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11.01.2022 | Unternehmensprozesse | Infografik | Onlineartikel

Dokumenten-Odyssee frisst zu viele Ressourcen

Autor:
Andrea Amerland
1:30 Min. Lesedauer

Auf der Suche nach Dokumenten verlieren Beschäftigte in Deutschland viel Zeit, hat eine Studie ermittelt. Das kostet Unternehmen Geld und schadet der Mitarbeitermotivation. Derweil hoffen die Arbeitnehmer auf Erleichterungen durch KI-Lösungen.

Mal auf dem Laufwerk, mal in der Cloud oder als E-Mail-Anhang: Dokumente befinden sich in Unternehmen an unterschiedlichsten Ablageorten. Haben Beschäftigte gefunden, was sie brauchen, fehlen ihnen mitunter die Zugriffsrechte. Als Ergebnis dieser Odyssee verlieren 25 Prozent der Beschäftigten einen ganzen Arbeitstag pro Woche. 

Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie im Auftrag der Digital-Intelligence-Plattform ABBYY, für die im September und Oktober 2021 rund 5.000 Angestellten aus den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland und Japan in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt wurden.

Dokumentensuche kostet Zeit und Nerven

Demnach können 58 Prozent der Befragten nicht auf die Dokumente zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dadurch verzögern sich Prozesse (46 Prozent), entstehen manuelle Aufwände (33 Prozent), häufen sich Fehler (28 Prozent) und leidet die Kundenerfahrung (15 Prozent).

Vor diesem Hintergrund stimmen 56 Prozent der Aussage zu, KI-Anwendungen zum automatisierten Dokumentenmanagement könnten ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. 26 Prozent bestätigen, das Künstliche Intelligenz (KI) Mitarbeiter- wie Kundenzufriedenheit verbessert.

Unternehmen, die bereits in entsprechende Dokumentenmanagement-Lösungen investiert haben, fördern dadurch die Mitarbeitermotivation. Denn 41 Prozent sagen, das KI-basierte Tools ihnen die Entlastung schafft, die sie brauchen, um an kreativeren Aufgaben zu arbeiten. 23 Prozent treffen nach eigener Einschätzung schneller bessere Entscheidungen, 34 Prozent haben mehr Zeit, etwa um auf Kundenbedürfnisse einzugehen (25 Prozent).

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