Digitales Dokumentenmanagement verbessert die Zusammenarbeit

Dokumente sind wichtige Geschäftstreiber und entscheiden mit über den unternehmerischen Erfolg. Dennoch befassen sich Führungskräfte wenig mit digitalen Dokumentenmanagement-Tools. Der Trend zum mobilen Arbeiten zeigt: Es ist höchste Zeit.
 

Laut einer aktuellen Templafy-Studie befürchten vier von zehn Mitarbeitern, dass die Zusammenarbeit mit Kollegen im hybriden Arbeitsumfeld erschwert wird und jeder Dritte erwartet negative Auswirkungen auf die eigene Produktivität. Gerade in der Dokumentenerstellung offenbaren sich vielerorts Defizite beim mobilen Arbeiten. Zu viele digitale Tools werden implementiert, Dateien und Dokumente liegen über verschiedene Ablageorte verstreut, es entsteht Versionschaos und Doppelarbeit. 

Dadurch leidet nicht nur die Effizienz des gesamten Unternehmens – auch Mitarbeiter sind zunehmend genervt. Der Kollegin mal eben auf die Schulter zu tippen und nach der neuesten Vertragsvorlage zu fragen ist nur noch bedingt möglich. Stattdessen überwiegen lange Wartezeiten auf Slack-Nachrichten oder E-Mails. Die Alternative: zeitintensive und mühsame Eigenrecherche. Der Prozess der Dokumenterstellung bedarf einer digitalen Reformation. 

Durch Content Enablement werden Dokumente zu Geschäftstreibern

Jeder Mitarbeiter erstellt monatlich im Schnitt 850 Business-Dokumente, inklusive E-Mails. Und das aus gutem Grund: Sie sind ausschlaggebend für den Geschäftserfolg. Ohne stichfesten Vertragsentwurf gibt es beispielsweise keinen Vertragsabschluss, ohne aussagekräftiges Pitch-Deck kommt es zu keiner Finanzierungsrunde. Damit diese Dokumente fehlerfrei, aussagekräftig und effizient erstellt werden können, schaffen Unternehmen vermehrt digitale Helferlein an. 

Cloud-basierte Content-Enablement-Plattformen stellen Mitarbeitern die aktuellsten Unternehmensinhalte genau dann zur Verfügung, wenn diese benötigt werden und das in den bereits genutzten Anwendungen, zum Beispiel über Schnittstellen zu Microsoft Office, Google Workspace oder Salesforce. Verantwortlich für die Verteilung dieser Inhalte sind übergreifende Teams. Per Knopfdruck spielen die zuständigen Abteilungen neue Logos, Textbausteine oder Signaturen unternehmensweit den gewünschten Mitarbeitenden zu. Die Effizienz der Zusammenarbeit wird erhöht, lästige Anwendungswechsel und Prozessbrüche gehören der Vergangenheit an. 

Tools, welche die Dokumenterstellung zunehmend automatisieren, minimieren zudem legale Risiken. Verträge mit fehlerhaften Informationen oder veralteten Haftungsausschlüssen haben im Ernstfall vor Gericht keinen Bestand und können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Mit zentral-verwalteten Informationen schaffen Unternehmen Gatekeeper und nehmen zugleich Druck von den Schultern ihrer Mitarbeiter. Denn: Compliance und Branding liegt nicht mehr allein in ihrer Hand. Stattdessen können Sie sich fachlich wertvollen Aufgaben widmen, wie der inhaltlichen Aufbereitung und Individualisierung der Dokumente.

Lebenszyklus von Dokumenten verlängern

Auch nach dem Fertigstellen eines Dokuments sind Verbesserungspotenziale nicht ausgeschöpft. Ein Strategiepapier ist an den Kunden verschickt – und nun? Das Empfinden der Empfänger bleibt oft eine große Unbekannte. Das reicht von der Ungewissheit, wann und ob das Dokument vom Empfänger tatsächlich angesehen wird, bis hin zu Unsicherheiten, welche Aufmerksamkeit die einzelnen Dokumentinhalte bekommen. Erhalten die für die gewünschte Aussage elementaren Grafiken die notwendige Lesezeit?

Intelligente Analyse-Tools bieten datenbasierte Einblicke, die auf die Wirksamkeit eines Dokuments schließen lassen. Der Nutzer erhält hilfreiche Informationen wie die Öffnungsrate von Dokumenten, die Verweildauer des Lesers auf einzelnen Inhalten oder die Klick-Rate von integrierten Links. Wird eine bedeutende Grafik übergangen, so kann beispielsweise das Design oder die Positionierung im Dokument angepasst werden. Wird ein langer Textabschnitt in Windeseile überflogen, kann dieser im nächsten Schritt gekürzt oder in Stichpunkten aufgelistet werden. Durch diese Analyse-Funktion können Dokumente kontinuierlich optimiert werden. Letztlich erhöhen sich so die Chancen, die Ziele des jeweiligen Dokuments zu erreichen: Vertragsabschluss, Neukundenakquise oder Budgetfreigabe. 

Intelligente Tools und gezieltes Geschäftsprozessmanagement können dabei helfen, das hybrides Arbeitsmodell langfristig tragbar und vor allem erfolgreich zu gestalten. Mitarbeiter und Unternehmensinhalte werden optimal miteinander vernetzt und die Effizienz sowie die Einhaltung von Compliance- und Branding-Richtlinien gefördert. Damit schaffen Technologien für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten den Grundstein für mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit  – intern und mit Kunden.