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03.06.2022 | Recruiting | Gastbeitrag | Online-Artikel

Automatisierte Arbeitsverträge beschleunigen Recruiting

3:30 Min. Lesedauer

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Verfasst von: Ulrich Jänicke, CEO und einer der Gründer von Aconso

Digitale Recruiting-Tools beschleunigen die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Doch dann bremst der manuell erstellte Arbeitsvertrag den Prozess oft aus. Wertvolle Zeit, in der Kandidaten bei der Konkurrenz unterschreiben. Wie sich die Arbeitsvertragserstellung automatisieren lässt und wann dies sinnvoll ist.

Der Fachkräftemangel belastet deutsche Unternehmen immer mehr. Die Lücke zieht sich quer durch alle Bereiche. Nicht nur die IT, auch die Baubranche, die Logistik und das Gesundheitswesen leiden unter Personalengpässen. Dadurch ist der War for Talents noch härter geworden. Auf dem nahezu leer gefegten Bewerbermarkt konkurrieren Arbeitgeber mehr denn je um die wenigen qualifizierten Kandidaten. 

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Neben Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind daher effiziente digitale Recruiting-Prozesse gefragt, um neue Mitarbeiter ins Unternehmen zu holen. Viele Betriebe haben bereits wichtige Maßnahmen ergriffen: Sie nutzen E-Recruiting-Systeme, um den Bewerbungsprozess für Interessenten so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ist der Wunschkandidat gefunden, muss er so schnell wie möglich ein Vertragsangebot bekommen. 

Arbeitsvertragserstellung automatisieren

Doch dieser wichtige Prozessschritt ist in der Mehrzahl der Personalabteilungen noch nicht automatisiert. So erstellen HR-Verantwortliche den Arbeitsvertrag oft noch mühevoll per Hand aus verschiedenen Vorlagen. Anschließend müssen sie ihn von diversen internen Instanzen freigeben und unterschreiben lassen und dann per Post verschicken. Das dauert nicht nur lange, sondern birgt auch enormes Fehlerpotenzial. Der Kandidat ist dann zwischenzeitlich nicht mehr verfügbar. 

Abhilfe schaffen Tools zur automatisierten Vertragserstellung. Mit ihnen lassen sich Arbeitsverträge mit wenigen Klicks erstellen – auch direkt am Ende des Vorstellungsgesprächs durch die Führungskraft: Die notwendigen individuellen Informationen wie vereinbarte Wochenarbeitszeit, Gehalt und Starttermin fügt der Chef dazu bequem über die Eingabemaske ein. Mithilfe bereits im System hinterlegter rechtssicherer Textbausteine generiert die Lösung anschließend den Arbeitsvertrag. Auch die Stammdaten des Bewerbers und die Stellenbeschreibung aus dem HCM-System fügt das Tool automatisch ein. 

Digitale Signatur setzt sich durch

Ihr volles Potenzial entfaltet die automatisierte Vertragserstellung im Zusammenspiel mit der elektronischen Unterschrift. So können Unternehmen den Vertragsprozess bis zur Einstellung vollständig digital abbilden. Dafür braucht die HR-Software entsprechende Schnittstellen. Bereits seit 2014 ist die elektronische Unterschrift in der EU laut der eIDAS-Verordnung rechtsgültig. Grundsätzlich unterscheidet man drei Stufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. 

Für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen reicht die fortgeschrittene Stufe aus. Sie stellt die Identität des Unterzeichners eindeutig mithilfe von kryptographischen Verfahren fest und garantiert, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Um einen Vertrag zu unterschreiben, braucht man weder eine Chipkarte noch eine zusätzliche Software.

Automatisierte Vertragserstellung bei Menge

Wie jede Digitalisierungsmaßnahme ist die automatisierte Vertragserstellung vor allem dann interessant, wenn es um große Mengen an Dokumenten geht. Besonders Unternehmen, die eine hohe Fluktuations- und Einstellungsquote haben, etwa im Gesundheitswesen, im Gebäudemanagement, der Systemgastronomie oder dem Einzelhandel, profitieren davon. Wer etwa in der Sommersaison Hunderte von Ferienjobbern beschäftigt, spart viel Zeit und Geld, wenn er nicht mehr jeden Vertrag einzeln von Hand erstellen muss. 

Um zu entscheiden, ob eine Automatisierung sinnvoll ist, sollten Unternehmen prüfen, wie viele Verträge sie pro Jahr bearbeiten und wie komplex diese Verträge sind. Es empfiehlt sich, zunächst auf die größte und einfachste Menge zu fokussieren. Hier lassen sich mit wenig Aufwand schnell spürbare Erfolge erzielen. Selbst wenn man anfangs nur 70 Prozent der Verträge automatisiert erstellt, entlastet das die Personalabteilung erheblich. Im nächsten Schritt sollten sich HR-Verantwortliche dann die verbleibenden 30 Prozent genauer ansehen und überlegen, wie man auch sie nach und nach automatisieren könnte. Dafür ist es womöglich erforderlich, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu verändern. 

Bewerber schnell ins Unternehmen holen

HR-Verantwortliche sollten die Chancen zur Digitalisierung erkennen und die Modernisierung selbst gestalten. Denn qualifizierte Bewerber sind rar. Ein komplett digitalisierter Bewerbungsprozess, bei dem auch die Erstellung von Arbeitsverträgen automatisiert und dank der digitalen Signatur ohne Medienbrüche abläuft, kann Unternehmen hier entscheidende Vorteile verschaffen. Wichtig ist dabei vor allem Mut zur Veränderung. Es wäre ein großer Fehler, Chancen zu vergeben, indem man versucht, bestehende Prozesse eins zu eins abzubilden. Denn Digitalisierung bedeutet immer auch Optimierung. 

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