Die Aufbewahrung bestimmter Unterlagen ist gesetzlich vorgeschrieben.
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Die sogenannten Thermobelege verblassen oft sehr früh und werden dadurch unlesbar. Problematisch ist dies vor allem hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht.
Die Abgeordnete Nicole Maisch (BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN) wollte von der Bundesregierung die Frage beantwortet haben, wie die Finanzverwaltung dem Erfordernis einer jahrelangen Aufbewahrungspflicht mit diesem Problem begegnen möchte.
In seiner Antwort (vgl. BT-Drs. 17/14821) betont der Parlamentarische Staatssekretär Hartmut Koschyk, dass es keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers oder einer bestimmten Drucktechnik für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen gibt. § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG regele lediglich, dass Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind.
Koschyk verweist auf § 147 Abs. 3 Satz 1 i.V. m. Abs. 1 Nr. 4 AO. Demnach muss eine Rechnung, die für ein Unternehmen ausgestellt wurde, zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden.
Lesbarkeit gewährleisten
Die Lesbarkeit kann gewährleistet werden, indem die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder unter den Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO auf einem Datenträger (z.B. durch Einscannen) gespeichert werden. Für Unternehmen dürfte es eine Erleichterung sein, dass die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung dann nicht mehr aufbewahrt werden muss.
Handelsrechtliche Vorgaben
Auch handelsrechtlich sind Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Eine entsprechende Regelung zu den steuerlichen Vorgaben enthält § 257 Abs. 3 HGB.
Was gilt für Privatpersonen?
Koschyk formuliert in seiner Antwort: "Entsprechendes empfiehlt sich auch für Verbraucher im Hinblick auf die Geltendmachung möglicher Gewährleistungsansprüche, soweit der Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Streitfall nicht auf andere Weise, etwa durch Zeugen, nachgewiesen werden kann.
Sofern ein Unternehmer also Kosten durch Kopien von Belegen vermeiden will, ist dies unproblematisch durch eine Speicherung der Rechnung auf einem Datenträger möglich. Aus den vorgenannten Gründen sieht die Bundesregierung daher keinen Regelungsbedarf."