Zeitfresser im Vertrieb erkennen

Was sind echte Zeitdiebe im Vertriebsalltag? Verkaufstrainerin Nadine Menzl blickt in ihrer Gastkolumne auf typische Effizienzhürden in der Vertriebsarbeit.

In meinen Verkaufsseminaren lag der Fokus ursprünglich auf den Kernkompetenzen des Vertriebs, wie der Neukundengewinnung und dem Ausbau bestehender Kundenbeziehungen. Zeitmanagement war dabei eher Randthema. Doch die Schilderungen über die Realität der täglichen Vertriebsarbeit zeigten mir schnell: Eine eingehende Diskussion über Zeitmanagement ist nicht nur hilfreich, sondern unerlässlich. 

Viele Vertriebsmitarbeiter finden kaum Zeit für ihre eigentliche Aufgabe – den Verkauf –, weil sie in eine Vielzahl von Prozessen eingebunden sind, die wenig mit der aktiven Kundenakquise oder -pflege zu tun haben.

Die unsichtbaren Zeitdiebe des Vertriebs

Die Liste der Tätigkeiten, die die Vertriebszeit verschlingen, ist lang und reicht weit über traditionelle Vertriebsaufgaben hinaus. Häufig übernehmen Verkaufsmitarbeiter zum Beispiel einen beträchtlichen Anteil an buchhalterischen Aufgaben. Dazu gehört 

• das Überprüfen und Korrigieren von Rechnungen vor dem Versand oder 
• das Einholen offener Posten.

Solche Aufgaben, die vermeintlich nur wenig Zeit in Anspruch nehmen, summieren sich schnell zu einem erheblichen Arbeitsaufwand. Obwohl man argumentieren könnte, dass dieselben Aktivitäten auch die Kundenbeziehung stärken könnten, indem sie den Kundenservice verbessern, zeigt sich in der Praxis oft das Gegenteil: Je mehr Zeit Vertriebsmitarbeiter mit administrativen Aufgaben verbringen, desto weniger Zeit bleibt für den persönlichen Kontakt mit Kunden – der eigentlichen Stärke eines erfolgreichen Verkäufers.

Das Problem des aufwendigen Reportings

Ein weiterer Aspekt, der im Unternehmenskontakt immer wieder zur Sprache kommt, ist das aufwendige Reporting, um den leistungsabhängigen Bonus zu erhalten. Viele Teilnehmer berichten, dass sie pro Woche bis zu vier Stunden damit verbringen, Nachweise über ihre Arbeit zu erbringen, anstatt sich auf ihre eigentlichen Verkaufsaktivitäten zu konzentrieren. Diese Berichterstattungspflichten sind nicht nur zeitraubend, sondern wirken sich auch negativ auf die Motivation aus. In einer Branche, die stark auf Vertrauen und Eigenverantwortung baut, kann der Zwang, jede Tätigkeit bis ins kleinste Detail zu dokumentieren, demotivierend wirken.

Reisekosten und Spesenabrechnungen als Zeitfresser

Zusätzlich zu den buchhalterischen und Reporting-bezogenen Aufgaben klagen viele Vertriebsmitarbeiter über den zeitlichen Aufwand für Reisekosten- und Spesenabrechnungen. Diese administrativen Pflichten, die oft als notwendiges Übel betrachtet werden, können sich zu einem echten Zeiträuber entwickeln. Insbesondere Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind, berichten von der Belastung, jede Kundeneinladung und jedes Geschäftsessen detailliert rechtfertigen zu müssen. 

Der hohe Preis ineffizienten Zeitmanagements

Es lässt sich also feststellen: Jede Woche gehen wertvolle Stunden verloren, in denen Verkaufsmitarbeiter ihrer eigentlichen Aufgabe nicht nachkommen können. Das ist besonders bitter, wenn man bedenkt, dass Vertriebsmitarbeiter oft besser bezahlt werden als andere Mitarbeiter auf der gleichen Hierarchiestufe. Dadurch fließt teure Arbeitskraft in administrative Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber wenig zum Umsatz beitragen. 

Die Rolle der Führungskräfte im Zeitmanagement

Oft liegt die Lösung für diese Probleme in der Verantwortung der Führungskräfte. Es ist ihre Aufgabe, Prozesse zu schaffen, die administrative Aufgaben abkürzen oder gänzlich obsolet machen. Vielen Vorgesetzten ist jedoch nicht bewusst, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter tatsächlich für Reporting und andere administrative Aufgaben aufwenden, daher können sie auch nicht effektiv gegensteuern. Eine regelmäßige Klärung, wie die Zeit aufgewendet wird, ist daher essenziell. Als Führungskraft im Vertrieb sollte man sich regelmäßig fragen: "Womit verbringen meine Mitarbeiter ihre Zeit?" Ein bekannter Satz im Vertrieb lautet: "Wer fragt, führt!" Diese Fragen sollten jedoch nicht nur Budget und Planungshorizont betreffen, sondern auch Zeitfresser und unliebsame Aufgaben.

Unliebsame Aufgaben als Indikator für ineffiziente Prozesse

Besonders ungeliebte Aufgaben sind oft ein Hinweis darauf, dass eine Aufgabe entweder überflüssig oder überdimensioniert ist. Hier gilt es, genau hinzuschauen und zu analysieren, welche Tätigkeiten wirklich notwendig sind und welche optimiert oder sogar eliminiert werden können. Dank moderner Systeme, Künstlicher Intelligenz und sozialer Kanäle kann der Verkauf heute schneller, leichter und wieder persönlicher gestaltet werden – vorausgesetzt, man hält Schritt mit den aktuellen Entwicklungen und bleibt nicht in alten Strukturen verhaftet.