Der Umstieg von bestehenden SAP-ERP-Systemen auf die aktuelle S/4Hana-Plattform beschäftigt im Mittelstand nach wie vor viele Unternehmen. Die Praxis zeigt: Oft ist eine sorgfältige Vorstudie entscheidend für den nachhaltigen Erfolg bei der Transformation.
ERP-Transformation: Alle Geschäftsbereiche sollten in die Planung einbezogen werden, sodass ihre Anforderungen in die entsprechende Roadmap einfließen können.
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Beim Wechsel auf die neue Plattform ist es entscheidend, sich sorgfältig auf die Transformation vorzubereiten und eine belastbare Roadmap für den Umstieg auf Basis eines sinnvollen Scopings zu entwerfen. Als Mittel der Wahl empfiehlt sich hier eine fokussierte Vorstudie, welche die benötigten Geschäftsprozesse und die IT-Infrastruktur genau analysiert, Innovationspotenziale aufzeigt, Abhängigkeiten berücksichtigt und konkrete Handlungsempfehlungen für die geplante Transformation aufzeigt. Mit diesem Ansatz schaffen Unternehmen Klarheit im Hinblick auf die strategischen Ziele ihrer Transformation und die ideale Vorgehensweise, um diese effizient zu erreichen.
Um eine schlüssige Vision für die gesamte Transformation zu entwickeln, ist das Commitment des Top-Managements unverzichtbar. Dafür gilt es, Führungskräften zunächst die Auswirkungen der Transformation auf IT und Geschäftsbereiche zu veranschaulichen und ein allgemeines Verständnis für die größeren Zusammenhänge des Umstiegs zu schaffen. Erst dann können eine funktionale Abgrenzung sowie die Bewertung der Auswirkungen auf individuelle Prozesse erfolgen, die in entsprechende strategische Program Guardrails münden. Es ist wichtig, dass Unternehmen für diese Schritte Personen mit verschiedenen professionellen Hintergründen zusammenbringen. Um alle relevanten Perspektiven in die Planung einfließen lassen zu können, wird zum Beispiel das Top-Management als Sponsor für die Transformation benötigt. Darüber hinaus braucht es dezidierte Enterprise-Resource-Planning-Experten (ERP), Fachleute für die Geschäftsprozesse, erfahrene ERP-Anwender und die Führungskräfte der Bereiche, die transformiert werden.
Um die Ziele und Bedürfnisse der einzelnen Unternehmensbereiche in der Transformation reflektieren zu können, müssen einerseits die übergeordneten Transformationsziele und Visionen für jeden relevanten Bereich heruntergebrochen und klar definiert werden. Andererseits sollten alle Geschäftsbereiche in die Planung einbezogen werden, sodass ihre Anforderungen in die Roadmap einfließen können. Ab diesem Punkt gilt es zudem, die Geschäftsprozessverantwortlichen aus verschiedenen Bereichen der Organisation einzubinden und die Vision jeder einzelnen Abteilung mit den übergeordneten Transformationszielen abzustimmen. Neben den abteilungsbezogenen Bedürfnissen werden in der Roadmap auch erforderliche technische, lokale oder rechtliche Anpassungen in die Lösungs- und Programmplanung einbezogen. Das Ziel: eine durchgängige Geschäftsprozessarchitektur, die auch vor dem Hintergrund zukünftiger Marktanforderungen in einem modernen und skalierbaren ERP-System abgebildet wird.
Prozessarchitektur dient als digitales Rückgrat
Um den Umfang der relevanten Geschäftsprozesse für die Transformation und deren Innovationspotenzial richtig zu bewerten, arbeiten Prozess- und Enterprise-Resource-Planning-Experten am besten mit Referenzprozessen, S/4Hana-Best-Practices sowie Anwendungsfällen aus der jeweiligen Branche und veranschaulichen dies nach Bedarf in einem entsprechenden Demosystem. Aus allen zusammengetragenen Informationen wird eine Heatmap für Geschäftsprozesse aufgebaut. Diese hilft dabei, die Prozessänderungen in drei Kategorien zu unterteilen: migrieren, anpassen, innovieren. Hieraus entsteht ein Scope für eine Prozessarchitektur, die als zukunftsfähiges digitales Rückgrat dient.
Neben Prozessumfang und Roadmap geht eine Vorstudie auch auf Aspekte wie Vereinfachung, Standardisierung und Harmonisierung von Aufbau- und Ablauforganisation ein. Ergänzt wird eine Vorstudie um bereichsübergreifende Themen wie die Handhabung von benutzerdefiniertem Code, die Migrationsstrategie für vorhandene Daten und das UI-Konzept. Die Vorstudie markiert den Zeitpunkt, um die angestrebten Veränderungen und ihre Auswirkungen klar zu definieren und zu bewerten. Das Ergebnis ist ebenfalls die Grundlage für einen ersten Change-Management-Plan, durch den alle relevanten Stakeholder während der Transformation einbezogen werden und ein reibungsloser Übergang bei der Einführung des neuen ERP-Systems unterstützt wird.
