche Rechnungswesen" darauf hin, dass auch eine elektronische Aufbewahrung möglich ist, wenn die Wiedergabe sichergestellt ist. Nicht für alle Belege gilt eine zehnjährige Frist. Geschäfts- und Handelsbriefe müssen beispielsweise nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Entsprechend können diese Dokumente aus 2010 und früher nun ebenfalls aussortiert werden.

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01.11.2016 | Bankwirtschaft | Ausgabe 11/2016

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2016 | OriginalPaper | Buchkapitel

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Quelle:
Steuerrecht

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