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01.07.2019 | Transformation | Im Fokus | Onlineartikel

KMU werkeln mit Office-Paket an der Digitalisierung

Autor:
Annette Speck

Fast alle kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland arbeiten heute mit Software. Jedoch wünschen sich 56 Prozent der Mitarbeiter, dass ihre Firma Software und Technologien besser nutzt. Ein sinnvoller Appell.

Software erleichtert die tägliche Arbeit. Das bestätigen 96 Prozent der Mitarbeiter von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die der Software-Anbieter Capterra im Rahmen einer Umfrage zu den Digitalisierungstrends in deutschen KMU 2018 online befragt hat. Allerdings sagen 35 Prozent der 401 befragten Mitarbeiter aus KMU auch, dass sie ihre Firma nicht wirklich als digitalisiert bezeichnen würden.

Die Bereiche, für die KMU am häufigsten Software im Einsatz haben, sind Datenspeicherung und -übertragung, Kunden-, Projekt- und Personalmanagement sowie Kommunikation. Fast zwei Drittel der Befragten geben an, mit vorinstallierter Software (33,9 Prozent) oder einer Kombination aus vorinstallierter und cloudbasierter Software (29,7 Prozent) zu arbeiten. 14 Prozent nutzen allein unternehmensinterne Programme. Lediglich fünf Prozent setzen allein auf Cloud Software; den Capterra-Experten zufolge wegen Sicherheitsbedenken. 

In anderen europäischen Ländern würden KMU mehr in Cloud-Technologien investieren. Beispielsweise weil sie leistungsstarke IT-Kapazitäten zu geringeren Kosten pro Nutzer böten und für Digitalisierungstrends wie künstliche Intelligenz eine Voraussetzung seien. Ein großer Vorteil von Cloud Software ist zudem das ortsunabhängige Arbeiten, auch mit eigenen Geräten. Dies wird im Zuge von New Work und einer globalisierten Welt, in der sich Unternehmen mit ihren Kunden, Businesspartnern und anderen Stakeholdern vernetzen müssen, immer wichtiger.

Nur jeder Zweite erhält Software-Schulung

Doch welche Programme werden in kleinen und mittleren Unternehmen nun am häufigsten verwendet? Klarer Spitzenreiter ist das Office-Paket mit seinem Tabellentool Excel. Deutlich dahinter folgen SAP, Adobe, Skype und Datev. Für die verwendete Software erhielt indessen ein Viertel der Befragten gar keine Schulung und ein weiteres Viertel empfand das erhaltene Training als nicht ausreichend.

Auch die berufliche Verwendung von Smartphone-Apps wurde erfragt. 63 Prozent verneinen eine Nutzung, gut ein Drittel hat hingegen ein bis fünf Apps auf dem Smartphone, die für den Job genutzt werden. Dabei liegt WhatsApp mit einigem Abstand vor Outlook und Office.

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KMU im digitalen Wandel

Ergebnisse empirischer Studien zu Arbeit, Führung und Organisation

Dominic Lindner zeigt in diesem essential die Ergebnisse von wissenschaftlichen Studien zur Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit wissensintensiven Dienstleistungen unter Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen dieser Unternehmen.


Geringere Budgets aber große Aufgaben

Die Umfrageergebnisse belegen, dass sich KMU bei der Digitalisierung überwiegend auf langjährig bewährte Tools verlassen. Denn sie müssen den digitalen Wandel mit ganz anderen Voraussetzungen stemmen als Großunternehmen, wie Dominic Lindner und Christian Leyh in ihrer in der Fachzeitschrift HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik veröffentlichten Analyse "Digitalisierung von KMU – Fragestellungen, Handlungsempfehlungen sowie Implikationen für IT-Organisation und IT-Servicemanagement" betonen. So sind in kleinen und mittleren Firmen Entscheidungswege zwar meist kürzer, aber die Budgets geringer und die Prozess- und IT-Landschaft weniger komplex als in großen Firmen. Zentrale, weniger moderne IT-Ausstattungen seien nicht für die Anwendung von Big Data, Industrie 4.0-Szenarien oder die global verteilte Arbeit ausgerichtet. "Somit ist für die Digitalisierung oft eine Reorganisation der internen IT-Ausstattung und -Ausgestaltung im Kontext kleiner Budgets der KMU notwendig", schreiben die Springer-Autoren auf Seite 415.

Doch umfassende Veränderungen der Hard- und Software bergen neben den avisierten Chancen auch Risiken. Beispielsweise reagieren Mitarbeiter verunsichert auf neue IT-Tools, wodurch die Effizienz sinken kann. Zudem fürchten Unternehmen Fehlinvestitionen, Kostenrisiken, Datensicherheitsprobleme, aber auch fehlendes Know-how und zu wenige personelle Ressourcen sowie Überforderung durch die neuen Möglichkeiten.

Den Wandel pragmatisch angehen

Lindner und Leyh haben in ihrer Analyse Themencluster zur Digitalisierung in KMU gebildet und für jedes Cluster Handlungsempfehlungen erstellt (Seite 408 ff.):

Digitalisierung von KMU

Themencluster

Handlungsempfehlungen

Industrie 4.0 und Automatisierung

  • Informationen sammeln auf Messen, Events und in Testlabs
  • Vollständige Automatisierung für KMU oft nicht sinnvoll, lieber Teilautomatisierung mit Softwareunterstützung

Big Data

  • Datenquellen ausfindig machen und Daten auswerten
  • Erste Big Data-Analysen mit Excel möglich, im weiteren Verlauf kann teure Software durch Gratis-Testversionen ausprobiert werden
  • Suche nach Partnern / Zulieferern, mit denen sich Daten, Fachkräfte, ggf. teure Software gemeinsam nutzen lassen

Arbeit, Führung, Agilität

  • Etablierung mobiler Hard- und Software für Arbeit 4.0
  • Kurze Entscheidungswege und wenig komplexe Prozesslandschaften nutzen, um Mitarbeitern Freiheit in der Arbeitsausführung zu geben (Mitarbeiterzufriedenheit)
  • Erhalt der KMU-typischen Agilität durch Etablierung agiler Methoden und schlanker Prozesse

Geschäftsmodelle und Innovation

  • Kooperation mit anderen KMU (Aufwände verteilen, auf zusätzliches Wissen und Ressourcen zugreifen)
  • Iterative Erprobung von Geschäftsmodellen mittels agiler Methoden (Scrum/Lean Startup), um Fehlinvestitionen schnell zu erkennen
  • Innovationsgenerierung durch Kundenaufträge (F&E wird vom Kunden bezahlt)

Globalisierung

  • Virtuelle Zusammenarbeit durch: Web- und Videokonferenzsysteme, Tools für gemeinsamen Zugriff auf Dokumente, E-Mails und Chatsysteme, virtuelle Whiteboards und Aufgabenplanungstools

Cloud Computing

  • Im Vorfeld prüfen von Internetgeschwindigkeit und Datenschutz
  • Wahl eines vertrauenswürdigen Cloud-Providers, um Kosten und Risiken zu minimieren
  • Skalierung der IT ist auch ohne zusätzliche Fachkräfte möglich

Um pragmatische Lösungsansätze für den digitalen Wandel zu entwickeln, die zu ihrer Ressourcenausstattung und zu ihrer Firmenkultur passen, empfiehlt Uwe Fischer kleinen und mittelständischen Firmen das Vier-Phasen-Modell Enterprise Transformation Cycle (ETC). Dabei würden alle strategischen und operativen Aspekte von Unternehmen berücksichtigt, die Auswirkungen auf eine nachhaltig erfolgreiche Transformation haben. In dem Beitrag "Die digitale Transformation in kleinen und mittelständischen Unternehmen mithilfe des Enterprise Transformation Cycle meistern" erläutert er die einzelnen Phasen von Envision (Ziel) über Engage (Rollen und Verantwortlichkeiten) und Transform (Umsetzung) bis zu Optimize (Controlling). 

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