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25.07.2018 | Rechnungswesen | Im Fokus | Onlineartikel

Deutsche Unternehmen bei E-Rechnungen unter Zugzwang

Autor:
Marcus Laube

Europäische Länder setzen mit neuen, verschärften Regelungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung deutsche Unternehmen zunehmend unter Druck. Was auf die Firmen zukommt, erklärt Marcus Laube in seinem Gastbeitrag.

Deutschland hinkt in Sachen Digitalisierung von Rechnungsprozessen europaweit hinterher. Während in vielen europäischen Ländern wie Österreich oder Frankreich und auch in Skandinavien E-Invoicing schon lange Alltag sind, werden Zahlungsaufforderungen hierzulande noch immer manuell per Post verschickt. Dieser Rückstand könnte deutschen Firmen jedoch bald zum Verhängnis werden, denn die europäischen Nachbarn verschärfen ihre E-Invoicing-Vorschriften. 

So sind seit dem 1. Juli alle in Italien ansässigen Unternehmen verpflichtet, bis spätestens Januar 2019 alle Rechnungen über eine zentrale Plattform elektronisch zu verschicken – und zwar unter Einbeziehung des Finanzamts. Das bedeutet, dass alle Zahlungsdokumente zunächst an die zuständige Finanzbehörde gehen müssen, bevor sie dem eigentlichen Empfänger zugestellt werden. Diese Regelungen gelten auch für diejenigen deutschen Firmen, die eine Niederlassung in Italien haben. Bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder.

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Finanzämter und Behörden entdecken das Potenzial von Daten

Die verschärften Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung sind ein Trend, der von Südamerika nach Europa kommt. Ein Grund dafür ist der wachsende Datenhunger, der sich nicht nur bei großen Tech-Unternehmen wie Facebook, sondern auch immer mehr bei öffentlichen Ämtern abzeichnet. In Südamerika gehen Behörden längst so weit, dass Supermarktkassen direkt an das Finanzamt gekoppelt sind. Um die strengen Regularien der Ämter umsetzen zu können, laufen Rechnungsprozesse in diesen Ländern daher bereits seit Jahren ausschließlich elektronisch ab. Ein weiterer Grund ist das Einsparpotenzial. So lassen sich im Vergleich zu Papierrechnungen mit E-Invoicing pro Rechnung etwa 10 Euro einsparen – was gerade der öffentlichen Verwaltung ein großes Anliegen sein muss.

Die Entwicklung zieht weitere Kreise: Neben Italien verlangt auch Ungarn seit dem 1. Juli 2018 E-Invoicing in Teilbereichen. Und in Portugal und Spanien gibt es bereits erste Ansätze, Rechnungen über das als "Tax Reporting" bezeichnete Prinzip elektronisch zu verschicken. Überall in Europa entdecken Behörden das Potenzial von Daten. Sie fordern mehr Einsicht in Zahlungsprozesse. Italien und Ungarn, bei denen nun die neue E-Invoicing-Pflicht in Teilbereichen gilt, sind nur zwei Beispiele von vielen. Denn auch in Griechenland (angekündigt für 2020) und Frankreich wird sich in den nächsten Jahren diesbezüglich viel tun. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist also klar auf dem Vormarsch. Langfristig wird sich kein europäisches Unternehmen mehr entziehen können.

Ein klare Digitalisierungsstrategie setzen

Auch Deutschland steht die Umstellung auf E-Invoicing unmittelbar bevor. Vielleicht noch nicht 2019, aber definitiv in den nächsten Jahren, werden sich deutsche Unternehmen nicht mehr nur im internationalen Rechnungsverkehr, sondern auch hierzulande mit ähnlichen elektronischen Regularien befassen müssen. Eine davon ist zum Beispiel das E-Rechnungsgesetz, das ab November dieses Jahres verlangt, dass alle Rechnungen an die öffentliche Verwaltung elektronisch verschickt werden. 

Firmen sollten also möglichst schnell einen Plan zur Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse machen. Sie brauchen dringend eine Strategie, die sie länderübergreifend auf die kommenden Regularien vorbereitet. Denn in Hinblick auf die Vielzahl an unterschiedlichen nationalen Anforderungen wird das eine echte Herausforderung. 

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