Was Handelsvertreter und Außendienstmitarbeiter im Vertrieb bei Geschäftsreisen in die EU und das EWR-Ausland beachten müssen.
Marta Zelewska ist Referentin der Internationalen Abteilung der Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) e.V. in Berlin
Marta Zelewska/CDH
Ob Kundenbesuche, Messeauftritte oder sonstige Termine – Handelsvertreter und Außendienstmitar-beiter sind ständig unterwegs und verbringen dabei teilweise auch viel Zeit im Ausland, um etwa ausländische Kunden zu betreuen oder Messetermine wahr-zunehmen. Doch eines dürfen diese Berufsgruppen bei ihren Geschäftsreisen ins Ausland nicht aus den Augen verlieren: Die so genannte A1-Bescheinigung.
Handelsvertreter mit Sitz in Deutschland sowie Angestellte im Außendienst werden in aller Regel ihre (Sozialversicherungs-)Beiträge in Deutschland abführen. Bei berufsbedingten Auslandsreisen müssten eigentlich auch Beiträge im Ausland gezahlt werden. Um eine solche doppelte Beitragspflicht zu verhin-dern, wurde bereits mit der EU-Verordnung (EG) 883/2004 zum 1. Mai 2010 die Pflicht zur Mitführung der so genannten A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung) eingeführt. Diese dient dem Nachweis der Freistellung der am Zielort geltenden Sozialversicherungsbestimmungen.
Entsendung muss bescheinigt sein
Von einer Entsendung spricht man, wenn die Tätigkeit eines Erwerbstätigen vorübergehend auch in einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird. Darunter fallen nicht nur entsandte Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige, die sich berufsbedingt ins Ausland begeben. Die A1-Bescheinigung muss bei Arbeitseinsätzen in der Europäischen Union (EU), im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR – Island, Liechtenstein, Norwegen) und der Schweiz mitgeführt und auf Anfrage den dortigen Behörden vorgezeigt werden.
Begibt sich also ein Handelsvertreter oder ein Außendienstmitarbeiter berufsbedingt für weniger als 24 Monate ins Ausland, muss er für jede Auslandsfahrt separat die A1-Bescheinigung mitführen. Das gilt auch bei einem noch so kurzen Meeting im Ausland. Grundsätzlich muss die Bescheinigung vor der Auslandsreise beantragt werden. Sie kann jedoch ausnahmsweise auch nachträglich, etwa bei kurzfristig anberaumten Geschäftsreisen von bis zu einer Woche, beantragt und erteilt werden. Eine Garantie dafür, dass sich die Behörden des Ziellandes mit einer nachträglichen Beantragung zufrieden geben, gibt es allerdings nicht. Sollte ein Antrag gestellt, jedoch vor Reiseantritt noch nicht bearbeitet worden sein, sollte eine Kopie des Antrags oder eine entsprechende Eingangsbestätigung des zuständigen Trägers als Beweis mitgeführt werden.
Zuständig für die Antragstellung bei gesetzlich Krankenversicherten ist die jeweilige Krankenkasse. Betroffene, die nicht der gesetzlichen Krankenversicherung angehören, müssen sich an den Träger der gesetzlichen Rentenversicherung wenden.
Elektronisches Antragsverfahren
Neu ist das ab dem 1. Januar 2019 geltende verpflichtende elektronische Antragsverfahren für Angestellte. Selbstständige können weiterhin die Papierversion nutzen.
Das Nichtmitführen der Bescheinigung kann im Zweifel dazu führen, dass die Arbeit im Zielland als nicht Versicherte und damit als Schwarzarbeit angesehen wird. Als Folge können Bußgelder oder Strafen verhängt, Sozialversicherungsbeiträge gefordert sowie die Arbeitsaufnahme im Zielland verweigert werden. Betroffene sollten sich im Zweifel vorab an ihre Krankenversicherung beziehungsweise an die Rentenversicherung wenden.