Mit den Lockerungen nach Ende des Lockdowns sind geschäftliche Treffen allmählich wieder ins Arbeitsleben zurückgekehrt. Wer Bewirtungskosten steuerlich geltend macht, muss jedoch alle Voraussetzungen penibel einhalten. Spätestens ab 2023 kommen auch technische Angaben hinzu.
Um Bewirtungskosten geltend zu machen, muss das Essen der Geschäftsbeziehung dienen oder zumindest eine solche anbahnen.
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Um Bewirtungskosten steuerlich abzusetzen, müssen Unternehmen gesetzlich festgelegte Formalien einhalten. Hohe Anforderungen stellen die Finanzbehörden an Bewirtungsbelege von Gaststätten. Werden diese nicht erfüllt, erkennt das Finanzamt die Rechnung insgesamt nicht an und der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug wird versagt. Dabei spielen zwei Voraussetzungen eine große Rolle: "Bewirtungsbelege müssen zwingend elektronisch erstellt sein und spätestens ab dem 1. Januar 2023 auch die entsprechenden Angaben zur verwendeten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten", erklärt Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll, Leiter der ETL Steuer Recht Berlin.
"Bereits mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz Kassengesetz, wurde der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der Kassenaufzeichnungen ab dem 1. Januar 2020 verpflichtend eingeführt. Grundsätzlich ist die TSE in zwei Varianten verfügbar, als Hardware-TSE oder Software-TSE, häufig auch Cloud-TSE genannt", führt Springer-Professional-Autorin Syliva Meier aus.
Bewirtungsaufwendungen getrennt von anderen Ausgaben buchen
Zudem müsse für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen tatsächlich ein Geschäftspartner bewirtet worden sein, heißt es bei ETL. Im Klartext: Diese muss der Geschäftsbeziehung dienen oder zumindest eine solche anbahnen. Dafür anfallende Aufwendungen für Speisen, Getränke sowie Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren sind steuerlich abziehbar, allerdings nur soweit sie angemessen sind und dann auch nur zu 70 Prozent. Der Vorsteuerabzug sei allerdings in voller Höhe zulässig.
Notwendig ist außerdem, die Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto aufzuzeichnen. Das Unternehmen muss die geschäftliche Veranlassung zeitnah nachweisen. Hierfür muss der Bewirtungsbeleg um die Teilnehmer (einschließlich Gastgeber) und den Anlass der Bewirtung ergänzt und unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen statt, ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig, der auch Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen enthält. "Der Anlass muss möglichst aussagekräftig sein. Allgemeine Angaben wie Kundenpflege, Arbeitsessen oder Informationsgespräch reichen nicht aus", betont Jurist Loll.
Wann TSE schon vor 2023 zum Einsatz kommt
Die ab dem 1. Januar 2023 nötigen Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gilt jedoch ausschließlich für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen - nicht aber für das Ausstellen von Barbelegen unter Einsatz einer elektronischen Registrierkasse, so die Berliner Kanzlei. Gastwirte, die bereits eine TSE verwenden, müssen also auch schon jetzt Belege mit TSE-Angaben ausstellen. Dies betreffe
- den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes (Bestellbeginn bis Ende des Kassiervorgangs),
- die Transaktionsnummer sowie
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.
Fehlen diese Angaben, droht bei Betriebsprüfungen in der Gastronomie Ärger mit dem Prüfer. Tauchen weitere Versäumnisse auf, kann das mitunter zur Hinzuschätzung von Umsätzen führen. Eine kleine Erleichterung: Die Zusatzangaben aus der TSE dürfen auch als QR-Code aufgedruckt sein.
"Der Bewirtende sollte bei größeren Rechnungen darauf bestehen, dass der Gastwirt - zumindest händisch - den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers auf dem Bewirtungsbeleg notiert. Anderenfalls riskiert er, dass weder der Betriebsausgabenabzug noch der Vorsteuerabzug anerkannt wird", rät Rechtsanwalt Loll.