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25.03.2019 | Verwaltungsmanagement | Interview | Onlineartikel

"Der Wechsel einer HKR-Software muss gut geplant werden"

Autor:
Anja Schüür-Langkau
Interviewt wurde:
Thomas Kunzmann

ist Bürgermeister in Lauter-Bernsbach, einer Stadt im sächsischen Erzgebirgskreis mit rund 9.000 Einwohnern.

Thomas Kunzmann, Bürgermeister von Lauter-Bernsbach, hat die Software für das Haushalts-Kasse-Rechnungswesen (HKR) umgestellt und berichtet über Stolpersteine und Erfahrungen.  

Springer Professional: Was war der Auslöser, eine neue Software für Ihr Haushalts- und Rechnungswesen zu suchen? 

Thomas Kunzmann: Mit dem Zusammenschluss zur Stadt Lauter-Bernsbach stand zeitgleich der Wechsel von der kameralen Haushaltsführung hin zur Doppik ins Haus. Parallel wurde nach dem Ausscheiden der bisherigen Kämmerer die Leitung der Finanzverwaltung neu besetzt. Entsprechend standen wir vor einer dreifachen Herausforderung – neue Stadt, neues Buchungssystem, eine neue Verantwortliche. Nach vier Jahren Arbeit mit der bisherigen EDV-Anwendung wurde gemeinsam die Entscheidung gefällt, dass sich die aktuellen Herausforderungen mit dieser Software für uns nicht mehr adäquat umsetzten lassen. Daher haben wir uns nach einer Alternative umgeschaut.

Bei Ihnen vor Ort besteht die Besonderheit, dass die beiden Verwaltungsstandorte weiterhin auch getrennt genutzt werden. Welche speziellen Anforderungen an die Softwarelösung waren damit verbunden?

Die Arbeit an zwei getrennten Verwaltungsstandorten macht es erforderlich, dass der Belegfluss mittelfristig ausschließlich auf elektronischem Weg erfolgt. Die Standorte sind daher über eine Richtfunkstrecke miteinander verbunden und die Belege sowie damit verbundene Freigaben werden zukünftig ausschließlich via Datentransfer und zentralem Zugriff auf das System ausgetauscht. Für diese Anforderungen gilt es sich auch weiterhin sowohl mit Blick auf die Hard- als auch die Software zu rüsten.

Wie sah Ihr Auswahlprozess aus? 

Bei der Auswahl zukünftiger Partner wurde zum einen auf die Softwarelösungen anderer Kommunen geschaut, aber auch auf die Erfahrungswerte der Mitarbeiter aus dem Fachbereich zurückgegriffen. Dabei spielten insbesondere auch Anbieter eine Rolle, die Mitarbeiter bereits aus früheren Tätigkeiten in Steuerbüros kannten. Im Zuge der weiteren Sondierung wurde eine Auswahl von Anbietern kontaktiert, und um Vorstellung ihrer Lösung gebeten.

Welche Kriterien und Elemente waren Ihnen besonders wichtig?

Bei der Auswahl einer geeigneten Fachanwendung für das kommunale Finanzwesen spielen viele Aspekte eine Rolle. Vordergründig sind für uns die Anwenderfreundlichkeit, die Rechtsaktualität und damit Rechtssicherheit sowie ein zuverlässiger und schneller Support.

Ein knappes Jahr arbeiten Sie nun mit dem Softwarepaket Datev-kommunal. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? 

Die Ausführung der Buchungen erfolgt komfortabel. Die Buchungen auf den Konten werden übersichtlich, klar und auch für sachverständige Dritte verständlich abgebildet. Was uns besonders wichtig war: Mitarbeiter außerhalb der Kämmerei sind in der Lage, ihre Budgets selbstständig zu kontrollieren und die darin enthaltenen Buchungen nachzuvollziehen und auszuwerten. 

Durch die Auswertungsmöglichkeiten konnte das Berichtswesen effektiver gestaltet werden, da somit händische Übertragungen von Werten entfallen. Die Buchungsvorgänge sind grundsätzlich einfacher nachzuvollziehen. Programmfehler treten nur sehr selten auf und ein nahezu sofortiger Support sichert auch diese Ausnahmesituationen ab. Dadurch kommt es kaum zu Hemmnissen der täglichen Arbeit.

Wie sind Sie den Umstellungsprozess angegangen?

Wir haben alle betroffenen Mitarbeiter von Beginn an in das Projekt einbezogen und auch ihre Anregungen bei der Umsetzung berücksichtigt.

Was waren die größten Hürden?

Diese bestand im sauberen und vollständigen Import der Daten aus dem vorher verwendeten System. Dies wurde von der Datev intensiv fachlich begleitet und notwendige Anpassungen erfolgten zügig und korrekt. Weiterhin bestand für Datev-kommunal noch kein Zulassungszertifikat, sodass eine Verwendung des Programms anfangs als eher kritisch seitens der Aufsichtsbehörden betrachtet wurde. Auch dieses Thema wurde rechtssicher gelöst.

Welchen Tipp haben Sie für Gemeinden, die wie Sie Veränderungen bei ihrer HKR-Software anstreben?

Der Wechsel einer HKR-Software ist ein immenser Schritt für eine Verwaltung und sollte daher vor allem gut geplant werden. Besonders der Bereich der Datenübernahme muss hier gut vorbereitet sein, da dadurch der Grundstein für einen sauberen Wechsel gelegt wird. Trotz allem Aufwand sollte man sich davon nicht abschrecken lassen, da durch einen Wechsel, wie in unserem Fall, auch eine deutliche Steigerung an Effektivität, Motivation und Nutzerfreundlichkeit erreicht werden kann.

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