Bundesdruckerei stellt auf E-Rechnungen um

Die Bundesdruckerei rechnet künftig papierlos mit kommunalen Ausweisbehörden ab: Seit dem ersten  Juli 2017 erfolgt die Rechnungsstellung elektronisch und kostengünstig über das Portal Traffiqx.

Schneller und preiswerter soll die E-Rechnung sein, mit der künftig Städte und Gemeinden die Leistungen der Bundesdruckerei bezahlen. Diese versendet ihre Forderungen für die Herstellung hoheitlicher Dokumente jetzt grundsätzlich elektronisch. Die Papierrechnung soll die Ausnahme sein und kostet extra.

Für den neuen digitalen Kassenmodus steht den Behörden das Portal Traffiqx zur Verfügung. Darüber können digitale Dokumente empfangen und versendet werden. Dies funktioniert für alle Rechnungsformate: Der Nutzer erhält immer das Format, das er für seine Verfahren benötigt. 

Effizientere E-Rechnung

Dank E-Fakturierung will die Bundesdruckerei schneller und kostengünstiger wirtschaften: Laut Studie der Verwaltungshochschule Speyer kostet die Papierrechnung durchschnittlich fast 25 Euro: Sie wird händisch sortiert, verteilt, freigegeben; Daten müssen eingetragen, verbucht und archiviert werden. Durch eine vollständige digitale Bearbeitung lassen sich pro Eingangsrechnung rund 15 bis 20 Euro einsparen, so der Leitfaden "Elektronische Verwaltung in der öffentlichen Verwaltung" des Bundesinnenministeriums. 

Auf die auch über die Ausweis-Abrechnung hinausreichenden Effizienzgewinne weist Ulrich Hamann, Vorsitzender der Geschäftsführung der Bundesdruckerei hin: "Nur wenigen Kommunen ist bislang bewusst, dass sie über das E-Rechnungsportal auch ihre sonstigen Lieferanten anbinden und somit ihr gesamtes Lieferantenmanagement umstellen können." 

Ende der Papier-Rechnung öffentlicher Auftraggeber bis 2020

Die E-Rechnung der Bundesdruckerei ist nur ein Teil der gesamten digitalen Rechnungsadministration, wie sie der Gesetzgeber nicht nur empfiehlt, sondern vorschreibt, so das "Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen".

Bis Ende November 2018 stehen sämtliche Bundesministerien und Verfassungsorgane in der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. Ein Jahr später folgen alle anderen öffentlichen Auftraggeber, darunter auch die Kommunen. Ab Ende November 2020 werden papierbasierte Rechnungen nicht mehr akzeptiert.