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11.10.2019 | Steuerrecht | Im Fokus | Onlineartikel

Fallstrick Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Autor:
Sylvia Meier
2:30 Min. Lesedauer

Arbeitgeber müssen fristgerecht Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und an die Finanzverwaltung übermitteln. Für diesen Prozess gelten allerdings bestimmte Anforderungen. Dazu gehört auch die Einhaltung wichtiger Fristen.

In der Lohnbuchhaltung gehört die Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen zu einer wichtigen Aufgabe. Diese wird erstellt, wenn das Lohnkonto eines Arbeitnehmers abgeschlossen wird. Das passiert entweder

  • bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder
  • am Ende des Kalenderjahres.

Für den Fall des Ausscheidens eines Mitarbeiters erklärt Springer-Autor Sebastian Stütze erklärt in seinem Buchkapitel "Arbeitsrecht" (Seite 379): 

Der Arbeitgeber hat das Arbeitsverhältnis bis zum Beendigungszeitpunkt ordnungsgemäß abzurechnen und dem Arbeitnehmer die sich ergebenden Nettobeträge auszuzahlen. Zum Beendigungszeitpunkt hat der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beim Bundeszentralamt für Steuern durch elektronische Datenübertragung abzumelden (§ 39e Abs. 4 Satz 5 EStG) und innerhalb angemessener Zeit einen Ausdruck aus der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu überreichen."

Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen rechtzeitig erstellen 

Für alle anderen Arbeitnehmer gilt, dass die Hauptarbeit der Lohnbuchhaltung am Anfang jeden Kalenderjahres anfällt. Die Zeit ist dann meist sehr knapp, denn eine authentifizierte Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für einen Arbeitnehmer muss bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres erfolgen (§ 41b Einkommensteuergesetz und § 93c Abgabenordnnung). 

Für das Kalenderjahr 2019 müssen also die entsprechenden Daten bis zum 29. Februar 2020 übertragen werden.

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Unternehmen benötigen ein Zertifikat zur Übermittlung

Wichtig dabei ist zu beachten, dass die Übermittlung zwingend authentifiziert und nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung über die amtlich bestimmte Schnittstelle erfolgen muss. Gerade junge Unternehmen, die dies zum ersten Mal machen, benötigen zunächst ein Zertifikat, welches auf www.elster.de beantragt werden kann. Da bis zur Aktivierung des Zertifikats einige Tage vergehen können, sollten Unternehmen frühzeitig an die Beantragung denken. 

Im Zweifel lohnt es sich hier auch, den Steuerberater zu kontaktieren und sich beraten zu lassen. Denn die übermittelten Daten aus dem Lohnkonto sind ein wichtiger Nachweis für den Arbeitgeber, dass er die Lohnsteuer korrekt einbehalten hat. Zudem greifen die Finanzämter auf diese Daten zu, wenn der Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgibt, und lesen die Zahlen automatisch ein. Es liegt also im Interesse aller Beteiligter, dass der Arbeitgeber hier sorgfältig vorgeht.

Welche Daten die elektronische Lohnsteuerbescheinigung enthalten muss, erläutert ein umfangreiches Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 9. September 2019. Hierin wird unter anderem erklärt

  • Welche Pflichtangaben eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung enthalten muss
  • Was es mit den so genannten Großbuchstaben auf sich hat und welche Bedeutung diese haben,
  • welche Besonderheiten zu beachten sind (beispielsweise bei Zuschüssen, steuerfreiem Arbeitslohn, Nachzahlungen).

Muster 2020 wurde bekannt gegeben 

Wurde die elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt und übermittelt, erhält auch der Arbeitnehmer eine Information. In der Praxis wird hier meistens die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ausgedruckt mit dem Hinweis "Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen." 

Diese Information ist für den Arbeitnehmer wichtig, gerade, wenn er eine Einkommensteuererklärung abgibt. Denn anhand des Papierausdrucks kann der Arbeitnehmer später beim Erhalt des Einkommensteuerbescheids prüfen, ob alle Daten korrekt übernommen worden sind. Das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2020 wurde übrigens durch das Bundesfinanzministerium bereits bekannt gegeben.

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Praxislehrbuch Steuerrecht

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