Virtuelle Kundentermine erfordern gute Vorbereitung. Springer- Professional-Gastautorin Melanie Merz, Verkaufstrainerin am IFM Institut für Mittelstandserfolg, gibt Tipps, was Vertriebsteams bei Onlineterminen, etwa im Home Office, beachten sollten.
Digitale Meetings bringen andere Herausforderungen mit sich als persönliche Gesprächstermine im Besprechungsraum. Gute Vorbereitung und die richtige Technik sind ausschlaggebend.
pressmaster / stock.adobe.com
Ein gelungener Auftritt im virtuellen Raum ist viel mehr als nur Technik – es geht um Präsenz und Professionalität. Mit diesen Tipps können Vertriebsmitarbeiter oder andere Teams in Unternehmen im Kundengespräch ihren Eindruck optimieren und sich souverän von der Masse abheben:
Für die Vorbereitung:
1. Kamera-Test
Testen Sie vor dem Meeting die Kamera. Auch hin und wieder die Linse zu reinigen, macht einen großen Unterschied. Von Fotografen lernen bedeutet für virtuelle Meetings, dass sich die Optik besonders des Gesichts verbessert, wenn die Kamera mindestens in Augenhöhe steht. Doppelkinn und Nasenschatten werden so vermieden.
2. Hintergrund-Check
Überprüfen Sie den Hintergrund, der im Bild zu sehen sein wird. Das nicht gemachte Bett oder der Wäscheständer wirken unprofessionell und lenken das Auge ab. Wenn der Fokus auf das persönliche Gespräch und den Dialog gerichtet sein soll, dann ist weniger mehr. Bewegte Animationen oder Hintergrund-Videos zeigen nur einen ausgeprägten Spieltrieb.
3. Tabs schließen
Vermeiden Sie das Teilen des Bildschirms, wenn noch private Tabs oder andere Anwendungen und Dokumente geöffnet sind. Typisch: "Oops, da hatte ich noch eine Google-Suche offen." Für solche kurzen Eindrücke gibt’s kein Tippex!
Bei der Durchführung:
4. Das Mikrofon-Duell vermeiden
Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Niemand möchte zum Beispiel das Brummen der Kaffeemaschine oder andere Nebengeräusche in einem geschäftlichen Gespräch hören. Vergessen Sie jedoch nicht, es immer wieder anzuschalten – Lippenlesen ist keine beliebte Geschäftssprache. Zur Gewohnheit wird es schnell, wenn Sie eine kleine visuelle Erinnerung am Bildschirm anbringen: den Smiley mit offenem, lachendem Mund zum Beispiel.
5. Der Kamera-Blick
Schauen Sie beim Reden in die Kamera und nicht auf sich selbst. Das erfordert Übung, denn das eigene Bild hat für das Auge eine starke Anziehungskraft. Außerdem sehen sich die meisten Menschen nicht gerne selbst. Das eigene Bild zu minimieren oder einen Smiley direkt neben der Kamera anzukleben kann den Kamera-Blick trainieren.
6. Kleidung wie in echtem Termin
Ziehen Sie für ein sicheres Auftreten nicht nur oben herum etwas Geschäftliches an! Sie wissen nie, ob Sie noch aufstehen müssen. Mit der Bekleidung ziehen Sie sich auch immer eine innere Haltung oder eine bestimmte geschäftliche Rolle an. Lässigkeit ist nicht in jedem Termin gefragt, besonders wenn Sie wissen, dass Sie im Wettbewerb mit anderen professionellen Gesprächspartnern stehen, die auch den besten Eindruck hinterlassen wollen.
7. Überraschung im Hintergrund
Falls Sie Haustiere haben, in einem Hotelzimmer arbeiten oder ein Büro mit offener Tür nutzen, stellen Sie unbedingt sicher, dass die Tür zu und ein Schild mit dem Hinweis "Nicht stören: wichtiger Termin" außen sichtbar ist. Jede Art von Störung stört Ihre eigene Wirkung im virtuellen Meeting stark.
8. Interaktion und der bleibende Eindruck
Viele virtuelle Termine stützen sich stark auf Powerpoint-Präsentationen und geteilte Dokumente. Diese Termine schaffen wenig persönliche Bindung und Verbindlichkeit. Das ist nur durch soziale Interaktion zu erreichen, indem Sie zum Beispiel Präsentationen besser nur kurz vorstellen und zeitlich viel mehr Gesicht zeigen, Oberkörperbewegungen und Hände sichtbar machen und viele Fragen stellen, um einen Dialog zu fördern. Da müssen Vertriebsmitarbeiter in virtuellen Terminen viel mehr tun als in einem echten Besprechungsraum, um weiterhin wahrgenommen zu werden und das Gespräch am Laufen zu halten.
Nachbereitung:
9. Verbindliche Zusammenfassung
Fassen Sie nach dem Online-Meeting eine kurze, vorher angekündigte E-Mail zusammen, damit die nächsten vereinbarten Schritte klar sind und nachgehalten werden kann. So erinnert sich der Kunde an Ihre wichtigsten Argumente. In einem Vor-Ort-Termin wird oft von beiden Seiten mitgeschrieben, in virtuellen Terminen fast nie.
10. Folgetermin
Versenden Sie direkt nach dem virtuellen Termin den gemeinsam vereinbarten Folgetermin. So bauen Sie eine tatsächliche Beziehung auf und werden nicht vergessen. Viele Gesprächspartner haben einen virtuellen Termin nach dem anderen, da ist die Gefahr unterzugehen groß.
Vor allem in virtuellen Terminen darf man sich nie darauf verlassen, dass Verbindlichkeit und Beziehungen von allein entstehen. Diese Kontakte sind austauschbar, da sie oft nur Powerpoint-Präsentationen sind, die alle anderen Meetingteilnehmer auch ganz toll machen. Der Erfolg entsteht oft nur durch eine unvergessliche Interaktion, Emotion und indem die nächsten konkreten Schritte vereinbart werden.
Vertriebsteams sollten einige dieser Tipps einfach ausprobieren. Vielleicht werden sie feststellen, wie ihre virtuellen Termine an Wirkung und Verbindlichkeit gewinnen. Sie sollten sich eine pragmatische Struktur schaffen und langfristig positiv im Gedächtnis ihrer Gesprächspartner bleiben.