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29.11.2019 | Rechnungswesen | Kompakt erklärt | Onlineartikel

Was verbirgt sich hinter einer XRechnung?

Autor:
Angelika Breinich-Schilly
3 Min. Lesedauer

Mit der XRechnung soll die öffentliche Verwaltung einen möglichst hohen Automatisierungsgrad beim Rechnungsprozess erreichen. Hintergründe und Funktionen des neuen Standards haben wir kompakt erklärt. 

"XRechnung ist ein neuer IT-Standard für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und betrieben. Der im Rahmen eines gemeinsamen Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung stellt die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 dar und soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen", definiert Donovan Pfaff den Begriff im Interview mit der Zeitschrift Wirtschaftsinformatik & Management. Pfaff ist Geschäftsführer des Beratungshauses Bonpago und des IT-Dienstleisters für Beschaffung und Bezahlprozesse Compraga. 

CEN-Format bildet Rahmen für die elektronische Rechnung

"Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat ein sogenanntes syntaxneutrales semantisches Datenmodell definiert und Syntaxen festgelegt, die zur Abbildung dieser Inhalte verwendet werden können. In diesem Zuge wurden wesentliche Bestandteile, sogenannte Kernelemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, festgehalten", führt der Experte weiter aus. "Diese können in den EU-Mitgliedstaaten durch eigene Spezifikationen weiter konkretisiert werden, solange die Spezifikationen die vom CEN-Format zwingend vorgeschriebenen Elemente enthalten und lediglich darüber hinaus nationale beziehungsweise branchenspezifische Erweiterungen einführen." 

"Konkret wird dadurch ein Austausch strukturierter Daten als XML-Format einschließlich eines lesbaren PDF-Dokumentes ermöglicht, wobei vom Aussteller immer beide Formate versendet werden und der Empfänger kann entscheiden, welches er verarbeitet", ergänzen Axel Wullenkord und Matthias J. Rapp im Buchkapitel "Der CFO als Governance- und Administrationsexperte" (Seite 224).

XRechnung ist ein nachhaltiger Standard

Für die öffentliche Verwaltung entstehe durch den Standard ein Mehrwert durch klare Regeln und Verbindlichkeiten sowie damit einhergehend die Basis eines möglichst hohen Automatisierungsgrades bei den Rechnungsworkflows, betont Pfaff. Auftragnehmer können so trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen Standards mit öffentlichen Auftraggebern kommunizieren. "Aus Sicht der Wirtschaft ist XRechnung ein nachhaltiger Standard, der sowohl im Zusammenspiel mit inländischen als auch mit EU-weit ansässigen Rechnungsempfängern eingesetzt werden kann", führt der Experte aus. 

Wie die Realität in den Finanzabteilungen aussieht, fassen Wullenkord und Rapp auf Seite 222 zusammen: 

Gegenwärtig findet man in den meisten Unternehmen eine bunte Mischung von Dokumentenarten vor. Neben der Papierform werden mit zunehmender Tendenz Rechnungen per E-Mail-Anhang im PDF-Format versendet. Daneben werden auch Daten im EDI-/EDIFACT-Format versendet, was sich aufgrund des hohen Zeit- und Kostenbedarfes, unter anderem für die gegenseitige Anbindung der ERP-Systeme erst bei einem hohen Belegvolumen lohnt. Der digitale Versand und Empfang von Rechnungen mit strukturierten Daten [...] stellt heute noch die Ausnahme dar."

Ein digitales Business-Netzwerk aufbauen

Die Springer-Autoren raten Unternehmen, Daten digital zu verknüpfen, zu verteilen und zu verarbeiten. Dies im eigenen Unternehmen zu realisieren sei ein notwendiger erster Schritt. "Durch eine digitale Verbindung von Unternehmen mit ihren Geschäftspartnern lässt sich ein digitales Business-Netzwerk aufbauen, in dem die beteiligten Unternehmen ohne Medienbrüche zusammenarbeiten können, also kaufen und verkaufen, digitale Rechnungen und weitere Dokumente austauschen sowie die anschließende Bezahlung digital vornehmen können."

Die öffentliche Verwaltung als auch deren Lieferanten und Dienstleister können durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung Kosten sparen, ihre Effizienz steigern sowie Durchlaufzeiten verkürzen. "Es gilt bei den Unternehmen, diesem eingeschlagenen Weg schnellstmöglich zu folgen und die Geschäftsprozesse und Systeme fit für die elektronische Rechnung zu machen", rät Pfaff. Ansonsten riskierten die Unternehmen, eine weitere Möglichkeit der nachhaltigen Digitalisierung zu verpassen.

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