Wie digitale Tools Planungsprozesse effizienter gestalten

Die klassische Unternehmensplanung ist meist langwierig, komplex und mit aufwendigen Kontrollen verbunden. Im Management sorgt das häufig für große Unzufriedenheit. Dabei bietet die Digitalisierung Wege, Prozesse schlanker zu machen, effizientere Workflows zu etablieren und mit geringerem Zeitaufwand Daten auszuwerten. Doch die Planungsprozesse werden in vielen Firmen noch vielfach mit großem Aufwand in Excel erstellt. Allein das Sammeln der benötigten Daten ist für die Mitarbeiter mühsam und nicht selten werden Daten doppelt oder auch gar nicht erfasst. Die Kontrolle und anschließende Korrektur  nimmt zusätzlich viel Zeit in Anspruch. Ist das noch zeitgemäß?

Eine Analyse des Beratungsunternehmens Barc in der DACH-Region zeigt, dass rund die Hälfte der befragten Studienteilnehmer mit dem Planungsprozess nicht zufrieden sind. Dabei hadern sie nicht mit den inhaltlichen Ergebnissen, sondern mit den Abläufen. Der Inhalt stimmt, doch die Effizienz reicht nicht mehr aus.

Effizienzsteigerung ist vielfach nötig

Laut der Barc-Studie sehen 96 Prozent der befragten Unternehmen Maßnahmen für die Effizienzsteigerung als erforderlich an. Und bereits 80 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten heute schon aktiv an entsprechenden Initiativen oder sind gerade dabei, diese auf den Weg zu bringen. Die meisten Maßnahmen zur Effizienzsteigerung sind bereits in der Umsetzung. 

Dennoch reicht eine technologische Modernisierung der Planung alleine nicht aus. Unternehmen müssen laut Barc drei Facetten gleichermaßen optimieren:

• Technologie,
• Organisation und
• Fachlichkeit.

Excel bleibt im Controlling nach wie vor ein beliebtes Instrument. Doch die Tabellenkalkulation bringt auch manch einen Bearbeiter an seine Grenzen: Was, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eine Tabelle bearbeiten und speichern möchten? Fast die Hälfte der befragten Unternehmen baut hierbei laut Barc bereits auf professionelle Planungssoftware. "Eine treiberbasierte Planung, Top-Down-Orientierung, stärkere Automatisierung durch Predictive Planning oder eine gute Integration der Planung muss auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt implementiert werden. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für mehr Effizienz und höhere Effektivität in Ihrer Planung."

Ein Beispiel aus der Praxis

Diese Auffassung scheint auch in Deutschland Fuß zu fassen, denn immer mehr Firmen lösen sich vom Bottom-up-Planungsprozess. Ein Praxisbeispiel stellen Katharina Hagl, Stephan Pierer von Esch und David Schwalb in ihrem Beitrag "Planen mit werttreiberbasierten Simulationen" in der Zeitschrift Controlling & Management Review vor: "Auch die Siemens Division Digital Factory hat sich zum Ziel gesetzt, den Planungsprozess deutlich zu vereinfachen, um Effizienz, Qualität und Flexibilität sowie die Verzahnung von langfristiger Strategie und operativer Steuerung zu verbessern." Bei Siemens erfolgte die Planung, wie in vielen anderen Unternehmen auch, hauptsächlich über Excel. Jede Geschäftseinheit erstellte individuell die Einzelplanung. Die Überführung dieser Einzelplanungen in eine Gesamtplanung war nahezu unmöglich. 

2015 wurde dann mit dem Startschuss eines Pilotprojekts erste Schritte zur Verbesserung des Planungsprozess eingeleitet. Mindmaps wurden erstellt und eine neue Softwarelösung von Valsight implementiert. Zentraler Kern der neuen Planung ist es, in Szenarien zu denken: "Jetzt bildet ein durchgängiges Modell die zentrale Mechanik und Wirkungszusammenhänge der Division ab und ermöglicht flexible und konsistente Simulationen." Ein Ansatz, den laut einer weiteren Barc-Studie "The Planning Survey 18" auch andere Unternehmen für vielversprechend halten. Aktuell sind demnach die wichtigsten Trendthemen in der Unternehmensplanung:

• Predictive Planning (50 Prozent),
• Integration der strategischen mit der operativen Planung (44 Prozent) sowie
• Simulation und Szenarioanalyse (44 Prozent).

Middle-up- statt Bottom-up-Prozess

Die Autoren stellen fest, dass treiberbasierte Simulationen in Kombination mit einem Middle-up-Ansatz im Planungsprozess die Effizienz, die Qualität und die Flexibilität der Planung erheblich verbessern können. Allerdings betonen sie auch, dass hierfür ein nicht zu unterschätzender Kulturwandel innerhalb der Organisation notwendig ist. Auch die Autoren stellen also – wie die Barc-Studie – fest, dass eine Optimierung der Planung nur gelingt, wenn sowohl Technologie, Organisation und die Fachlichkeit darauf abgestimmt werden.