Digitale Angebotsabgabe – Funktioniert die Entbürokratisierung von Vergabeverfahren?

Der Gesetzgeber hat das Vergaberecht in den vergangenen Jahren umfassend reformiert. Das Ziel der Entbürokratisierung ist dabei an vielen Stellen gründlich verfehlt worden. In einem Punkt wirken die Reformen aber: Die Einreichung von Angeboten ist deutlich einfacher geworden.

Ein Hauptanliegen des Gesetzgebers ist der verstärkte Einsatz digitaler Kommunikationstechnik im Vergabeverfahren. Das soll zu Aufwandsersparnis sowohl bei den Bietern als auch bei den Auftraggebern führen. Allerdings ist die Idee alles andere als neu und ihre Umsetzung hat in der Vergangenheit vor allem zu Frustration geführt. Für die digitale Angebotsabgabe waren digitale Signaturen erforderlich, deren Erzeugung in der Praxis immer wieder mit technischen Schwierigkeiten verbunden war.

Hier hat die Reformtätigkeit tatsächlich zu einer Verbesserung geführt. In europaweiten Vergabeverfahren können öffentliche Auftraggeber vorsehen, dass Angebote in sogenannter „Textform“ abgegeben werden. Es ist dann keine digitale Signatur erforderlich. In der Praxis beschränkt sich die Angebotsabgabe damit auf das Hochladen von (PDF-)Dateien auf die vom Auftraggeber eingesetzte Vergabeplattform. Für Vergaben nach nationalem Recht ist die Textform ebenfalls vorgesehen. Hier steht lediglich in einigen Bundesländern noch die Einführung der neuen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) aus, die eine entsprechende Regelung enthält.

Schriftformerfordernis bei Angeboten in Papierform

Die Erfahrungen mit der neuen Regelung sind durchweg gut. Das Hochladen der Angebote funktioniert auf allen größeren Vergabeplattformen reibungslos. Auftraggeber schätzen die automatische Protokollierung des Angebotseingangs. Richtig ist zwar, dass mit dem Verzicht auf die digitale Signatur das Sicherheitsniveau abgesenkt wurde. Bislang sind aber keine Fälle bekannt geworden, in denen es Streit über die Herkunft eines eingereichten Angebotes gegeben hätte.

Bei einigen Bietern hat die neue Regelung allerdings offenbar zu Leichtfertigkeit geführt. So hat es diverse Fälle gegeben, in denen aus dem Angebot überhaupt nicht mehr zu ermitteln war, welche Person die Erklärung abgab. Das ist für die „Textform“ im Sinne des § 126b BGB aber zwingend erforderlich. Ist der Bieter zum Beispiel eine GmbH, so muss erkennbar sein, welche konkrete natürliche Person das Angebot für die GmbH abgegeben hat. Ist das nicht möglich, so muss das Angebot auch nach neuem Recht zwingend ausgeschlossen werden. Für Angebotsabgaben in Papierform besteht das bislang geltende Schriftformerfordernis übrigens fort.

Dieser Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 5/2018.