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10.07.2018 | Vertriebsplanung | Im Fokus | Onlineartikel

Vertriebsmeetings strategisch planen

Autor:
Eva-Susanne Krah

Verkaufsmeetings sind das Kreuz jedes Vertrieblers. Doch gut geplant können Vertriebstreffen der strategische Kick-off und Motivation für mehr Vertriebserfolg sein.

Gerade Verkäufer und Middlemanager im Vertrieb kennen den Meetingstress am besten: Sie müssen mit Vertriebsveranstaltungen die Weichen in ganz verschiedenen Bereichen des Verkaufs stellen. Zum Jahresstart dienen Vertriebsmeetings beispielsweise als Motivations- und Vertriebsplanungsinstrument. Am Jahresende sollen sie den Auftakt für neue Vertriebsaktivitäten bilden. Und unterjährig haben sie oft die Funktion, die Vertriebsmannschaft zu steuern, sie in Kick-off-Tagungen darauf einzuschwören, neue Vertriebsziele etwa für erweiterte Produktstellungen zu erreichen. Oder die laufenden Verkaufszahlen der einzelnen Verkaufsgebiete werden mit der Vertriebstrategie abgeglichen. 

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Dies ist insbesondere ein häufiger Agendapunkt in Zusammenhang mit internen, zielgruppenstrategischen Maßnahmen des Vertriebsmanagements in Unternehmen. 

Vertriebsmeetings individuell ausrichten

Doch nicht jedes Meeting kann dem gleichen Aufbau folgen, sondern sollte im Finetuning dem Anlass entsprechend präzise gestaltet sein. Ein Hauptmerkmal guter Vertriebsmeetings ist dabei die Motivation der Verkäufer und Außendienstteams. Die Vertriebsexperten des Beratungshauses Sales Performance International führen dazu an: "Es steht eine Menge auf dem Spiel – eine schlecht organisierte und durchgeführte Veranstaltung kann Verkäufer verunsichern und verstimmen und die Produktivität bedeutend beeinflussen. Eine gut organisierte Veranstaltung mit einer hohen Qualität kann die Arbeitsmoral verbessern und vermehrte Impulse für den Erfolg für das gesamte Jahr schaffen". So werden für ein Verkäufermeeting andere Voraussetzungen und inhaltliche Schwerpunkte gelten wie für Kick-Off-Meetings, Jahrestagungen oder ein Quartalstreffen des Außendienstes. Die nachstehende Checkliste hilft, vorab die Spreu vom Weizen zu trennen und sich über die Meeting-Ziele im Klaren zu sein.

Checkliste für Vertriebsmeetings
Thema ...
Erfasst es die Gründe und die Absicht für das Meeting?
Bietet es einen einheitlichen Kontext für die Agenda des Meetings?
Ist das Thema einprägsam?
Agenda ...
Wurden die Ziele des Meetings identifiziert und priorisiert?
Enthält die Agenda:
  • Eine Zusammenfassung über die Lage der Firma? 
  • Die Vertriebsstrategie und -ziele?
  • Eine Information zu den wichtigsten Produkten / Dienstleistungen / Wettbewerbern?
  • Die Schulung zu Verkaufsfertigkeiten und Möglichkeiten für die Weiterentwicklung dieser Fertigkeiten?
  • Eine Information zu Anerkennung von Erfolg? 
  • Zeit für das Netzwerken und das Teilen von Erfolgspraktiken?
Ist die Agenda zu lang? Muss Inhalt von geringerer Priorität herausgekürzt oder für eine zukünftige Veranstaltung oder eine alternative Art der Mitteilung / Durchführung eingeplant werden?
Stimmen alle Tagesordnungspunkte mit dem Thema des Meetings überein?
Wurden passende Redner für jeden der Tagesordnungspunkte identifiziert?
Haben die Redner Zugriff auf Präsentationsmaterialien und Richtlinien, die mit dem Thema des Meetings übereinstimmen?
Gibt es einen Plan für die Fertigstellung sämtlicher Meetinginhalte und der Präsentationsmaterialien?
Quelle: Auszug aus: "Verkaufsteam Kick-off Meeting, Qualitätsbeurteilung", Sales Performance International, Inc.

Der Springer-Autor Thorsten Knoll beleuchtet im Kapitel "Organisatorische Orientierung: „Was will ich mit wem wo wann und wie erreichen?" verschiedene Veranstaltungsformate, die für unterschiedliche Anlässe im Vertrieb sinnnvoll sind. Sie eignen sich nicht nur für externe, sondern auch für interne Meetings. Er analysiert Kurzprofile verschiedener Veranstaltungsvarianten und rät, bei Events vor allem nach fünf Kernfragen abhängig vom geplanten Ziel zu sortieren: Events sollten "passgenau abhängig sein von

  • den erhofften Zielgruppen,
  • den Zielvorgaben,
  • der Zahl der erwarteten Teilnehmenden und 
  • dem auf dem Event möglichen Partizipationsgrad", 

erklärt Knoll.

Teilnehmer mit interaktiven Formaten einbeziehen

Dazu gehören auch interaktive Eventformate. So können etwa so genannte Slam Events das richtige Format sein, wenn es nicht nur um Reportings und Diskussion von Verkaufszahlen geht, sondern auch um den innovativen "Wettstreit zu eigenen Projekten, Werken oder Forschungsvorhaben", beschreibt Knoll auf Seite 29. Mit einem "Thinkaton" oder "Makeathon" wiederum können Kleingruppen Ziele, Problemlösungen und Ideen generieren. Gleichzeitig können die Teilnehmer Unternehmenspotenziale erarbeiten, mit dem Format die Zusammenarbeit und das Netzwerken der Teilnehmer fördern. Diese Formen von Veranstaltungen sind gerade deshalb so wichtig, weil laut Knoll besonders aktive Zielgruppen, zu denen Vertriebler zweifelsohne gehören, "heute mitmischen, involviert werden, sich mitteilen" wollen. "Sie möchten selbst verantworten und selbst organisieren", erklärt er. Der Informationsaustausch im Mitmachformat stehe dabei hoch im Kurs. Erkenntnisse durch Co-Kreation, gemeinsames schöpferisches Erarbeiten von Lösungen sei heute für viele Teilnehmer an Veranstaltungen von höherer Relevanz als nur frontal vorgetragenes "Fertigwissen" aufzunehmen. Mit solchen Veranstaltungsformaten lässt sich kollektive Schwarmintelligenz erschließen, wie Heiner Koppermann im "Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement" anführt. So seien spielerische Interventionen ein probates Mittel, um eine sonst völlig überladene Agenda aufzulockern und "den Teilnehmern einen Energieschub zu vermitteln", auch Energizing genannt. 

Genauso wichtig wie die Vorbereitung ist jedoch auch das Aufarbeiten der Tagungsergebnisse im Nachgang eines Kick-offs oder einer jährlichen Verkaufstagung. Die festgelegten Ziele sollten schnell in die nächste Umsetzungsstufe gebracht werden. Sonst verpufft die kreative Aufbruchstimmung im Vertrieb schnell.

Die Hintergründe zu diesem Inhalt

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Quelle:
Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement

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