Welche Anforderungen stellt die Finanzverwaltung an eine moderne Buchführung? Das regeln die neugefassten GoBD, die seit 1. Januar 2020 angewendet werden müssen. Sie geben unter anderem Aufschluss darüber, wie Belege zu erfassen sind.
Viele Unternehmen erhalten immer noch zahlreiche Belege und Rechnungen als Papierbelege.
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Der digitale Wandel bietet für die Finanzverwaltung viel Potenzial. Elektronische Rechnungen und Belege können zur Entlastung beitragen: "Zahlreiche Eingangsrechnungen kommen nicht mehr per Post, sondern werden im E-Mail-Anhang verschickt. Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Sie sparen Druck- und Versandkosten", stellt Constanze Elter in ihrem Buchkapitel "Elektronische Rechnungen" (Seite 43) fest.
Elektronische Rechnungen können der Springer-Autorin zufolge selbst für kleine Unternehmen ein erhebliches Einsparpotenzial liefern. "Zudem ist die Rechnung schneller beim Kunden – und kann dort direkt an den zuständigen Empfänger geschickt werden. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung kurzfristig beglichen wird", fasst Elter die Vorteile zusammen.
GoBD neu veröffentlicht
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte bereits Mitte Juli in einem umfangreichen Schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dargestellt. Doch kurze Zeit später wurde das Schreiben überraschend wieder zurückgezogen. Mit Datum vom 28. November 2019 wurde es nun veröffentlicht.
In den GoBD werden unter anderem folgende Punkte ausführlich erklärt:
- Allgemeine Grundsätze
- Verantwortlichkeit
- Anforderungen
- Belegwesen
- Zeitliche Reihenfolge und sachliche Ordnung der Aufzeichnungen
- Internes Kontrollsystem
- Datensicherheit
- Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen
- Aufbewahrung
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Datenzugriff
- Zertifizierung und Software-Testate
- Anwendungsregelungen
Die neuen GoBD gelten ab 1. Januar 2020 und ersetzen die GoBD vom 14. November 2014. Es wird allerdings nicht beanstandet, wenn die GoBD bereits früher angewandt werden. Sie sind für Unternehmen von großer Bedeutung, denn sie beschreiben, welche Anforderungen an eine moderne Buchführung gestellt werden.
Mit der Buchführung in die Cloud
Da immer mehr Unternehmen Prozesse der Finanzabteilung in die Cloud verlagern und hierfür neue Technologien einsetzen wollen, muss zuvor geprüft werden, ob diese auch den gesetzlichen Anforderungen Stand halten. Ein gutes Beispiel ist das Belegwesen. In seinem Schreiben stellt das BMF klar:
Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems."
Das BMF-Schreiben äußert sich ausführlich zu den Anforderungen an elektronische Belege. So wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein muss, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Auch elektronische Belege müssen demnach möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden. Dabei kann die laufende Belegnummer automatisch vergeben werden. Es ist außerdem möglich, die Belegsicherung organisatorisch und technisch mit der Zuordnung zwischen Beleg und Buchung zu verbinden.
Welche Daten exakt aufgenommen werden müssen, hängt vom Geschäftsvorfall und der Art des Belegs ab – hier enthält das Schreiben zahlreiche Hinweise und Beispiele. In dem Schreiben werden nicht nur Hinweise zu elektronischen Belegen gegeben. Es wird auch dargestellt, wie Papierbelege GoBD-konform digital erfasst werden können.
Mit dem Smartphone Belege fotografieren
Viele Unternehmen erhalten immer noch zahlreiche Belege und Rechnungen als Papierbelege. Diese wollen sie aber nicht mehr umständlich verwalten. Sie werden kurzerhand gescannt oder abfotografiert und in der Cloud gespeichert. So können Verantwortliche von überall auf die Daten zugreifen. Zu diesem Verfahren stellt das Schreiben klar:
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (zum Beispiel gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO)."
Entscheidend ist also, dass das Unternehmen seinen Aufbewahrungspflichten nachkommt. Die technischen Möglichkeiten sind dabei mittlerweile vielfältig. Es ist zulässig, das Dokument beispielsweise mithilfe eines Smartphones abzulichten. Darüber hinaus geht das BMF auch auf Besonderheiten, wie das Konvertieren von eingehenden elektronischen Daten und den Einsatz von Kryptografietechniken, ein. Zudem spricht es die Möglichkeiten einer Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an.
Elektronische Belege korrekt speichern
Unternehmen können sich also durchaus moderner Technologien in der Buchhaltung bedienen. Wichtig ist jedoch, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht angezweifelt werden kann, weil beispielsweise die Belege nicht korrekt gespeichert wurden. "Ist eine GoBD-gemäße Speicherung nicht möglich, kann dies bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die Buchhaltung im Ganzen als nicht ordnungsgemäß verworfen wird", warnt Springer-Autorin Constanze Elter auf Seite 52. Deshalb sollten sich Firmen, gegebenenfalls gemeinsam mit einem Steuerberater, mit dem 44-Seiten-starken BMF-Schreiben auseinander setzen und neue Prozesse kritisch prüfen.
Firmen müssen Datenträgerüberlassung vorbereiten
Zusätzlich zu dem Schreiben hat die Finanzverwaltung ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Immer mehr Prozesse werden in der Buchhaltung digitalisiert. Doch wenn sich der Betriebsprüfer ankündigt, muss dieser natürlich auch auf die entsprechenden Daten zugreifen können. Vielen Firmen ist jedoch nicht bewusst, welche Pflichten hier bei der Datenüberlassung erfüllt werden müssen. Das Unternehmen muss zur Auswertung der Daten notwendige Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen. Welche Standards hier erfüllt werden müssen, erklärt das Informationsschreiben vom 28. November 2019.