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24.03.2015 | Steuerrecht | Interview | Onlineartikel

Steuerberater brauchen ein effektives Zeitmanagement

Autor:
Sylvia Meier

Im Interview stellt Werner Euskirchen fest, dass Steuerberater stark unter Druck stehen. Schließlich müssen viele Aufgaben auch im Hinblick auf Fristen koordiniert werden.

Springer für Professionals: Zeitmanagement ist ein wichtiges Thema – und zwar branchenübergreifend. Gerade in der Steuerberatung drücken gesetzliche Fristen. Wie sehr stehen Steuerberater unter Druck? Und was könnte ein effektives Zeitmanagement leisten?

Werner Euskirchen: Steuerberater stehen sehr unter Druck. Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen, sozialversicherungsrechtliche Meldungen, Jahresabschlüsse – die Fristen sind vorgegeben. Und die Steuerberater stehen dann vor der Herausforderung, die Menge der Aufgaben in der Kanzlei so zu ordnen, dass alle Fristen eingehalten werden.

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Das ist noch relativ einfach, wenn wir über periodische Aufgaben sprechen. Aber wenn Mitarbeiter noch zusätzliche Aufgaben bekommen, die unvorhergesehen eingeschoben werden müssen, dann wird es kritisch. Und es entsteht in jeder Kanzlei die Frage: Wann macht wer was? Ein effektives Zeitmanagement hilft bei dieser Aufgabenverteilung.

Gerade die Selbstanzeigenwelle am Ende des vergangenen Jahres hat viele Steuerberater überrollt. Und die Steuerberater standen unter Druck, die Selbstanzeige noch vor 2015 fertig zu stellen….

Richtig. Und ein effektives Zeitmanagement zeichnet sich natürlich auch durch eine gewisse Flexibilität aus.

Sie befassen sich sehr intensiv mit dem Thema, da Sie gerade an einem praktischen Lösungsansatz arbeiten: Einem Zeitmanagement-Tool. Wie funktioniert das? 

Das Zeitmanagement-Tool  erfasst alle Aufgaben, die eine Steuerberaterkanzlei planen muss. Die normalen Aufgaben, wie die Buchhaltung und die Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Aber eben auch die bereits angesprochenen zusätzlichen Aufgaben. Das Tool berücksichtigt auch, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist. Das Thema Urlaubsplanung ist dann kein Problem mehr – der Kanzleichef hat jederzeit den Überblick. Das Zeitmanagement-Tool hilft bei der Jahresplanung und legt offen, wann die großen „Bugwellen“ entstehen. Darauf kann man dann reagieren.

Manch ein Steuerberater sagt vielleicht, dass Zeitmanagement sich nicht lohnt…

Ja, aber dann erwidere ich: Wer glaubt, sich mit dem Thema nicht befassen zu müssen, weil zu viele Aufgaben unerwartet und plötzlich eintreffen, der steckt den Kopf in den Sand. Nach dem Motto „Es wird schon irgendwie hinhauen“. Und das geht steht mit dem Berufsstand nicht im Einklang! Würde man das den Mandanten offenbaren, würde man zugeben, dass man nicht in der Lage ist, sich selbst zu organisieren. Und das widerspricht dem Beruf!

Vergleicht man das mit einem Handwerker: Wenn dieser sich nicht organisiert, zum Beispiel zu wenig Material mitbringt oder Werkzeuge vergisst, dann fällt das einem Kunden auf.  Im Büroberuf fällt das nicht gleich auf. Aber planen ist deshalb nicht weniger wichtig.

Eine schlechte Organisation sorgt für einen schlechten Ruf?

Ja, genauso ist es. Nehmen wir an, es ist geplant, dass ein Jahresabschluss auf den 28. Februar erstellt werden muss. Der Mitarbeiter wird – wegen schlechter Organisation, aber erst 2 Tage vorher drangesetzt. Dann stellt er fest: Es fehlen Unterlagen. Und der Ansprechpartner beim Mandanten ist 2 Tage krank. Die ersten Unterlagen wurden aber schon 5 Wochen vorher abgegeben. Wie wirkt das für den Mandanten, wenn kurz vor Fristende die Kanzlei anruft und Unterlagen anfordert? Schlechtes Zeitmanagement ist geschäftsschädigend. Und das kann man durch eine gute Planung vermeiden.

Zur Person

Werner Euskirchen ist Diplom-Finanzwirt und Steuerberater. Er war viele Jahre im Kanzleigeschäft tätig und kennt die Abläufe, Probleme und Herausforderungen der Steuerberaterpraxis. Heute berät Werner Euskirchen Unternehmen insbesondere in Organisations- und Managementfragen.

Für weitere Informationen:

http://www.werner-euskirchen.de/

www.businesstimesolutions.de

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