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02.05.2018 | Verwaltungsmanagement | Interview | Onlineartikel

"Es fehlt eine Gesamtstrategie"

Autor:
Anja Schüür-Langkau

Warum der öffentliche Sektor beim Thema Prozessmanagement bisher kaum vorangekommen ist und wie es gelingen kann, die Mitarbeiter zu motivieren, Veränderungen aktiv voranzutreiben.

Wie schätzen Sie den aktuellen Stand in der Umsetzung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung ein?

Stember: Beim Prozessmanagement ist die Situation ähnlich wie bei anderen Innovationsthemen. Es gibt einige interessante und gut funktionierende Pilotkommunen, aber in der Breite ist das Thema einfach noch nicht angekommen.

Woran liegt das?

Darauf haben wir leider noch keine abschließende Antwort gefunden. Ein Grund ist aber, dass Verwaltungen generell nicht auf Modernisierung ausgelegt sind. Die  tradierten Kommunikations- und Interaktionsbeziehungen zwischen Politik und Verwaltung, die Schriftlichkeit und die nach wie vor traditionellen Arbeitsweisen machen es enorm schwierig, in der Verwaltung Innovationen umzusetzen. Dies behindert Veränderungen insgesamt. In einer Studie aus dem Jahr 2013 haben wir die Nutzung von neuen Technologien in Bauaufsichtsämtern in Kreisfreien Städten und Kreisen untersucht. Demnach zählen nur circa fünf Prozent zu den Pionierverwaltungen, die Innovationen angehen und umsetzen, circa weitere 15 Prozent haben wir als Early Follower bezeichnet. Diese stehen nicht an der vordersten Linie, sind aber bereit zu Veränderungen, wenn die ersten Erfahrungen der Pioniere positiv ausfallen. Weitere 40 Prozent sind Late Follower, die Veränderungen nicht ausschließen, aber erst mal abwarten. Und die letzen 40 Prozent zählen zu den Traditionalisten, bei denen sich leider nichts bewegt. Andere Studien zeigen sehr ähnliche
Ergebnisse.

Braucht es gesetzlichen Druck, um Veränderungen umzusetzen?

In einigen Bereichen bringt gesetzlicher Druck Themen sicher voran. Die Probleme sind dabei einerseits die teils sehr isolierte Betrachtung und andererseits die nur schwachen Möglichkeiten der Sanktionen im Rahmen unseres föderalen Systems. Ich bezweifle, dass man eine Verwaltung wirklich zwingen kann, Innovationen umzusetzen. Wenn der Druck groß ist, wird höchstens ein Minimalziel erreicht. Wenn beispielsweise eine E-Rechnung oder eine digitale Erreichbarkeit umgesetzt werden muss, wird das zwar gemacht, aber die Chance, die gesamten begleitenden Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und neue zu strukturieren, wird nicht genutzt. Kurzum: Es fehlt eine Gesamtstrategie zur Erneuerung von Prozessen.

Das heißt, es gibt keinen ganzheitlichen Blick auf das Thema.

Genau, und das hat zur Folge, dass viele digitalisierte Prozesse nur Abbilder der vorherigen Prozesse sind. Es wird versäumt, die bisherigen Prozesse zu hinterfragen, gegebenenfalls zu vereinfachen, und effizienter zu gestalten, um zum Beispiel an anderer Stelle mehr Ressourcen für Bürgernähe oder mehr Beratung zu gewinnen. Hier liegen noch sehr viele ungenutzte Potenziale.

Lesen Sie das vollständige Interview in der innovativen Verwaltung, Ausgabe 4/2018.

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