Digitale Tools kommen im Controlling und Accounting der Unternehmen nur selten oder gar nicht vor, obwohl die Digitalisierung für das Management eine hohe Priorität hat. Warum das so ist, erklärt Markus Kreher von KPMG im Interview mit Springer Professional.
Das Beratungsunternehmen KPMG hat in einer aktuellen Umfrage unter verantwortlichen Finance-Managern sowie Mitarbeitern aus dem Finanzbereich von Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz herausgefunden, dass für die Unternehmen das Thema Digitalisierung eine hohe Priorität besitzt, aber Projekte im Accounting und Controlling nur zögerlich angegangen und neue Technologien oder Tools eher punktuell statt flächendeckend eingesetzt werden.
Springer Professional: Liegt das auch an den historisch gewachsenen prozessualen und personellen Strukturen des Finanzbereichs, die mitunter nur schwer aufzubrechen sind?
Markus Kreher: Es ist eine Erkenntnis aus der Befragung, dass Big-Data-Analysetools, Self-Service-Reporting oder In-Memory-Datenbanken derzeit fast nur in Pilotprojekten genutzt werden oder gerade erst in Planung sind. Die Unternehmen berichten über erste Erfahrungen mit Software-Bots, also Robotic Process Automation, und mit Machine-Learning-Ansätzen im Finanzbereich. Blockchain ist für über die Hälfte aller Studienteilnehmer derzeit kein Thema. Der Grund ist weniger in den Strukturen des Finanzbereichs zu sehen, als in der Komplexität der Projekte und der Knappheit der verfügbaren Ressourcen, die derartige Projekte leiten und vorantreiben können.
Weiterhin werden alle neuen Technologien und Tools immer unter dem Aspekte der Effizienzsteigerung beurteilt. Mit anderen Worten: Wenn ein neues Tool in absehbarer Zeit keinen konkret messbaren Qualitäts- oder Effizienzgewinn verspricht, wird es derzeit bei den Unternehmen wohl nicht zum Einsatz kommen. Es werden derzeit nur Digitalisierungslösungen umgesetzt, die klare Vorteile auf kurze und mittlere Sicht versprechen. Digitalisierung um der Digitalisierung willen ist keine Option für die befragten Unternehmen.
Daher werden aktuell Projekte priorisiert, mit denen die Voraussetzungen für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen werden. Dabei geht es vor allem um die Homogenität der im Rechnungswesen eingesetzten Basissysteme, die Standardisierung von Workflows sowie die Qualität der Stammdaten. Durch diese Projekte versprechen sich die Unternehmen besser vorbereitet für weiterführende Schritte, wie beispielsweise die Einführung von In-Memory-Datenbanken, zu sein.
Sind auch rechtliche Vorgaben der EU, wie etwa die DSGVO, oder restriktive Gesetze in den Ländern ein Hinderungsgrund für eine nicht so schnelle Digitalisierung?
Dies wurde durch die befragten Unternehmen nicht als ein wesentliches Hemmnis für deren Digitalisierungsprojekte genannt. Vielmehr ist zu beobachten, dass die regulatorischen Änderungen, die das Rechnungswesen unmittelbar betreffen – etwa die Einführung neuer IFRS Standards oder neuer steuerlicher Regelungen – zu einer Verlangsamung der eigenen Digitalisierung führen. Als Grund wurde genannt, dass häufig Ressourcenengpässe entstehen und damit eine Zurückstellung oder Verlangsamung der Digitalprojekte erfolgt.
Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die bereits heute digitale Projekte im Rechnungswesen vorantreiben, schnell effektivere Prozesse schaffen, die Zeit und Kosten sparen. Dennoch sind vielen Befragungsteilnehmern scheinbar die Vorteile der unterschiedlichen digitalen Technologien und Tools nicht vollständig bewusst. Können Sie uns Beispiele nennen, wie sich der Einsatz solcher Instrumente praktisch auswirkt?
Durch Digitalisierung werden sowohl im Accounting als auch im Controlling Effizienzen gehoben, zum Beispiel durch Automatisierungen von Prozessen, und weiterhin wird die Transparenz gefördert. Die damit verbundenen Kostensenkungen sind dabei für die befragten Studienteilnehmer von eher untergeordneter Bedeutung. Vielmehr wird versucht, durch die Digitalisierungsprojekte mehr Transparenz zu erzeugen. Ein Beispiel hierfür ist die Umsatzprognose basierend auf vielen Datenpunkten inklusive externer Daten, um so eine bessere und objektivierte Umsatzprognose zu erhalten.
Ein Beispiel für ein Effizienzprojekt ist die Einführung einer Software zur automatischen Kreditorenverbuchung via Scanning/PDF: Das automatische Verbuchen von Eingangsrechnungen. Das System gleicht über eine OCR-Erkennung die bestellte Ware laut System mit der Rechnung ab. Es werden diverse Merkmale wie beispielsweise Artikel, Preis und Menge vom System auf ihre Richtigkeit geprüft. Sind alle Merkmale positiv, wird die Rechnung automatisch verbucht. Damit werden zahlreiche manuelle Bearbeitungsschritte im Rechnungseingangs- und Rechnungsprüfungsprozess eliminiert. Somit kommt es – beim Vorliegen einer hohen und zuverlässigen Erkennung der Rechnungsdaten durch die Software – zu einer Steigerung von Effizienz und Qualität. Die Anzahl der Bearbeitungsfehler wird reduziert und der Rechnungsdurchlauf beschleunigt, was die bessere Ausnutzung von Skontomöglichkeiten zu Folge hat.
Einige Unternehmen haben sich zumindest teilweise mit der Implementierung neuer Technologien oder digitaler Tools im Rechnungswesen angefreundet. Sind das eher kleinere und "experimentierfreudigere" Firmen oder größere Betriebe?
Die Ergebnisse zeigen, dass bei großen Unternehmen die modernen Technologietrends bereits in höherem Ausmaß Anwendung finden. Zudem weisen sie auch eine größere Bereitschaft auf, in diese zu investieren. Auch ist beobachtbar, dass Unternehmen, deren Produkte bereits stark digital sind, auch einen deutlich höheren Grad der Digitalisierung in ihrem Finanz- und Rechnungswesen aufweisen.
Die Studie hat ergeben, dass sich durch den digitalen Wandel auch die Rollenbilder im Finanzbereich ändern – sowohl in Bezug auf Fachkenntnisse als auch auf persönliche Eigenschaften. Auf welche zentralen Punkte sollte ein Unternehmen bei der Personalentwicklung achten? Was können Firmen intern etwa durch Weiter- oder Ausbildung lösen und wo sollte sich das Management eher auf externes Know-how verlassen?
Im Rechnungswesen werden neue Rollen wie etwa ein Data Officer, der als Datenmanager fungiert, ein Finance Data Scientist, also einen Spezialist für finanzanalytische Auswertungen, oder ein Financial Performance Consultant nach überwiegender Meinung der Befragten immer wichtiger werden. Der klassische Buchhalter verliert demgegenüber deutlich an Bedeutung. Die meisten Unternehmen erachten das externe Recruiting dieser Digitalisierungsexperten als sehr schwierig. Da häufig keine ausreichende Zahl an neuen Mitarbeitern gewonnen werden konnte, haben sich viele Unternehmen dazu entschlossen, interne Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten. Das hat den Vorteil, dass Kenntnisse über die unternehmensinternen Abläufe, Prozesse und Systeme vorhanden sind. Wenn es den Unternehmen dann noch gelingt die entsprechenden Digitalisierungsskills an die bestehenden Mitarbeitern zu vermitteln, kann das ein Weg sein, Ressourcenengpässe zu managen.
Dabei hat es sich herausgestellt, dass neben den fachlichen Qualifikationen insbesondere die persönlichen Eigenschaften von zentraler Bedeutung sind. Das sind vor allem: Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem, Flexibilität und Umsetzungsstärke. Nach Aussage der Unternehmen sind sorgfältige, akkurate Befehlsempfänger in der Zukunft weniger wichtig. Da diese neuen Mitarbeiter-Typen auf dem externen Markt hart umkämpft sind, werden hauptsächlich interne Maßnahmen verfolgt, um diese aus der bestehenden Mannschaft auszubilden beziehungsweise weiterzuentwickeln.
Abschließend bitte ich Sie um eine kurze Einschätzung, ob das Thema Digitalisierung im Accounting und Controlling mittelfristig an Schwung gewinnt?
Aus der Befragung ging hervor, dass Priorität für die Unternehmen aktuell Projekte haben, mit denen die Voraussetzungen für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen werden. Dabei geht es vor allem um die Homogenität der im Rechnungswesen eingesetzten Basissysteme, die Standardisierung von Workflows sowie die Qualität der Stammdaten. Da die meisten Unternehmen in diesen Bereichen bereits aktiv sind und parallel massiv die Fortbildung ihrer Mitarbeiter vorantreiben, gehen wir davon aus, dass die Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens in den kommenden Jahren deutlich an Dynamik gewinnen werden wird.