Springer-Autor Martin Klaffke plädiert für neue, moderne Bürokonzepte. In offenen Räumen mit verschiedenen Zonen sieht er große Chancen, um die Kommunikation und Arbeitszeitnutzung zu verbessern.
Springer Professional: Flexible Arbeitsmodelle werden für viele Arbeitnehmer bei der Jobauswahl immer wichtiger. Doch in Deutschland dominiert noch die Präsenzkultur. Wie können Arbeitgeber von flexiblen Arbeitsmodellen profitieren?
Martin Klaffke: Studien zeigen, dass die meisten Büros in Deutschland weder den Anforderungen von Wissensarbeit und Flexibilisierung noch den Wünschen vieler Beschäftigter nach Individualisierung am Arbeitsplatz entsprechen. Büromodernisierung erschöpft sich zumeist darin, die Effizienz von Gebäuden und Flächen zu steigern oder mit Loungesesseln und Tischkicker Kosmetik zu betreiben. Dabei sollte die Gestaltung auch als Kommunikationsinstrument aufgefasst und in die Personalstrategie aufgenommen werden.
Neue Bürokonzepte ermöglichen unterschiedliche Arbeitsszenarien: Wer E-Mails bearbeitet, wählt das Work Café, wer sich besonders konzentrieren muss die Workstation im Teamspace. So wird Arbeit optimaler eingesetzt. Zudem fördert der Wechsel zwischen Arbeitsräumen den Kontakt mit Kollegen, den Wissensaustausch und macht kreativer und produktiver.
Das ist eine klare Absage an das Homeoffice ...
Da sich Innovationen in der Technologiebranche vor allem durch Kollaboration und Kommunikation ergeben, spielt im Silicon Valley das in Deutschland diskutierte Homeoffice eine untergeordnete Rolle. Doch auch das Angebot von Arbeitsplatzoptionen kann das Wohlbefinden und Engagement der Beschäftigten fördern. Denn es entspricht dem Wunsch vieler Mitarbeiter nach Autonomie. Nicht zuletzt sind innovative Bürodesigns mit Erlebnis- und Wohlfühl-Charakter ein schlagkräftiges Argument, um im "War for Talent" Nachwuchskräfte zu gewinnen.
Sie schreiben in Ihrem Buch "Der Arbeitsplatz der Zukunft" der Gestaltung von Arbeitsplätzen eine wichtige Rolle für die Innovationskraft und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu. Wie sollten Bürowelten demnach gestaltet werden und warum?
In der Regel werden offenen Raumflächen in flexibel nutzbare Zonen unterteilt. Das schafft Raum für Interaktion und Rückzug und bietet vielfältige Arbeitsmöglichkeiten. Diese Zonen können fest zugeordnete Work Stations, Focus-Räume und Relax-Kabinen umfassen oder schallisolierte Telefon-Zellen.
Besonders wichtig sind informelle Räume, wie etwa Lounges, die den zufälligen Kontakt und den Austausch unter Kollegen aus unterschiedlichsten Einheiten verbessern. Auch atmosphärische und spielerische Elemente sollten nicht zu kurz kommen, um den Spaß bei der Arbeit zu fördern und das Teamklima zu stärken. Ein Patentrezept für die konkrete Ausgestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft gibt es indes nicht. Unternehmen, Abteilungen und selbst Teams unterscheiden sich in Arbeitskultur, und Aufgaben.
Das klingt nach einer schönen neuen Arbeitswelt, die nicht jedem gefällt, nach einem Großraumbüro. Und das fördert nicht per se Kommunikation und Zusammenarbeit ...
Um eine "New Office"-Konfiguration erfolgreich einzuführen, sollte das Top-Management Büros nicht nur als Effizienz-, sondern auch als Effektivitätstreiber verstehen. Natürlich müssen sich auch Verhaltensmuster, Arbeitsroutinen und Denkweisen ändern. Führungskräfte und Mitarbeiter empfinden die Aufgabe des Einzelbüros häufig als Verlust an Privatsphäre, Status und Konzentrationsfähigkeit. Wer es daher versäumt, die Belegschaft frühzeitig für das neue Bürokonzept zu mobilisieren und an der Gestaltung ihrer neuen Arbeitswelt zu beteiligen, darf sich nicht wundern, wenn die Initiative nicht überall auf fruchtbaren Boden fällt.
Bei der Mitbestimmung wird es häufig schon schwierig ...
Zugegebenermaßen kann zukunftsweisendes Bürodesign nicht völlig demokratisch sein. Aber es gibt Mitwirkungsmöglichkeiten – zum Beispiel bei der Layout- und Belegungsplanung. Gezielte Change Management-Maßnahmen können den Übergang von der alten in die neue Arbeitswelt unterstützen. Der Wandel lässt sich leichter bewerkstelligen, wenn die neue Bürowelt mit einer motivierenden Zukunftsvision von Führung und Zusammenarbeit verbunden wird.
Welche Anforderungen stellen virtuelle und divergente Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen an Führungskräfte?
Die flexible Bürophilosophie verlangt eine veränderte Form der Mitarbeiterführung und einen tiefgehenden unternehmenskulturellen Wandel. Führungskräfte sind stärker in ihren interpersonellen Rollen als Coach, Berater und Vernetzer gefordert. Sie müssen auf Ergebnisorientierung setzen, Vertrauen ins Team zeigen, Teamgeist gerade auch bei virtueller Zusammenarbeit fördern und den Teammitgliedern Orientierung bei der Selbstorganisation bieten.
Wichtig ist, die Vorteile der neuen Bürostrukturen vorzuleben, indem Vorgesetze ihr Einzelbüro aufgeben, die neuen Raumstrukturen nutzen und somit der neuen Arbeitswelt Glaubwürdigkeit verleihen. Unternehmen sind gut beraten, Führungskräften Unterstützung zu bieten, damit sie mit dem gefühlten Kontroll- und Statusverlust sowie dem neuen Rollenverständnis umgehen lernen.