Robotic Process Automation (RPA) im Desktop-Publishing

DTP bzw. das ,,Publizieren vom Schreibtisch aus“ wurde 1985 durch die Kooperation der Unternehmen Adobe Systems, Aldus Corporation und Apple Computer geboren. Davor arbeiteten Grafiker noch mit handwerklichen Methoden z. B. mit Papier, Schere und Klebstoff. Die Einführung von DTP hatte große Auswirkungen auf Unternehmensstrukturen und etablierte eine neue zentrale Rolle des DTP-Publizisten – eine Konsolidierung diverser Rollen, z. B. der des Grafikers, Typografen, Textsetzers und Sekretärs – in einer Organisation. Der Zeitaufwand vieler DTP-Prozesse wurde von mehreren Stunden oder sogar Tage auf Minuten oder sogar Sekunden drastisch reduziert. Aldus Corporation – das Unternehmen hinter der DTP-Anwendung PageMaker – wurde 1994 von Adobe gekauft und PageMaker diente als Grundlage für das im Jahr 1999 veröffentlichte Adobe InDesign. Heute kann InDesign sowohl als Einzelanwendung als auch als Teil eines gebündelten Softwarepakets lizenziert werden. Adobe-Anwendungen, darunter InDesign, gelten bis heute als Industriestandard im DTP-Bereich. Weiterhin haben sich bis heute mit den rasanten, technischen Fortschritten nicht nur die Möglichkeiten stark gewandelt, mit welchen Werkzeugen man Content erstellen möchte, sondern auch die Auswahlmöglichkeiten der Medien worüber man eine Botschaft kommunizieren möchte, vervielfacht.

Heute lässt sich Content neben Desktop-Geräten auch auf alternativen Plattformen erstellen. Die Anwendungen Adobe Photoshop und Illustrator sind für das iPad als mobile Anwendung, sowie als Web-Anwendung verfügbar. Mit Adobe Sensei und dem darauf basierenden Firefly sind im Rahmen der KI-gestützten Bildgenerierung neue Möglichkeiten entstanden. Aktuell sind mit dem in Photoshop und InDesign integrierte Firefly Image 3, in Illustrator integrierte Firefly Vector Model und in Adobe Express integrierte Firefly Design Model drei neue Firefly-Modelle verfügbar. In Hinblick auf bisherige KI-relevante Entwicklungen ist es davon auszugehen, dass in der Zukunft des DTP die Automatisierung und KI eine noch größere Rolle übernehmen wird.

Die Automatisierung leistet einen entscheidenden Beitrag dazu, die Position einer Organisation im Markt zu sichern und zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Je nach Branche lässt sich Automatisierung unterschiedlich definieren und abstufen. Allgemein können Automatismen in die beiden Typen Vollautomatismus und Teilautomatismus unterteilt werden. Beim Vollautomatismus wird ein Prozess vollständig von einer Maschine übernommen, während bei einem Teilautomatismus eine manuelle Tätigkeit durch eine Maschine unterstützt wird. Im Bereich der Automatismen lassen sich – je nach Automationsgrad, KI-Einsatz und Prozess-Komplexität – die vier Automationstechnologien RPA, Cognitive Process Automation (CPA), digitale Assistenten und Autonomous Agents erkennen bzw. untergliedern. Während RPA vorhandene Anwendungssysteme eines Unternehmens zur automatischen Erledigung strukturierter Aufgaben softwaregestützt bedient, können lernfähige CPA-Systeme Datenmuster erkennen, um so vielschichtig und in dynamischen Prozessstrukturen eingesetzt werden zu können. Digitale Assistenten bzw. Sprachassistenten sind fähig, natürliche menschliche Dialoge aufzunehmen, zu verarbeiten und Antworten auf komplexe Fragen zu liefern. Unter Autonomous Agents werden komplexe Softwaresysteme verstanden, die eigenständig Entscheidungen treffen und weiterführende Prozesse in Gang setzen können.

KI-gestützte Systeme werden eine zunehmend bedeutendere Rolle spielen und Entwicklungen im ML werden mit der Zeit kontinuierlich ausgereifter sein. Maschinen werden so lange von Menschen nachjustiert, bis sie über ausreichend Erfahrungswerte verfügen, um vollständig eigenständig agieren können. Die steigende Anzahl von Softwareautomatismen führt zu einer Debatte über den hohen Verlust von Arbeitsplätzen. Diese Bedenken sind jedoch noch unbegründet, da heute bei Weitem nicht jede Automatisierungsmöglichkeit vollständig genutzt wird. Weiterhin werden Aufgabengebiete des Menschen und der Maschine flexibel aufgeteilt. Automatisierungstechnologien werden nicht zu Arbeitsplatzverlusten führen, sondern lediglich die Produktivität in Organisationen steigern. Es werden keine Arbeitsplätze rationalisieren sondern Tätigkeiten. So werden Fachkräfte an anderen Stellen anspruchsvolleren Aufgaben nachkommen können. Weiterhin werden durch Automatismen gestützte Systeme stets Menschen benötigen, die diese bewachen. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass Fachkräfte sich in Zukunft weiterbilden müssen, um diese neuartigen Tätigkeiten durchführen zu können.

Die Automatisierung greift dann ein, wenn sich Prozesse nach einem bestimmten Muster wiederholen. Die Spanne der Automatisierungsmöglichkeiten im Rahmen der Artwork-Prozesse reicht von kleinen Hilfsmitteln wie in DTP-Software eingebundene Skripte bis hin zu komplexen Softwareinfrastrukturen, die das automatisierte Publishing realisieren. Viele heutige DTP-Anwendungen bieten diverse Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten für Entwickler an. Wie bei allen Automatismen sind auch im Bereich des DTP die allgemeinen Hauptziele die Kosteneinsparung im Unternehmen und die Verbesserung der Endergebnisse durch Standardisierungen und Fehlerreduzierungen sowie die Entlastung der Mitarbeiter bezüglich aufwendiger und monotoner Aufgaben. Im Gegensatz zum gestalterischen Designprozess sind Menschen bei der Durchführung von sich wiederholenden Prozessen ineffizient. Dazu zählen beispielsweise Copy-Paste-Tätigkeiten oder das wiederholte Produzieren grafischer Assets. Der Strukturwandel von manuellen zu automatisierten Prozessen wird im besten Fall mit einer Sinnstiftung verknüpft. Indem Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbezogen werden und ihnen transparent der Sinn dieser Veränderungen nahegebracht wird, reduziert sich nicht nur die Angst vor Veränderungen, sondern die Motivation der Mitarbeiter wird durch die Einwirkungsmöglichkeit erhöht. Bei einem Strukturwandel geht es nicht um Entlassung, sondern vielmehr um Entlastung. Die Entwicklung von DTP-Automatisierungslösungen sind variabel und abhängig davon, wie die Geschäftsprozesse im jeweiligen Unternehmen gestaltet sind und wie mit ihnen umgegangen wird.

Mithilfe der Auszeichnungssprache XML wird in InDesign die strikte Trennung von Layout und Text ermöglicht. Eine sehr mächtige XML-Funktion in InDesign ist die Möglichkeit, zuvor importierte oder in InDesign erstellte XML-Tags vordefinierten Formaten wie Absatzformate, Zeichenformate und Tabellenformate zuzuweisen. So ist es möglich, binnen kürzester Zeit ganze Layoutvorlagen fertig formatiert mit Inhalten zu befüllen. Eine Extensible-Stylesheet-Language-Transformations(XSLT)-Datei gibt während eines XML-Imports u. a. vor, in welcher Reihenfolge die XML-Elemente sortiert werden sollen, sofern die Reihenfolge der Tags in InDesign von der der XML-Elemente abweicht. Um Vorkommnisse bestimmter Elemente, Attribute und Entities einer XML-Datei zu überprüfen, werden Document-Type-Definition(DTD)-Dateien eingesetzt. Sie geben demnach die erwartete XML-Struktur einer XML-Datei an. Eine weitere mit XML verwandte InDesign-Funktion ist die sogenannte InDesign Markup Language (IDML), welches eine von Adobe eingeführte Auszeichnungssprache ist, um ganze InDesign-Dokumente im XML-Format zu beschreiben. So wäre es theoretisch möglich, ein InDesign-Dokument komplett mit XML zu bearbeiten oder sogar zu erstellen. Basierend auf IDML sind sogenannte InDesign-Snippets im IDMS-Dateiformat. Eine Snippet ist eine XML-Datei, welches ein InDesign-Asset beschreibt. Es können beliebige InDesign-Assets als Snippet exportiert werden. Ebenso können sie in ein InDesign-Dokument importiert und beliebig bearbeitet werden.

Viele Adobe-Anwendungen lassen sich mit Skripten in den Programmiersprachen JavaScript (JS) bzw. der Adobe-eigenen Skriptsprache ExtendScript, AppleScript und Visual Basic Script (VBScript) steuern. Es ist möglich, nahezu jede UI-Interaktion und Funktion einer unterstützten Anwendung mit Skripten abzubilden. Die möglichen Einsatzfelder erstrecken sich von der einfachen Bedienung von Menüelementen über die Generierung komplexer Grafiken auf der Zeichenfläche der DTP-Anwendung bis hin zur Durchführung von sich wiederholenden Artwork-Prozessen in der täglichen Arbeit. Skripte können nicht nur als individuelle Skriptdateien dem Anwender zur Verfügung gestellt und in die jeweilige Adobe-Anwendung geladen werden, sondern auch mit anderen Adobe-Technologien verknüpft werden.

Eine weitere, im Rahmen der Automatisierung und Skripte häufig genutzte und umfangreiche Funktion in InDesign ist GREP, die die klassische Textsuche erweitert und bei der mithilfe von regulären Ausdrücken und Wildcards gewünschte Textmuster gefunden werden können. Das Besondere an GREP ist, dass das Suchen und Ersetzen nicht nur auf Texte angewandt werden kann sondern auch auf Formatierungen. So kann beispielsweise nach einem Textmuster in einer bestimmten Schriftart gesucht werden und sowohl durch einen anderen Text als auch durch eine andere Schriftart ersetzt werden. GREP lässt sich ebenfalls mithilfe von Skripten ansteuern und eignet sich somit auch für den Einsatz in Teil- und Vollautomatismen.

Einige Adobe-Anwendungen, darunter InDesign, Photoshop und Illustrator, bieten ein Software Development Kit (SDK) an, mit der die jeweilige Anwendung mit einem in der Programmiersprache C++ geschriebenen Plug-in erweitert werden kann. Der wesentliche Unterschied zwischen Skripten und C++-Plugins liegt darin, dass Skripte bestehende Funktionen in der jeweiligen Adobe-Anwendung steuern, während mit C++-Plug-ins auf Grundlage bestehender Funktionen der jeweiligen Adobe-Anwendung neue Funktionen realisiert werden können. Ein wesentlicher Vorteil von C++-Plug-ins ist Performance, da diese maschinennahe Programmiersprache schneller ausgeführt wird als z. B. eine Skriptsprache. Die Adobe Developer Console ist ein zentraler Ort, der neben den SDKs umfangreiche Dokumentationen und Codebeispiele bereit hält, die essentiell für die Entwicklung von u. a. C++-Plug-ins sind.

CEP ermöglicht die Entwicklung von Erweiterungen mit HTML, Cascading Style Sheets (CSS) und JS, die u. a. in Form eines Panels nahtlos in das UI der Adobe-Anwendung eingebettet werden können. Die Macht von CEP liegt in der Unterstützung von Node.js und ExtendScript. Das Zusammenspiel dieser Technologien ermöglicht die Realisierung vielfältiger Softwareprojekte im Rahmen der DTP-Automatisierung. Im Rahmen der CEP-Technologie wird die Interaktion einer CEP-Erweiterung mit einer Host-Anwendung ermöglicht. Ebenso möglich ist die Kommunikation von Host-Anwendungen und CEP-Erweiterungen untereinander.

UXP ist eine 2018 eingeführte Technologie von Adobe, mit der CC-Anwendungen basierend auf JS, HTML und CSS erweitert werden können. Seither wird diese Technologie kontinuierlich weiterentwickelt. UXP kann als ein moderner Ersatz für CEP gesehen werden. Ein wesentlicher Unterschied gegenüber CEP ist die effiziente Möglichkeit der direkten Interaktion mit einer Adobe-Anwendung mithilfe jeweiliger Anwendungs-APIs, während mit CEP eine zusätzliche Ebene zur Übertragung eines Befehls auf den Host notwendig ist. Weiterhin werden mit HTML und CSS erstellte UI-Elemente in native UI-Elemente des jeweiligen Hosts konvertiert, was zu weiteren Performance-Vorteilen führt.

Für die Verarbeitung von komplexen Layoutvorlagen und die vielfache Generierung grafischer Assets eignet sich der Einsatz von Adobe InDesign Server. Diese Anwendung ist nicht in der CC-Produktfamilie enthalten, sondern kann separat von Enterprise-Kunden lizenziert werden. Aus der Adobe-Produktfamilie ist InDesign die einzige Anwendung, zu der eine Server-Variante existiert.

Für einfachere Automatisierungsaufgaben stellt Adobe in ihren Anwendungen diverse Funktionen zur Verfügung. Diese richten sich vor allem an Anwender ohne Programmierkenntnisse und können mit wenig Aufwand konfiguriert und genutzt werden. Zu diesen Funktionen gehören Aktionen in Photoshop und Illustrator, sowie der Skriptereignis-Manager und Bildprozessor in Photoshop.

Es ist empfehlenswert, einen Großteil der Prozesse serverseitig zu erledigen und auf dem Client so wenig Datenverarbeitungs- und Automatisierungsaufgaben wie möglich durchzuführen, sodass der Anwender aus Performance-Sicht keine Abstriche machen muss. Dennoch ist während der Realisierung einer Softwareinfrastruktur zur DTP-Automatisierung stets der Aufwand zu hinterfragen, den ein Prozess beansprucht, um entscheiden zu können, ob dieser für den Client oder für den Server geeignet ist. Layouts und grafische Assets, die wiederholt verwendet werden und sich überwiegend vom Inhalt und weniger vom Design unterscheiden, können in Form von Vorlagen auf einem zentralen Dateiserver für die Mehrfachverwendung bereitgestellt werden.

Für die Erstellung von Inhalten im Rahmen des DTP können Daten nicht nur von einer einzigen Datenquelle bezogen werden, sondern auch von diversen weiteren Quellen wie Datenbanken geliefert werden. Die Verknüpfung zwischen diesen Datenquellen und den Layouts kann durch eine Middleware oder ein Plug-in innerhalb der DTP-Anwendung hergestellt werden. Kommen im Rahmen der DTP-Automatisierung mehrere Datenquellen zum Einsatz, kann der Extract-Transform-Load(ETL)-Prozess in Betracht gezogen werden. Weiterhin können alle Softwareaktivitäten in Dateien oder Datenbanken in Form von Protokollen festgehalten und später sowohl zum Zweck der Softwareoptimierung als auch für statistische Zwecke analysiert und verwendet werden. Entdecken Entwickler ein bestimmtes Muster innerhalb der Protokolle, so kann dieses Muster als eine neue Automatisierungsregel definiert werden.

Anwendungen zur Automatisierung können nicht nur von Nutzern, sondern auch von anderen Anwendungen ausgelöst werden. Ein Statuswechsel eines Arbeitsablaufs in einer Prozessmanagement-Anwendung kann gleichzeitig als Trigger eines Automatismus definiert werden. Dies eignet sich insbesondere für die automatisierten Artwork-Prozesse, die einen hohen Zeitaufwand haben, beispielsweise die Generierung hunderter grafischer Assets, die auf ein spezifisches Projekt zugeschnitten sind und über Nacht durchgeführt werden kann.