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21.01.2020 | Recruiting | Interview | Onlineartikel

"Den Recruiting-Prozess so persönlich wie möglich gestalten"

4 Min. Lesedauer
Interviewt wurde:
Thomas Hartenfels

leitet die Bürostandorte Düsseldorf und Köln für Robert Walters. 

Trotz neuer Technologien kann im Recruiting-Prozess einiges schief gehen: Entweder stimmt die Geschwindigkeit nicht oder Organisationen verlieren Kandidaten aus dem Blick. Warum Bewerbungsverfahren persönlich und spannend sein sollten, erklärt Experte Thomas Hartenfels. 

springerprofessional.de: Eine Studie zeigte kürzlich, dass Salesforce 59 Tage bis zum Abschluss eines Bewerbungsverfahrens braucht. Manche Unternehmen brauchen länger als drei Monate. Wie lange sollte der Recruiting-Prozess idealerweise dauern?

Thomas Hartenfels: Die tatsächlich eingesetzte Zeit, inklusive aller Gespräche, Beurteilungen und der Einstellungsentscheidung, nimmt selten mehr als vier Arbeitstage in Beschlag. Daher schaffen es auch einige wenige, besonders effizient arbeitende Unternehmen, den Einstellungsprozess in zwei Wochen abgeschlossen zu haben. Der Median liegt jedoch bei vier bis sechs Wochen. Je schlanker und schneller ein Recruiting-Prozess, desto erfolgreicher das Unternehmen. Gerade in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels und des stärkeren Wettbewerbs um die Top-Talente können sich Unternehmen den Eindruck eines schier endlos andauerndes Bewerbungsverfahrens nicht mehr leisten – vor allem, da dies Rückschlüsse auf die Prozesse im gesamten Unternehmen zulässt und damit die Arbeitgebermarke schädigt.

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Was sind die negativen Konsequenzen langsamer Auswahlverfahren?

Die während des Bewerbungsprozesses verstreichende Zeit bietet Raum für Spekulationen und Befürchtungen. Ein Kandidat, der kein Feedback erhält, muss zwangsläufig davon ausgehen, dass das Interesse des potenziellen Arbeitgebers nicht gegeben ist oder es erfolgversprechendere Konkurrenten gibt. Verstreichende Wartezeit gipfelt in der Vermutung, dass es sich um eine stillschweigende Absage handelt. Die beständige Kommunikation mit dem Bewerber entscheidet maßgeblich über den Erfolg des Einstellungsprozesses: Nur wer sich umfassend informiert fühlt, fasst Vertrauen und möchte schließlich Teil des Teams werden. Daher die generelle Empfehlung meinerseits, den Recruiting-Prozess so persönlich wie möglich zu gestalten und den Bewerbern zu jeder Zeit – trotz neuester Technologien und Tools – immer in den Mittelpunkt des Geschehens zu stellen.   

Für Bewerber ist die Dauer von Bewerbungsverfahren oft völlig unverständlich. Warum verzögern sich Entscheidungsprozesse oft so sehr?

Es liegen häufig strukturelle Probleme im Unternehmen vor, die bereits organisatorisch jeden Entscheidungsprozess unnötig in die Länge ziehen. Aus zu vielen Hierarchieebenen resultieren zu viele Ansprechpartner – womöglich einhergehend mit der Entscheiderkultur des "Absichernden Vorgehens". Jede Entscheidung wird aus dieser Absicherungsdenke heraus nicht nur vom Vorgesetzten, sondern womöglich noch von den Nachbar-Abteilungsleitern mit validiert und damit mitgetragen. Flache Hierarchien werden jedoch immer wichtiger. Je eigenverantwortlicher und eigeninitiativer der einstellende Mitarbeiter, je stärker unternehmerisches Denken in der Organisation verankert ist, desto schneller auch der Entscheidungsprozess.  

Obwohl Salesforce im erwähnten Ranking der langsamste Arbeitgeber bei Bewerbungen war, waren Kandidaten dennoch mit dem Auswahlprozess zufriedener als andere bei schnelleren Arbeitgebern. Welche Qualitätskriterien sind neben der Geschwindigkeit in Bewerbungsprozessen wichtig?

Das Kandidateninteresse wird im Wesentlichen durch beständige und durchgehend transparente Kommunikation während des Prozesses erreicht. Zudem spielen Authentizität im Auftreten und Erleben der Ansprechpartner sowie vertrauensbildende Maßnahmen eine entscheidende Rolle. Wir befinden uns derzeit in einem Bewerbermarkt, in dem sich die Unternehmen um die besten Köpfe einfach viel mehr bemühen müssen. Das Bewerbungsverfahren muss als spannendes Ereignis und nicht als administrative Hürde vom Kandidaten wahrgenommen werden. Deshalb sind Kreativität und Innovationsgeist gefragt, um sich als attraktiver Arbeitgeber abzugrenzen. 

Mit welchen Maßnahmen können Arbeitgeber das erreichen?

Durch kurze Videosequenzen, Interviews, Blogs und Social Media Content etwa können dem Bewerber während der Wartezeit Einblicke in die unternehmenseigene Arbeitswelt gegeben werden, die geeignet sind, das Kandidateninteresse an der Position und dem Unternehmen zu steigern. Daher können auch vergleichsweise lange Bewerbungsprozesse von Kandidaten toleriert werden, wenn das Verfahren freundlich und verständlich kommuniziert, verstanden und der Kandidat in den Prozess eingebunden wird. Schlussendlich freut sich der Kandidat dann trotz Wartezeit auf den Start in einer herausfordernden Funktion in einem spannenden Unternehmen.

Wie kann Unternehmen der Spagat zwischen Geschwindigkeit und Qualität gelingen? Oder anders gefragt: Wie können sie ihre Prozesse beschleunigen, ohne bei der Personalauswahl Fehler zu machen?

Straffe Prozesse und kurze Entscheidungswege sind nicht gleichbedeutend mit einem Qualitätsverlust bei der Personalauswahl. Durch die zunehmende Automatisierung können viele HR-Prozesse ohnehin schon deutlich schneller ablaufen als das noch vor wenigen Jahren der Fall war. Es werden kumuliert selten mehr als vier Arbeitstage in eine Personalentscheidung investiert. Die Frage ist also nur über welchen Zeitraum dieser Zeiteinsatz verteilt wird. Ein effizienter und straffer Einstellungsprozess führt effektiv sogar zu einer Steigerung der Qualität, da keine Improvisationen oder Notbesetzungen mehr nötig werden.

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