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26.02.2021 | Unternehmensorganisation | Gastbeitrag | Onlineartikel

In fünf Schritten zum Social Intranet

Autor:
Jan Marius Marquardt
3:30 Min. Lesedauer

In Zeiten verstärkter Homeoffice-Arbeit ist die Interne Kommunikation ein Schlüsselfaktor. Ein Tool, das diese ankurbelt, ist das Social Intranet. Experte Jan Marius Marquardt erklärt, welche Schritte notwendig sind, um ein Next-Generation-Intranet umzusetzen.
 

Social Intranets ermöglichen nicht nur die Top-Down-Kommunikation, sondern einen ganzheitlichen Austausch. Sie führen direkte Feedback-Kanäle ein, die die Kommunikation auf allen Ebenen fördert. Um die Interne Kommunikation und die Zusammenarbeit langfristig zu verbessern, braucht es aber mehr als nur die Anschaffung einer Social-Intranet-Software. Denn diese allein führt nicht zum Erfolg.

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Social Intranets als Grundlage für die interne Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit

Effektive Zusammenarbeit ist in der heutigen Zeit für erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar. Besonders für international tätige Unternehmen kann ein Social Intranet die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen sowie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern vereinfachen.

1. Social-Intranets mit Plan, Zielen und KPIs einführen

Um mit der Einführung eines neuen Tools gezielt Mehrwert für das Unternehmen zu generieren, benötigt es eine klare Strategie. Social Intranets werden oft eingesetzt, um Nutzungsraten zu verbessern. Deshalb sollten sich Unternehmen folgende Fragen vorab stellen: 

  • Wie sieht der Ist-Zustand aus? 
  • Welchen Zeitraum planen wir für die Umsetzung des Projekts ein? 
  • Welche Ziele und KPIs wollen wir erfüllen? 
  • Wer ist für welche Projektbereiche zuständig? 

Diese Beispiele zeigen, dass es einer guten Vorbereitung bedarf, bevor das Social Intranet eingeführt wird. Gerade das Feedback der Teams sollte nicht außer Acht gelassen werden. Durch Abstimmungen und Umfragen können sie von Anfang an in die Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden.

2. Der Social-Intranet-Anbieter-Vergleich

Sobald die Strategie steht, kann es an die Tool-Übersicht gehen. Inzwischen gibt es zwar eine große Auswahl an Lösungen, aber längst nicht alle sind für Unternehmen einer bestimmten Größe mit allen rechtlichen und innerbetrieblichen Anforderungen geeignet. Gerade in Europa haben sich in den vergangenen Jahren die weltweit führenden Anbieter entwickelt. Bei der Wahl ist es wichtig, die Ziele, die das neue Tool erfüllen soll, im Kopf zu behalten. Bei einem Fokus auf hohe Nutzungsraten ist vor allem auf eine gute Usability des Tools zu achten. Anhand dessen kann dann die passende Software ausgewählt werden. Oft sind die Verbesserung der  Internen Kommunikation und mehr Transparenz das oberste Ziel.  

3. Onboarding in das Social Intranet 

Der Erfolg der Internen Kommunikation steht und fällt mit der Nutzung des Tools. Deshalb ist es von immenser Bedeutung alle Mitarbeitenden von Beginn an mit einzubeziehen. Neben einem benutzerfreundlichen Design ist es ratsam, die Einführung eines solchen Tools kommunikativ zu begleiten. Ein Projektteam kann frühestmöglich erste Einblicke geben, Schulungen für alle,  insbesondere auch Führungskräfte, können veranstaltet und während der Nutzung eine Hilfe-Community eingerichtet werden. So werden Mitarbeitenden im Innen- und Außendienst bestmöglich abgeholt. Außerdem wird der Austausch untereinander von Beginn an gefördert und alle Kollegen können direkt anfangen damit zu arbeiten. 

4. Social Intranet für Innen- und Außendienst

Ein Punkt, der nicht vergessen werden darf, ist der mobile Zugriff auf das Social Intranet. Denn so können sich Mitarbeitende unabhängig ihres Aufenthaltsortes – im Büro oder Außendienst – unkompliziert vernetzen. Der aktive Austausch über eine App stärkt die Nähe zum Unternehmen, da Probleme und Aufgaben gelöst werden und in Echtzeit kommuniziert wird. Insbesondere Mitarbeiter im Außendienst schätzen solch eine App und ihre Vorteile.

5.  Monitoring und Evaluation

Mit dem Start des neuen Tools prüft das verantwortliche Projektteam, wie das Social Intranet angenommen wird und etabliert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Analytics Tools helfen bei der Evaluation, um Klarheit zu schaffen. Zusätzliche Gruppen und Communities schaffen beispielsweise eine noch effizientere, zielgerichtetere Kommunikation. All dies gilt es zu prüfen und im Anschluss können entsprechend Anpassungen getätigt werden, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten und das bestmögliche aus dem Tool heraus zu holen. Zu den positiven Entwicklungen gehört es, wenn Teams sich intensiver austauschen, sich der Wissenstransfer verbessert und Beschäftigte eine aktiven Rolle in internen Kommunikationsprozessen einnehmen, die bisher kaum Erfahrungen mit sozialen Medien gemacht haben.

Fazit: Transparenz schafft Zusammenhalt

Ein Social Intranet zu implementieren ist komplex. Denn Ziel ist nicht nur die Informationsbeschaffung, sondern auch Dialog, Wissensaustausch und die effektive Kollaboration unter den Beschäftigten zu steigern. Die Schritte ermöglichen das Thema ganzheitlich anzugehen. Transparenz im gesamten Prozess fördert eine flache Hierarchie und stärkt so das Wir-Gefühl. Die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden, insbesondere aber der Führungskräfte, ist zielführend, um einen reibungslosen Übergang zu schaffen. Damit ist ein wichtiger Grundstein gelegt, der über den Austausch hinaus, vielmehr noch zur Unternehmenszufriedenheit und -zugehörigkeit beiträgt. 

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