10. Richtlinie

Die Reiserichtlinie ist eine Voraussetzung und meist auch ein Ergebnis der digitalen Abbildung des Geschäftsreiseprozesses: Was darf der Reisende buchen, was darf er in seiner Reisekostenabrechnung einreichen – eine digitale Lösung erfordert hier unwillkürlich Einstellungen, die einer Richtlinie entstammen müssen und diese abbilden. Das Kapitel beginnt mit eher übergreifenden Themen, zunächst aus der Perspektive der Nachhaltigkeit, wie das Unternehmen die Nutzung von umweltverträglichen Reisemitteln – und das sind vor allem öffentliche Verkehrsmittel wie die Bahn und der ÖPNV – zu Lasten von Pkw und Flugzeug steigern kann. Auch sollte das Unternehmen eine aktive Rolle übernehmen, wenn es darum geht, Geschäftsreisen durch Web-Konferenzen oder Möglichkeiten der KI wie Augmented Reality zu ersetzen. Schließlich geht es um die wirtschaftliche Lenkung beim Buchen von Flügen, Bahn, Hotel und Mietwagen durch Vorgaben wie den wirtschaftlichsten Preis zum Zeitpunkt der Buchung, Klassenvorgaben oder Höchstpreisen. Alternativ hierzu bieten sich budgetorientierte Ansätze oder aber auch die Freigabe eines Buchungs-Tools ohne spezielle Kostenvorgaben zu machen. Zum Ende des Kapitels werden Compliance-Aspekte, die die Richtlinie insbesondere für die Reisekostenabrechnung beinhalten sollte, angerissen: Neben der Abrechnung der Tagegelder bzw. Verpflegungskostenpauschalen sollten man sich bei der Einrichtung des Systems Gedanken machen, welche Belegarten den Weg über die Reisekostenabrechnung finden sollten.