Skip to main content
main-content

09.06.2021 | Verwaltungsfinanzen | Im Fokus | Onlineartikel

Rechnungsbearbeitung digital und effizient umsetzen

Autor:
Anja Schüür-Langkau
4 Min. Lesedauer

Softwarelösungen für die Rechnungsbearbeitung unterstützen die öffentliche Verwaltung dabei ihre Prozesse zu digitalisieren. Ein Vergleich auf der Basis verschiedener Kriterien.

 

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD – mit diesen Begriffe müssen sich alle Organisationen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten schnellstens vertraut machen. Denn 27. November vergangenen Jahres gilt ausschließliche Verpflichtung zum rein elektronischen Rechnungsaustausch. Das bedeutet, dass papierbasierte Rechnungen von den Behörden nicht mehr akzeptiert werden dürfen.

Die Verwaltung selbst ist verpflichtet, Rechnungen nicht nur elektronisch anzunehmen, sondern auch digital zu verarbeiten. Der Kern der elektronischen Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, mit dem die automatisierte Verarbeitung einer Rechnung möglich ist. Für die Verwaltungen ist die Umstellung auf elektronische Prozesse nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Aufgabe. Denn oft müssen Verwaltungsbereiche und -abläufe neu strukturiert werden. 

Empfehlung der Redaktion

01.06.2021 | Titel | Ausgabe 5-6/2021 Zur Zeit gratis

Zentraler Baustein für eine nachhaltige Digitalisierung

Der Austausch von E-Rechnungen mit der Verwaltung nimmt zu. Hauptgrund sind aber gesetzliche Verpflichtungen. Was ist geblieben von der Vision eines nahtlosen Prozesses, der Liquidität sichert und die Buchhaltung befreit? Einige Trends geben Hoffnung.

Herausforderung interne Prozesse

Derzeit sind immer noch viele Verwaltung mit der Anpassung ihrer internen Prozesse beschäftigt. Um Bund, Länder und Kommunen bei der Umsetzung unterstützen, bieten eine Vielzahl von Softwareunternehmen Lösungen an, die auf die Bedürfnisse der öffentlichen Hand zugeschnitten sind. 

Die innovative Verwaltung vergleicht in der Ausgabe 5-6 2021 ausgewählte Lösungen für die Rechnungsbearbeitung anhand verschiedener Kriterien. Im Magazin werden für fünf Lösungen die Kriterien Einsatzbereiche/Anwendungsfälle, technische Anforderungen, Betriebsmodell, Preis-/Lizenzmodell, Pflege/Service und Referenzkommunen vorgestellt. Weitere Kriterien sind in der nachfolgenden Tabelle zu finden:

Name der Lösung Firmenname/
E-Mail

Stärken 

Funktionsumfang

Schnittstellen

enaio®, 

OPTIMAL SYSTEMS GmbH, kontakt@optimal-systems.de

  • Hohe Customizability
  • hohe Integrationsfähigkeit dank großer Schnittstellenvielfalt
  •  unternehmensweite Einsatzmöglichkeiten
  • Scannen, Erkennen, Klassifizieren, Importieren 
  • mehrstufiger Freigabe-/Prüfworkflow mit Kontierung
  • Rechnungseingangsbuch
  • Verknüpfung mit Lieferantenakte
  • integrierte Beleganzeige, Anbindung FiBu-System, Protokollierung, revisionssichere Archivierung, Verarbeitung von ZUGFeRD- und X-Rechnungen, vielfältige Recherchefunktionen, Volltexsuche u. v. m.

Microsoft Dynamics NAV/AX, Business Central (Dynamics 365), Office 365, SAP, DATEV, weitere FiBu- und ERP-Systeme (proALPHA, SAGE u. a.), leistungsstarke Import-/Export-Schnittstelle für Datenaustausch (unterstützt zahlreiche Formate wie XML, CSV, XLS(X) usw.)

MACH live! E-Rechnung & Rechnungsworkflow,           MACH AG
mailbox@mach.de

  • ganzheitlicher Rechnungsworkflow (vom Empfang bis zur Zahlung)
  • Anbindung an Rechnungsportale möglich, automatisierte Abholung von Rechnungen
  • integriert in das ERP-System inkl. Option der Übernahme von Bestelldaten/-dokumenten
  • Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen 
  • vollumfänglicher Workflow (BPMN 2.0) zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen
  • vereinfachte Ansicht für dezentrale Nutzerinnen und Nutzer 
  • Vervollständigung des ERP-Buchungsbelegs inkl. Zugriff auf die ERP-Stammdaten
  • Verknüpfung von Bestellungen und Zuordnung weiterer Dokumente

IMAP(S), SMTP, (S)FTP, LDAP, REST
ZRE, OZG-RE, MACH ERP, MACH E-Verwaltung

S-Rechnungs-Service, S-Public Services GmbH (zuvor GiroSolution GmbH), 

vertrieb@s-publicservices.de, in Kooperation mit crossinx GmbH

  • Schneller Rollout ohne Eingriff in die vorhandene IT-Infrastruktur
  • einfache Integration in den elektronischen Rechnungsworkflow  
  • Kampagnenmanagement für eine schnelle Umsetzung und Realisierung von Kostenvorteilen
  • Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die von Rechnungstellern/Lieferanten auf unterschiedlichen Eingangskanälen angeliefert werden
  • Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung von Rechnungen in Papierform
  • Verarbeitung der digitalen/ digitalisierten Rechnungen und Bereitstellung in dem vom Rechnungsempfänger geforderten Zielformat 
  • Bereitstellung einer Portallösung für das Aussteuern fehlerhafter/unvollständiger Rechnungen
  • optionale Zusatzleistungen wie zum Beispiel Online-Archivierung
  • Payment-Button für die schnelle und unkomplizierte Bezahlung der Rechnung (Rechnungsversand)

Daten werden an beliebige, definierte Schnittstelle zur Weiterverarbeitung übergeben, Datenübertragung via SFTP, AS2, https put/post, Web-Service, zertifizierter PEPPOL-Access-Point  

xsChannel, xChannel, iChannel (Rechnungsversand aus der Verwaltung), xsCollector, xCollector, iCollector (Rechnungsempfang in der Verwaltung), crossinx GmbH
info@crossinx.com

  • Handling aller Rechnungsformate,
    -medien, -größen, Mengen 
  • Anbindung aller Verwaltungen und aller Dienstleister innerhalb des Netzwerks
  • schnelle und unkomplizierte Einrichtung
  • Rechnungsversand und -empfang 
  • Formatwandlung
  • Scanning/OCR
  • Rechnungsanreicherung
  • Rechtskonforme und kundenspezifische Validierung auf Vollständigkeit, Inhalte und Formate 
  • Management von Rechnungsanhängen, PDF-Erstellung aus strukturierten Daten 
  • Weitere Funktionen: Stammdatenmanagement, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Archivierung (automatisch und rechtskonform), Workflow-Management, Kampagnen-Management, Statistikfunktionen, Internationales Kunden- und Lieferantennetzwerk

Datenformat: PDF + Self Service OCR, PDF Template (Mapping), Formate: IDOC, Edifact, XML, CSV, ZUGFeRD, XRechnung, kundenindividuell, 

Datentransfer: Manueller Download in lokalen Ordner (PDF +  strukturierter Datensatz), E-Mail/Upload, automatisch oder manuell mit dem crossinx Document Manager, SFTP, AS2, OFTP, REST-API, Transfer per Druckservice, Selbstausdruck + eigener Versand,

Verbindungen: PEPPOL national und international, NordicReach, europäische und internationale Clearance-Systeme, Roaming VeR, EESPA und Portallösung, crossinx B2B Netzwerk zur Verbindung von Kunden und Lieferanten

xSuite Public Sector Cube, xSuite Group GmbH, info@xsuite.com

  • Nativ in SAP PSCD und SAP PSM integriert,
  • Eine Lösung für elektronische und Papierrechnungen,
  • Flexibel gestaltbare Workflows, z. B. zur Einrichtung eines 4-Augen-Prinzips
  • Rechnungseingang: Scan, E-Mailpostfach, Hotfolder, E-Rechnungsportal, Unterstützte Formate: TIFF, PNG, DOC, XLS, E-Mail, PDF, EDI (iDOC), XML (ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL BIS Billing 3.0), 
  • Validierungsclient in SAP 
  • Workflows für Prüfung, Vervollständigung und Freigabe der Rechnung
  • Anbindung an das SAP-Archiv über SAP ArchiveLink möglich

SAP ECC oder SAP S/4HANA:*Module MM, FI, PSCD, PSM, SAP ArchiveLink,SAP Fiori, SAP Business Workflow, SOAP, RFC

Die weiteren Kriterien des Softwarevergleichs zum Thema "Rechnungsbearbeitung" finden Sie in der innovativen Verwaltung 5-6 2021.

Weiterführende Themen

Die Hintergründe zu diesem Inhalt

Das könnte Sie auch interessieren

Premium Partner

    Bildnachweise