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11.07.2018 | Steuerrecht | Im Fokus | Onlineartikel

Wenn der Steuerprüfer plötzlich vor der Tür steht

Autor:
Sylvia Meier

Steuerprüfungen waren schon immer unbeliebt. Und das ist keine Überraschung, bedenkt man, dass jährlich Mehrergebnisse in Milliardenhöhe erzielt werden. Ein Alptraum vieler Unternehmer ist es, wenn Finanzbeamte ohne Vorwarnung den Betrieb besuchen.

Betriebsprüfungen finden gerade in großen Unternehmen regelmäßig statt und sorgen oft für Kopfzerbrechen bei den Finanzchefs. Nicht selten beurteilt dabei der Betriebsprüfer einen Sachverhalt anders als das Rechnungswesen des Unternehmens. Und dann lässt der Steuerbescheid mit der Steuernachzahlung nicht lange auf sich warten. Laut Statistiken des Bundesfinanzministeriums (BMF) wurde allein für 2016 ein Mehrergebnis von insgesamt rund 14 Milliarden Euro in Deutschland erzielt. Umsatzsteuersonderprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen führten 2017 zu einem Mehrergebnis von 1,53 Milliarden Euro beziehungsweise von 945 Millionen Euro. Allein bei den Umsatzsteuerprüfern kam jeder Beamte im Schnitt auf 0,83 Millionen Euro Mehrergebnis pro Prüfung. 

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2017 | OriginalPaper | Buchkapitel

Grundstrukturen des Steuerrechts

Im Rahmen der konkurrierenden Gesetzgebung nach Art. 105 Abs. 2 GG hat der Bund das Recht, Steuergesetze zu erlassen, sofern ihm das Aufkommen dieser Steuern ganz oder zum Teil zusteht, oder soweit die Herstellung gleichwertiger Lebensverhältnisse oder die Wahrung der Rechts‐ oder Wirtschaftseinheit ein Bundesgesetz erforderlich machen. 


Eine Betriebsprüfung muss natürlich nicht zwingend negativ für das Unternehmen sein. Manch einem Finanzchef gelingt es, sich auf Basis einer professionellen Gesprächsgrundlage mit dem Prüfer fachlich auszutauschen und komplexe Fallgestaltungen zu besprechen. Für Großunternehmen gehören solche Betriebsprüfungen ohnehin zum Alltag. Da sie zuvor angekündigt werden, können sich die Firmen auch ausreichend darauf vorbereiten. 

Unangekündigte Prüfungen des Finanzamts

Anders sieht es aus bei der

  • Umsatzsteuernachschau,
  • Kassennachschau und
  • Lohnsteuernachschau.

Ohne Vorwarnung kann der Prüfer vor der Tür stehen und Einsicht in die Dokumente nehmen. Er ist hierbei auch nicht an Öffnungszeiten des Betriebes gebunden, was die Prüfung nicht angenehmer macht. Eine Umsatzsteuernachschau erfolgt beispielsweise häufig bei frisch gegründeten Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Abläufe auch ordnungsgemäß erfolgen und kein Umsatzsteuerbetrug begangen wird. Für manch einen Gründer ist der Schreck erst mal groß, da viele schlichtweg nicht damit rechnen, dass auch in einer frühen Phase des Unternehmens bereits ein Finanzbeamter sich für ihre Prozesse und Dokumentationen interessiert. Wehe dem, der bisher alle Belege unsortiert in eine Ablagekiste geworfen hat. Der Prüfer erwartet eine ordentliche Buchführung. 

Dass die Finanzverwaltung verstärkt auf "Überraschungsbesuche" setzt, zeigt bereits die sogenannte Kassennachschau, die seit 1. Januar 2018 durchgeführt wird. Umsatzsteuersonderprüfungen und Lohnsteueraußenprüfungen erfolgen dann, wenn dem Finanzamt Ungereimtheiten aufgefallen sind.

Auf diese Punkte müssen Unternehmer achten

Bereits Unternehmensgründer sollten sich damit vertraut machen, wann mit dem Besuch eines Steuerprüfers zu rechnen ist. Vor allem sollten sie wissen, was ein Prüfer darf und was nicht. So erfolgt die Prüfung beispielsweise in den Geschäftsräumen, nicht in den Privaträumen des Unternehmers. Es sollte außerdem selbstverständlich sein, dass der Prüfer sich ausweist, bevor er die Geschäftsräume betritt und in die Finanzunterlagen schaut. Gerade unerfahrene Chefs junger Unternehmen laufen hier Gefahr, einem Betrüger auf den Leim zu gehen.

Verhält sich der unangekündigte Prüfer korrekt, zeigt sich spätestens jetzt, wie es tatsächlich um die Ordnung des Rechnungswesens steht. Springer-Autorin Constanze Elter empfiehlt in ihrem Buchkapitel "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung" (Seite 77): 

Zwingen Sie sich zur zeitnahen Ablage. Verabschieden Sie sich vom Schuhkarton, auch tiefe Schubladen sollte es in Ihrer Ablage nicht geben. Wählen Sie kleine Ablagekörbe, damit Sie gezwungen sind, die Belege kurzfristig zu sortieren – und lassen Sie die Kästen nicht überquellen." 

Bei einer Betriebsprüfung hat das Unternehmen in der Regel mindestens zwei bis vier Wochen Zeit, die entsprechenden Aufzeichnungen herauszusuchen und bereit zulegen. Bei einer Nachschau entfällt diese Frist und schnell kann es hektisch werden. Sicher vermittelt es dem Prüfer keinen guten Eindruck, wenn Belege nicht auffindbar sind und er das Gefühl bekommt, im Chaos gelandet zu sein. Das wäre keine gute Ausgangslage für den weiteren Prüfungsprozess.

Prüfung ist nicht gleich Prüfung

Zwar handelt es sich bei einer Nachschau formal gesehen um keine Außenprüfung. Das würde sich entsprechend auf die Rechte und Pflichten des geprüften Unternehmens auswirken. Allerdings kann sich eine Nachschau schnell zu einer solchen Außenprüfung entwickeln. § 27b Abs. 3 Umsatzsteuergesetz besagt: "Wenn die bei der Umsatzsteuernachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung (§ 196 der Abgabenordnung) zu einer Außenprüfung nach § 193 der Abgabenordnung übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen." Entsprechende Regelungen gelten für die Lohnsteuernachschau und die Kassennachschau. Spätestens beim Übergang zur Außenprüfung gerät der Leiter des Rechnungswesens unter Druck. 

Ein unersetzlicher Ansprechpartner, sowohl bei Außenprüfungen als auch einer Nachschau, ist deshalb der Steuerberater. Daher gilt: Die Verantwortlichen sollten sofort zum Telefon greifen und um Hilfe bitten, wenn der Prüfer sich ankündigt oder einen Überraschungsbesuch abstattet. Der Steuerberater kann beurteilen, ob gegebenenfalls Einspruch eingelegt werden sollte, wenn im Rahmen einer Nachschau Verwaltungsakte ergehen. Ein weiterer Vorteil: Bei einer Nachschau können Unternehmer den Prüfer um einen kurzen Aufschub bitten, bis der Berater eintrifft.

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