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06.12.2016 | Vertriebssteuerung | Im Fokus | Onlineartikel

Dashboard als Hilfsmittel für die Vertriebssteuerung

Autor:
Mario Pufahl

Dashboards können die Steuerung von Vertriebsprozessen deutlich erleichtern und gemeinsam mit Business-Intelligence-Werkzeugen den Vertriebserfolg vorantreiben.

Die Zahl der Parameter, die Vertriebsverantwortliche heute im Blick behalten müssen, steigt. Zudem wächst auch die Notwendigkeit, die verschiedenen Steuerungsdimensionen bestmöglich aufzubereiten und darzustellen. Dabei hilft ein so genanntes Cockpit oder Dashboard. Dies ist ein zentrales und vernetztes Informationszentrum für Führungskräfte.

Das Vertriebs-Dashboard enthält alle wichtigen Daten und Key Performance Indicators (KPIs) des Vertriebs und verknüpft diese logisch. Es bereitet die enthaltenen KPIs zur einfacheren Erfassung meist visuell auf und ist dadurch eine große Unterstützung bei der transparenten Leistungsanalyse und Entscheidungsfindung.

Besserer Einblick in laufende Prozesse

Durch die visuelle Aufbereitung erlangen Manager zum Beispiel einen tieferen Einblick in laufende Prozesse und die zukünftige Unternehmensperformance und sind dadurch vor unvorhergesehenen Entwicklungen geschützt. Die einfache Lesbarkeit und damit hohe Transparenz ermutigt Mitarbeiter, besser und vor allem abteilungsübergreifend zusammen zu arbeiten. Zudem fördert die graphische Aufbereitung den Dialog darüber, wie die Unternehmensperformance gesteigert werden kann.

Dabei sollte ein Dashboard ergonomisch und optisch effektiv sein, um dem Nutzer alle relevanten Informationen in einer einzigen Bildschirmansicht darzustellen. Die angezeigten Informationen sollten dabei höchste Genauigkeit bieten und das Dashboard muss unverzüglich auf kritische Situationen, beispielsweise das Überschreiten von Schwellenwerten, hinweisen. Idealerweise sind die enthaltenen Informationen nicht nur aktuell, sondern in Echtzeit und entsprechen damit dem "Real-time Reporting"-Ansatz von Malik, 2005.

Erstellung eines Dashboards in vier Phasen

Der vierphasige Prozess der Erstellung eines Dashboards startet mit der Analyse der Herausforderung, bei der die Einsatzbereiche, der Zweck und die Datenbasis geklärt werden. Daran schließt sich das operationale Design an, bei dem das spätere Cockpit als abstraktes Modell in Form von so genannten Mock-ups, also eines konzeptionellen Prototypen, erstellt wird. Im dritten Schritt folgt die visuelle Umsetzung dieses Konzepts, sowie die Leistungen und Funktionen des Dashboards. Datenformate und Präsentationsweise werden hier ebenso definiert. Als vierte Phase vervollständigt die Erstellung des zugehörigen Algorithmus, der die vorher festgelegten Funktionen automatisch ausführt, den Gesamtprozess.

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Die oben beschriebene Herangehensweise ist vor allem geeignet, um Dashboards für die strategische Unternehmensführung und deren Reporting zu erstellen. Das heißt für solche, die ständig beziehungsweise häufig wiederkehrend durch viele Mitarbeiter und weitreichend genutzt werden. Sofern sich durch den Einsatz von Dashboards beziehungsweise die Automatisierung Kostenoptimierungspotenziale ergeben, sollte darüber nachgedacht werden, diese als Framework für die Vertriebs- oder sogar die gesamte Unternehmensorganisation zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht nach wie vor in Zusammenarbeit von IT-Abteilung und der Fachabteilung.

Operative Fragen mit agilen Business-Intelligence-Werkzeugen analysieren

Täglich aufkommende operative Fragestellungen im Vertrieb, wie die Auswirkungen der Aktionen von Marktbegleitern auf die eigenen Vertriebsgebiete, lassen sich unabhängig von der IT-Abteilung mit Hilfe von neuen agilen Business-Intelligence-Werkzeugen analysieren. Vertriebsmitarbeiter haben mit diesen Werkzeugen die Möglichkeit, Ad-hoc Berichte auf Basis der vorhandenen Vertriebsdaten aus Customer-Relationship-Management oder Enterprise-Ressource-Planning-System selbst zusammen zu stellen. Dadurch können Vertriebsressourcen geschont und Fragen genau dann beantwortet werden, wenn sie aufkommen. Insgesamt nimmt die Schnelligkeit von Entscheidungen und Reaktionen für die Marktbearbeitung zu.

Self-Service-Business-Intelligence wird damit künftig zu einem wichtigen Erfolgsfaktor im Vertrieb, da die wertvollen schnellen Erkenntnisse für die Vertriebssteuerung nicht mehr abhängig von den knappen IT-Ressourcen sind.  Letztlich gewinnen dadurch alle:

  • Der Vertriebsleiter oder -mitarbeiter bekommt die relevanten Informationen für die optimierte Vertriebssteuerung schnell, einfach und unkompliziert, indem er sich Daten selbst analysiert, darauf basierende Berichte und Präsentationen selbst zusammen stellt und agil am Markt agieren kann.
  • Der IT-Leiter bekommt weniger Anfragen und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: IT-Sicherheit, Sicherstellung der IT-Infrastruktur und seine Rolle als Daten- und Systemexperte. 

Mehr zu diesen Thema finden Sie im Leitfaden Vertriebscontrolling (ec4u). Die Serie "Sales Performance" zeigt im Laufe der nächsten Monate auf, wie Unternehmen mittels der Optimierung ihrer Customer Journey die Effizienz und Effektivität ihrer persönlicher Sales Performance steigern können.

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