Erschienen in:
01.04.2019 | Rechnungswesen
Grundlagen des betrieblichen Rechnungswesens
Erschienen in: Bankfachklasse | Ausgabe 4/2019
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Betriebliches Rechnungswesen
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■ Das Rechnungswesen ist ein Instrument zur Steuerung und Kontrolle von Unternehmen durch systematische rechnerische Erfassung des betrieblichen Geschehens für interne und externe Zwecke und Adressaten.
■ Es besteht aus vier Teilbereichen mit unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten.
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Vier Teilbereiche des Rechnungswesens
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Finanzbuchführung
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■ Stellt die Höhe des Vermögens und der Schulden fest,
■ zeichnet während des Geschäftsjahres alle Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte lückenlos in chronologischer und systematischer Ordnung auf,
■ erfasst alle Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres und ermittelt den Erfolg, das heißt den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres,
■ stellt nach Beendigung des Geschäftsjahres den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und-Verlust-Rechnung, Anhang) auf,
■ liefert Unterlagen für die Besteuerung des Unternehmens sowie seiner Eigentümer und
■ dient bei Rechts- und Vermögensstreitigkeiten vor Gericht als Beweismittel.
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Kosten- und Erlösrechnung
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■ Stellt die Kosten und Erlöse, das heißt die Aufwendungen und Erträge, die bei der Verfolgung des Betriebszwecks entstehen, fest,
■ ermittelt durch deren Gegenüberstellung das Betriebsergebnis,
■ verrechnet für die Kalkulation der Preise und Entgelte die Kosten verursachungsgerecht auf die Bankleistungen und
■ kontrolliert die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Leistungserstellung.
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Statistik
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■ Bereitet die Daten der Buchführung und der Kosten- und Erlösrechnung in Form von Tabellen sowie Grafiken auf und
■ errechnet aus den Daten Kennzahlen für Zeit- und Betriebsvergleiche.
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Planungsrechnung
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■ Ermittelt die Ziele für die künftige Geschäftstätigkeit und
■ liefert damit die Grundlagen für geschäftspolitische Entscheidungen.
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Externes und internes Rechnungswesen
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■ Die Finanzbuchführung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet, da ihre Informationen ebenso für Adressaten außerhalb des Unternehmens, zum Beispiel Anteilseigner, Gläubiger und Staat, bestimmt sind.
■ Die Bereiche Kosten- und Erlösrechnung, Statistik und Planungsrechnung bilden dagegen das interne Rechnungswesen, da sie ausschließlich unternehmensinternen Zwecken dienen.
■ Während das externe Rechnungswesen von Vorschriften des Handels- und Steuerrechts normiert wird, gibt es für das interne Rechnungswesen keine rechtlichen Vorgaben.
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Buchführungspflicht
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■ Gemäß § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen.
■ Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, sind nach § 241a HGB von der Verpflichtung zur Buchführung und Bilanzierung nach handelsrechtlichen Vorschriften befreit. Sie dürfen ihre Rechnungslegung auf eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) beschränken.
■ Das Steuerrecht erweitert die Buchführungspflicht durch § 141 Abgabenordnung (AO) auf gewerbliche Unternehmer, die keine Kaufleute im Sinne von § 1 HGB sind, sowie auf Land- und Forstwirte, deren Umsatz oder Gewinn 600.000 Euro beziehungsweise 60.000 Euro im Jahr übersteigt.
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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
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■ Die GoB sind in der unternehmerischen Praxis entwickelte Regeln für eine sachgerechte und allgemein anerkannte Durchführung der Buchführung.
■ Ein Großteil der Grundsätze ist in den §§ 238 und 239 HGB und in den §§ 145 und 146 AO verankert.
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Allgemeiner Grundsatz
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■ Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
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Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
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■ Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
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Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit
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■ Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
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Grundsatz der geordneten Buchung
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■ Die Buchungen und die Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen.
■ Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
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Grundsatz der Lesbarkeit der Daten
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■ Bei der Führung der Handelsbücher und der Aufzeichnung auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können.
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Aus den GoB resultieren Forderungen an die Buchführung, wie:
■ keine Buchung ohne Beleg,
■ ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege,
■ Beachtung der Aufbewahrungsfristen und
■ kein Löschen fehlerhaft gebuchter Daten, sondern Berichtigung durch Stornobuchungen.
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Verstöße gegen die GoB
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■ Sind die Verstöße nur gering, gelten die GoB in der Regel als erfüllt.
■ Haben die Verstöße einen größeren Umfang, gilt die Buchführung nicht mehr als ordnungsgemäß. Die Rechnungslegung verliert dadurch ihre Beweiskraft. Die Besteuerungsgrundlagen werden vom Finanzamt geschätzt.
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Aufbewahrung von Unterlagen
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Form und Fristen der Aufbewahrung sind in § 257 HGB und in § 147 AO geregelt.
■ Zehn Jahre aufzubewahren sind:
● Handelsbücher,
● Inventare,
● Jahresabschlüsse,
● Lageberichte,
● die Eröffnungsbilanz sowie
● Buchungsbelege.
■ Sechs Jahre aufzubewahren sind:
● empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und
● Wiedergaben von abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen.
■ Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist.
■ Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen ist eine Aufbewahrung statt im Original auch auf Bild- oder Datenträgern möglich.
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