Digitale Transformation in der Verwaltung

Auszug

Neue Technologien und veränderte Kundenerwartungen wirken sich auch auf die Arbeitsabläufe in öffentlichen Verwaltungen aus. Die Rahmenbedingungen für interne und externe Verwaltungsprozesse schaffen E-Government-Gesetze. Auf der CeBIT zeigt die Materna GmbH Lösungen für die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung. In Halle 7,Stand C17, wird eine neue Lösung von Ceyoniq für die elektronische Akte speziell für Behörden vorgestellt. Darüber hinaus präsentiert das Unternehmen zwei Showcases. Der erste Showcase zeigt einen E-Government-Prozess mit Anbindung der eID-Funktion des neuen Personalausweises, E-Payment-Funktion und elektronischer Signatur. Materna führt einen elektronischen Beantragungsprozess eines Taxischeins auf der Grundlage eines Formular-Management-Systems vor. Statt sich zur kommunalen Behörde zu begeben, kann der Nutzer in dem Beispiel sein Anliegen komplett online abwickeln. Dafür besucht er die Webseite der Behörde und gibt seine Daten in ein Formular ein. Er gelangt darüber zur Ausweis-App und weist sich mit seinem Online-Ausweis aus. Die im neuen Personalausweis gespeicherten Daten werden dabei automatisch in das Formular übernommen. Wenn es die Behörde fordert, kann er den Antrag auch elektronisch signieren. Aus dem Formular wird ein pdf-Dokument mit den eingegebenen Daten erstellt, und der Nutzer wird zur qualifizierten elektronischen Signatur an das Sign-me-Portal der Bundesdruckerei weitergeleitet. Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, bezahlt der Antragsteller bequem per E-Payment die ausstehenden Gebühren und stellt abschließend den Antrag. Der zweite Showcase befasst sich mit strukturiertem Wissensmanagement, Collaboration und Veraktung auf Basis von Microsoft SharePoint. Hier steht ein behördenspezifisches Intranet auf SharePoint-Basis im Fokus. Die vielfältigen Funktionen von Intranets und Collaboration nutzen Behörden oft nicht vollumfänglich. Dabei bietet SharePoint zahlreiche Möglichkeiten, das Wissen der Mitarbeiter zu bewahren, verfügbar zu machen und redundante Wissenstätigkeiten wie doppelte Recherchen zu vermeiden. Im Showcase wird gezeigt, wie anhand einer fiktiven Behörde sich die zentrale Informationsverteilung mit dezentraler Teamarbeit in einer Plattform verbinden und die Zusammenarbeit über Projekträume und Wikis nachhaltig verbessern lässt. In einem Beispiel sucht der Mitarbeiter bestimmte Informationen. Dafür sichtet er Akten und diskutiert darüber in einem Projektraum mit seinen Kollegen. Er erarbeitet einen Referentenentwurf, überführt diesen in die E-Akte und stößt einen Genehmigungsprozess per Workflow an. Das Resultat wird der Akte wieder hinzugefügt. Außerdem wird eine neue E-Akte vorgestellt: Die Business-Applikation nscale eGov ist eine Lösung zur elektronischen Aktenführung und Sachbearbeitung. Sie ermöglicht eine digitale Ablaufsteuerung vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung bis hin zum Postausgang. …