SMZ Ost: Generationenwechsel managen – Eine „Wissenslandkarte“ für mehr PatientInnensicherheit im Spital

In dem wissensintensiven technischen Umfeld des zweitgrößten Schwerpunktkrankenhauses in Wien mit 3.000 MitarbeiterInnen ist es im technischen Bereich gelungen, die Qualitätssicherung von Prozessabläufen abzusichern und zu verbessern. Es wurde erreicht, das Bewusstsein für die Pflege und für die Weitergabe von Spezialwissen aus langjährigen Erfahrungen („implizites Wissen“), das durch externe Schulungen nicht vermittelt werden kann, zu steigern. Dafür wurden wissensrelevante Fragestellungen in drei Serien von Kurzdialogen mit allen MitarbeiterInnen im Bereich der technischen Dienste im SMZ Ost Donauspital der Stadt Wien abgeklärt.

Auslöser für das Projekt war die absehbar bevorstehende Pensionierung bzw. die Umschichtung von mehreren wesentlichen Wissensträgern in einem vergleichsweise kurzen Zeitraum. Das mit diesen Personen verbundene Wissen ist für die Qualität und die Sicherheit von technischen Prozessabläufen im Schwerpunktkrankenhaus unerlässlich. Es galt, das Risiko des Verlusts von betriebserforderlichem Fachwissen und sich daraus ergebender möglicher Probleme im Krankenhausbetrieb durch geeignete organisatorische Maßnahmen, die für diese Aufgabenstellen individuell zu entwickeln waren, abzufedern. Diese durch Vorschau erkennbare Tatsache war in ihrer Dringlichkeit und Bedeutung in dieser Form von der Organisationsleitung erstmals zu bewältigen. Daher wurde von der Organisationsleitung ein Kooperationspartner gesucht, um zur Beantwortung dieser neuen Aufgabenstellung einen Vorgehensweg zu konzipieren und nach dessen Abnahme diesen unter Leitung der technischen Direktion umzusetzen.

Das vom Kooperationspartner Performer Management Instruments Dr. Gneisz GmbH dazu empfohlene Projektziel war die Erstellung einer „Wissenslandkarte“. Das Projektziel wurde mit den dafür geplanten Mitteln (einem niedrigen fünfstelligen Euro-Betrag) in der dafür vorgesehenen Zeit, von März bis Oktober 2013, zur Gänze erreicht. Das vom Organisationsleiter gewählte Vorgehen war die Zusammenarbeit mit dem o. g. Organisationsberater, der auch Softwareanbieter ist und sich auf die Entwicklung von individuellen Dialogdesigns für Organisationen spezialisiert hat. Nach der Entwicklung eines zur Abfederung von drohendem Wissensverlust geeigneten Dialogmodells konnten nach kurzer Zeit „digitale Dialoge“ erfolgreich gestartet werden. Durch die dreimalige Durchführung von Kurzumfragen, jeweils mit einem Zeitbedarf von nur zwei bis drei Minuten, wurde ein neuer Bestand an Primärdaten geschaffen, auf dessen Basis die befürchteten Risiken von Wissensverlust konkret lokalisiert, früher erkannt und in der Folge themenbezogen effektiv abgefedert werden konnten.