Wie Unternehmen bei der Steuererklärung am Ball bleiben

Alle Jahre wieder steht die Steuererklärung auf der Agenda von Unternehmen. Auch wer sich dabei auf einen Steuerberater verlässt, sollte Fristen und Prozesse im Blick behalten. In größeren Betrieben kann ein Tax-CMS unterstützen.  

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"Die Unterlagen für die Steuer haben wir an die Steuerberatungskanzlei übermittelt. Damit ist das Thema für uns erst einmal erledigt." Nach diesem Motto agieren nicht wenige Unternehmen. Doch es ist wichtig, dass sich auch Betriebe klarmachen, welche Fristen für die Abgabe gelten und wie wichtig hier Sorgfalt und Pünktlichkeit ist.

Größe und Rechtsform bestimmen die Steuererklärung

Folgende Steuererklärungen sind - je nach Unternehmen und Rechtsform -erforderlich:

• Einkommensteuererklärung (Einzelunternehmer oder Personengesellschaften)
• Körperschaftsteuererklärung (Kapitalgesellschaften wie etwa GmbH oder UG)
• Erklärung zur Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags oder Zerlegungserklärung (etwa bei mehreren Betriebsstätten eines Unternehmens am Standort)
• Umsatzsteuererklärung (außer bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung)
• Erklärung zur gesonderten sowie zur gesonderten und einheitlichen Feststellung von Einkünften sowie zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (etwa bei Einzelunternehmen, die nicht unter dem Wohnsitzfinanzamt geführt werden, oder Grundstücksgesellschaften)

Fristen für die Kalenderjahre 2022 bis 2024

Wird die Steuererklärung durch den Steuerberater erstellt, gelten folgende Fristen:

Für die Steuererklärung 2023 scheint also noch viel Zeit zu verbleiben. Allerdings sind viele Steuerkanzleien erheblich überlastet. Zusatzaufgaben, wie die Schlussprüfungen der Corona-Hilfen, haben zahlreiche Aufgaben der Alltagsarbeit in den Hintergrund gerückt. Aufgrund des auch in diesem Sektor anhaltenden Fachkräftemangels bleiben diese To-dos dann häufig länger liegen. 

Unterlagen frühzeitig an Steuerberater übergeben

Daher sollten Finanzentscheider und Unternehmenslenker die Steuererklärung nicht auf die lange Bank schieben und ihrem Berater erst "kurz vor knapp" alle Unterlagen übermitteln. Ein stetiger Austausch mit der Kanzlei ist hier von Vorteil. Erfolgt etwa nach Übermittlung der Unterlagen keine Reaktion, gibt es hierfür mehrere Gründe:

• Die Kanzlei ist überlastet.
• Der zuständige Mitarbeiter ist krank.
• Die Unterlagen kamen nicht an.

Unternehmen sollten hier proaktiv nachhaken. Nur so können unnötige Schwierigkeiten durch versäumte Fristen vermieden werden und stattdessen beispielsweise rechtzeitig ein Antrag auf Fristverlängerung gestellt werden.

Übrigens: Für nicht beratene Steuerpflichtige sind die Abgabefristen sogar noch kürzer. In diesen Fällen muss beispielsweise die Steuererklärung 2023 bereits bis 2. September 2024 beim Finanzamt eingehen.

Das Tax-CMS als Unterstützung

Je nach Unternehmen ist die Einführung eines Tax-Compliance-Management Systems, kurz Tax-CMS, sinnvoll. "Es hat die Abgabe von vollständigen und richtigen Steuervoranmeldungen und Steuererklärungen sowie die Erfüllung von weiteren steuerlichen Anforderungen zum Ziel", erläutern die Springer-Autoren Matthias Hiller und Sören Hoss. Das Tax-CMS ist dabei ein auf steuerliche Pflichten bezogener Teil eines umfassenderen Compliance-Management-Systems definiert, dass für eine vollständige und zeitgerechte Erfüllung steuerlicher Pflichten sorgen soll. 

Wie das Tax-CMS hängt in der Praxis gestaltet wird, hängt unter anderem davon ab, welche Art und Umfang an Transaktionen im Unternehmen anfallen und wie diese durch die einzelnen Fachbereiche bearbeitet und beeinflusst werden. Das hierfür nötige Kontrollsystem "muss im täglichen Betrieb umgesetzt und gelebt werden", so Hiller und Hoss. Das setzt klare Verantwortlichkeiten voraus sowie die Beschreibung der Prozesse, Kontrollen und Überwachungsmaßnahmen. Die beiden Experten empfehlen zudem, auch die Kontrollergebnisse detailliert zu dokumentieren.