Mit RPA und Bots Prozesse automatisieren

Wiederkehrende manuelle Aufgaben lassen sich mit Robotic Process Automation (RPA) und Bots automatisieren. Das senkt Kosten und schafft Freiräume für Arbeitnehmer.

Gestern noch Utopie – heute bereits unverzichtbare Erleichterung im Business-Umfeld: Software-Roboter, die Geschäftsprozesse automatisieren und menschliche Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlasten. Die noch junge Methode der Prozessautomatisierung übernimmt Anwenderrollen und interagiert mit anderen Softwaresystemen über Systemgrenzen hinweg. 

Roboter arbeiten in der Regel um 50 Prozent schneller als Menschen und sind zudem nicht an zeitliche Barrieren gebunden. Dabei ist die Idee der Robotic Process Automation (RPA) nicht, Arbeitsplätze weg zu rationalisieren, sondern die Tätigkeiten zwischen Mitarbeitern und autonomen Systemen so aufzuteilen, dass sich der Angestellte anspruchsvollen Aufgaben zuwenden kann. Ein Zugewinn für Unternehmen und Mitarbeiter also.

Software-Roboter als wertvolle Assistenten in allen Abteilungen

Den Anwendungsbereichen für die Automatisierung von zeitintensiven Geschäftsprozessen sind keine Grenzen gesetzt und die Roboter sind zudem lernfähig. Ob in Finance & Accounting-Abteilungen, im Human Resources Management oder im Marketing  –der mögliche Einsatz von RPA  ist vielfältig. Controlling, Kunden-Service und Risikomanagement sind weitere typische Anwendungsgebiete.

Auswahl von Unternehmensprozessen sollte gut durchdacht sein

Prinzipiell kann es so viele Bots geben, wie es Prozesse im Unternehmen gibt. Die Auswahl der Prozesse, die sich für eine Automatisierung eignen, sollte allerdings nicht dem Bauchgefühl eines Mitarbeiters überlassen werden. Die Geschäftsführung ist gut beraten, vor der RPA-Initiative eine gründliche Analyse und Eignungsprüfung der Ist-Situation durchzuführen. Dieser Schritt ermittelt vor allem ineffiziente und fehlerhafte Prozesse, an denen selbst eine RPA keine Wunder vollbringen, im äußersten Fall aber sogar scheitern kann.

Was Bots in der Prozessautomatisierung leisten

Für die Automatisierung eignen sich vor allem Prozesse, sie sich häufig wiederholen und lange Ausführungszeiten haben. Da die Automatisierung auch dazu dient, Fehler bei der manuellen Eingabe zu vermeiden, kann dies ein weiteres Kriterium bei der Auswahl sein. Bewältigt werden können auch Systembrüche mit mehreren beteiligten Anwendungen wie Excel, Word, Outlook oder Datenbanken. 

Wer die Einführung von Software-Robotern plant, sollte wissen, dass die RPA die Vorstufe der Artificial Intelligence (AI) ist, also der höchsten und komplexesten Ebene der Prozessautomatisierung. Demzufolge findet die RPA ihre Grenzen bei komplexen Programmabläufen, die viele Ausnahmen und unstrukturierte Eingabedaten umfassen. Auch Ermessensentscheidungen sowie neue, noch nicht aufgezeichnete Prozesse überfordern Bots. 

Attended Bots versus Unattended Bots

Es wird zwischen Attended Bots und Unattended Bots unterschieden. Erstere arbeiten mit dem Mitarbeiter, quasi als dessen persönlicher Assistent. Bei der beaufsichtigten Automatisierung wird ein Bot für die Zusammenarbeit mit dem Menschen konfiguriert, um die Produktivität zu steigern. Bearbeitungszeiten von Prozessen können so bis zu 90 Prozent reduziert werden. 

Typische Anwendungsbeispiele sind Callcenter oder andere Servicedesk-Umgebungen. Erhält der Mitarbeiter einen Kundenanruf, startet dieser manuell den Bot, der ihm Fragen vorschlägt und während des gesamten Gesprächs Handlungsanweisungen gibt. Je nach Anwendung verbessert der Attended Bot so den Kundenservice, generiert Berichte und sammelt Daten. 

Beim Unattended Bot handelt es sich um einen autonom arbeitenden Roboter, der sich vor allem dafür eignet, Backoffice-Prozesse zu optimieren. Ein Kommunikations-Bot antwortet automatisch internen und externen Kunden, bestätigt E-Mail-Eingänge durch die Versendung von Instant Replys und führt selbstständig alle weiteren Bearbeitungsschritte durch. Dadurch können Kosten bis zu 80 Prozent minimiert werden.

Was unterscheidet RPA von herkömmlichen Prozess-Softwares?

Der Vorteil der robotergesteuerten Prozessoptimierung liegt in der relativ schnellen Umsetzung. Anders als vergleichbare Management-Systeme wie beispielsweise BPM (Business Process Management) respektiert RPA vorhandene Geschäftsprozesse und Software-Komponenten und baut auf diesen auf. Das heißt, der Fokus der RPA liegt auf Effizienzsteigerung  und Kostenreduktion, anstatt auf Reengineering. So können Projekte in einem Zeitrahmen von einem bis hin zu sechs Monaten umgesetzt werden. Auch der Return of Investment lässt nicht lange auf sich warten. Zu Beginn sind Einsparungen von 20 bis 30 Prozent zu erwarten, langfristig sogar von bis zu 50 Prozent.

Fazit: RPA-Projekte optimieren Geschäftsprozesse und sind bei der Digitalisierung von Unternehmen ein wichtiger Faktor. Grundlage ist die optimale Auswahl der Prozesse und eine gut strukturierte Planung für die Umsetzung und Einführung. Nur so stellen sich auf Dauer eine bessere Servicequalität, zufriedenere Kunden und entlastete Mitarbeiter ein, die keine Zeit mehr bei wiederkehrenden Prozessen verlieren, sondern sich strategischen Herausforderungen zuwenden können.