Real Estate und Facility Management

In den letzten Jahren hat sich der Wandel hinsichtlich der Immobilienbewirtschaftung von der traditionellen Liegenschaftsverwaltung hin zu einem aktiven Immobilienmanagement bei Unternehmen und nunmehr auch bei der Öffentlichen Hand stark beschleunigt. Dieser Trend wird sich in der aktuellen Wirtschaftslage noch einmal deutlich verschärfen und zu einer Vielzahl von Maßnahmen bei Property Companies, Corporates und der öffentlichen Hand führen. In der Betrachtung der aktuellen Veränderungen in der Immobilienwirtschaft geht es schon längst nicht mehr um die interne Reorganisation, sondern vielmehr um einen tief greifenden Umbruch in der Sicht auf die eigene Ressource Immobilie.

Der Lebenszyklus einer Immobilie umfasst in seiner ganzheitlichen Betrachtungsweise mindestens fünf zu unterscheidende Bereiche. Sie grenzen sich durch den Zeitpunkt sowie den Schwerpunkt ihrer Meilensteine und folglich ihrer Zielsetzung ab. Diese Trennung ist jedoch aufgrund von Überlagerungen der Bereiche nicht klar zu ziehen, sondern ausgehend von den jeweiligen Schwerpunkten immer mit ihren Schnittstellen zu diskutieren.

Das Gesamtziel einer Beratungsleistung liegt in der Erfüllung der Kriterien eines ganzheitlichen Immobilienmanagements. Die Leistung umfasst in den Einzelschritten sowohl bei Neubauprojekten als auch bei bestehenden Immobilien Beratungsleistungen mit den Handlungsschwerpunkten

Das Immobilien-Portfoliomanagement hat die zentrale Aufgabe der Entwicklung, Fixierung und Umsetzung von Portfolio- und Immobilienstrategien. Hierzu zählen weitere unterstützende Aufgaben, die das Immobilienportfolio betreffen und die eine Anwendung z. B. der Portfoliotheorie ermöglichen. Da das Immobilien-Portfoliomanagement in Analogie zu der Wertpapieranalyse mit aktuellen Marktwerten rechnet, ist die Bestimmung und Kenntnis von Immobilien-Marktwerten eine essentielle Voraussetzung. Ein klar strukturiertes Berichtswesen ist ein Hilfsmittel, um steuernde, planende und kontrollierende Aufgaben wahrnehmen zu können. Finanzinstitute als Halter von Immobilienportfolios jeder Größe stehen häufig vor dem Problem „notleidender Immobilien“, die sie in Form von Rettungserwerben erlangt haben. Die Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines Rettungserwerbs ist ebenfalls eine Aufgabe des Portfoliomanagements. In Deutschland sind sehr unterschiedliche rechtliche Konstruktionen möglich, um Immobilien im Eigentum oder in eigentumsähnlichen Verhältnissen zu halten. Der zielgerichtete Einsatz dieser Strukturierungsmöglichkeiten im Rahmen der Definition einer Immobilienstrategie ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Der gesamte Prozess des Immobilien-Portfoliomanagements in Form der Steuerung, Planung und Kontrolle von Immobilienbeständen erfordert schließlich noch die Entwicklung und Umsetzung von Immobilienstrategien (vgl. Abb. 4.1).

Der englische Begriff „Property Management“ wird als Synonym zum operativen Objektmanagement begriffen und findet überwiegend im Kontext eines renditeorientierten operativen Immobilienmanagements Verwendung. Als Pendant wird das strategische Objektmanagement (Real Estate Asset Management) betrachtet. Abhängig vom Primärziel des Immobilienmanagements und von den Anforderungen der Immobilieneigentümer an einen Dienstleister unterscheiden sich in dieser Disziplin die Ausgestaltungsmöglichkeiten. Auf der renditeorientierten Seite stehen neben den allgemeinen kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Managementaufgaben investorenorientierte Aufgaben wie Immobilienmarketing und Vermietungsmanagement.

Immobilien-Investitionsentscheidungen ziehen hohe und langfristige Kapitalbindungen für den Investor nach sich. Die finanziellen Konsequenzen aus dem eingegangenen Engagement sind i. d. R. außerordentlich hoch. Treten die erwarteten Erträge in ihrer Höhe nicht ein, so kann unter Umständen eine Endfinanzierung der Immobilie nicht im ausreichenden Maße dargestellt werden. Die damit verbundenen wirtschaftlichen Konsequenzen für Projektentwickler, Bauträger, Investoren und Banken sind gerade in den letzten Jahren durch Insolvenzen bedeutender Projektentwickler und durch Bankensanierungen der Öffentlichkeit bewusst geworden.

Die Belange des Real Estate und Facility Managements sind auch in der Phase der Planung und Realisierung zu beachten und umzusetzen. Die Ergebnisse der Detailanalyse sind im Organisations- und Projekthandbuch einzubringen sowie in den Verträgen entsprechende Lastenhefte zu integrieren. Insbesondere die Vorgaben zur Datenstrukturierung und der Datenformate müssen in den Verträgen der fachlich Beteiligten verifiziert werden, um eine nachträgliche Aufbereitung der Informationen mit einem erhöhten Zeit- und Kostenaufwand zu vermeiden. Weiterhin gilt es diese vertraglich vereinbarten Anforderungen im Projektverlauf abzufordern und spätestens bei der Übergabe/Übernahme bzw. der Inbetriebnahme/Nutzung der Immobilie die relevanten Daten lückenlos, aktuell und im definierten Dateiformat vorliegen zu haben.

Bei der Erstellung eines Bauwerks spielen Kosten im Kontext des Facility Managements eine entscheidende Rolle. Es entstehen hohe Investitionen zur Baurealisierung und hohe Nutzungskosten für die Verwaltung und den Betrieb. Untersuchungen zeigen, dass ein Gebäude in den ersten sieben Jahren seiner Nutzung Bewirtschaftungskosten in Höhe seiner Bausumme verursachen kann. Die größten Möglichkeiten zur Reduzierung sowohl der Investitions- als auch Folgekosten, bestehen dabei ab dem Projektbeginn bis zum Ende der Planungsphase. In der Phase der Projektentwicklung sind die Beeinflussbarkeit und das Optimierungspotenzial durch die Festlegungen zum Nutzerbedarfsprogramm am höchsten. Der Einfluss nimmt jedoch mit Fortschreitung der Planung deutlich abund ist zu deren Ende fast erschöpft, wie aus Abbildung 8.1 ersichtlich wird.

Facility Management ist in der Phase der Bewirtschaftung als eine kundenorientierte ganzheitliche Managementleistung zu verstehen, die sich mit komplexen Entscheidungsgrundlagen zur optimalen Nutzung und Nutzungsanpassung von Gebäuden, deren Anlagen, Einrichtungen und Dienstleistungen, gestützt durch Informationssysteme befasst.

Das vorliegende Werk hat sich nunmehr in der 3. Auflage mit dem komplexen Thema, der Beschreibung des Real Estate und Facility Management Consultings aus der Darlegung der Definitionen, des Nutzens und der Vorgehensweise in den Einzelleistungen sowie der Einbindung von Praxisbeispielen, beschäftigt.