HR-Abteilungen sind noch nicht 4.0

Wie ist es um die Digitalisierung im Human Resources Management bestellt? Wo stehen Unternehmen bei der strategischen Nutzung von Personaldaten und bei der Automatisierung von HR-Prozessen? Die "HR-Studie 2020" liefert Antworten.

Gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg hat Forcont 117 Personalverantwortliche und Manager in deutschen Unternehmen befragt. Die Ergebnisse der HR-Studie 2020 zeigen: Herausforderung Nummer eins ist nach wie vor der Fachkräftemangel. Für 34 Prozent der Befragten zählt das Gewinnen von qualifiziertem Personal zu den drängendsten Aufgaben – dicht gefolgt von der Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33 Prozent). 

Wichtige strategische Aufgaben kommen im HR-Alltag jedoch oft zu kurz. So wünschen sich 64 Prozent mehr Zeit für die Personalentwicklung. Auch der Netzwerkpflege und dem Employer Branding (61 beziehungsweise 46 Prozent) würden sich viele gern intensiver widmen. Die Zeitnot geht oft mit einem hohen Administrationsaufwand einher: In 37 Prozent der HR-Abteilungen fließt viel Zeit in die Verwaltung und die Datenpflege.

Digitaler Reifegrad in Personalabteilungen noch ausbaufähig

Der strategischen Bedeutung der digitalen Transformation ist sich die große Mehrheit der Befragten bewusst. Die meisten Unternehmen (58 Prozent) haben inzwischen begonnen, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. Der HR-Bereich wurde bei der Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt – trotz seiner wichtigen Schnittstellenfunktion nach innen wie außen. Durch die Corona-Krise ist deutlicher geworden denn je: Der HR-Bereich kann – und muss – einen wesentlichen Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten. Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet. 37 Prozent sehen sich bereits auf einem guten Weg. Und mehr als der Hälfte (51 Prozent) ist es immerhin gelungen, ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen – während bei der Umsetzung noch Verbesserungspotenzial besteht.

Qualität der jeweiligen HR-Prozesse erhöhen

Welche Ziele stehen bei der Automatisierung im Vordergrund? Am häufigsten (75 Prozent) wollen Unternehmen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern. Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 Prozent). Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 Prozent). 

Zudem sind mangelndes Budget, ein nicht überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements (jeweils 38 Prozent) Faktoren, die sich hemmend auswirken. Auf der Liste der Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen Prozesse automatisiert haben, stehen die Personalverwaltung (64 Prozent), die Personalbeschaffung (62 Prozent) und die Personalbeurteilung (54 Prozent) ganz oben.

Hürden für die HR-Datenanalyse

Zur Digitalisierung des HR-Bereichs gehört auch, Mitarbeiterdaten sinnvoll zu erheben und auszuwerten. Mit deskriptiven Datenanalysen lassen sich Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen. Darüber hinaus bieten sie – prädiktiv eingesetzt – eine evidenzbasierte Grundlage für Entscheidungen. Obwohl sich mehr und mehr Personaler um datengestützte Entscheidungen bemühen, ist das Potenzial längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden. 

78 Prozent nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für 40 Prozent ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus IT-Systemen nur schwer weiterverwenden lassen. 15 Prozent können erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen. Auch an der Auswertung hapert es. Fast zwei Drittel (63 Prozent) vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. 51 Prozent der HR-Abteilungen haben zu wenig Zeit für Data-Analytics-Projekte. Zudem fehlen wichtige Kompetenzen: Laut 41 Prozent reicht das statistische Know-how der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 Prozent sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen.

Digitale Aktenführung auf dem Vormarsch

Auf dem Gebiet der Personalverwaltung sind Unternehmen bereits weiter: 48 Prozent der Befragten haben ihre Mitarbeiterakten mit einer entsprechenden Lösung digitalisiert – entweder vollständig oder ausgewählte Aktenbestandteile. In dieser Gruppe ziehen fast zwei Drittel (64 Prozent) eine positive Bilanz. Das Thema Cloud Computing ist hingegen noch wenig verbreitet. Nur 36 Prozent nutzen ein oder mehrere HR-Tools als Software-as-a-Service. Für diese hat sich der Schritt in die Cloud allerdings fast immer gelohnt: 82 Prozent blicken zufrieden auf ihre Entscheidung zurück.

Was Personaler bei der Digitalisierung vorantreiben müssen

HR steht am Scheideweg: Es bieten sich neue Möglichkeiten, den Stellenwert der Personalarbeit im Unternehmen wesentlich zu erhöhen. Personaler müssen heute viel mehr sein als Buchhalter und Verwalter – nämlich Strategen, Enabler, Change Manager. Die Voraussetzungen, um diese Potenziale zu nutzen, gilt es jedoch erst zu schaffen. Die Digitalisierung fungiert als Katalysator für die Transformation des HR-Bereichs im Ganzen. Dabei müssen Personalmanager gewisse Hürden überwinden – von Skepsis der Geschäftsführung über Zeitnot bis hin zu Stolpersteinen bei der Umsetzung.