Wie Kommunen Datenkompentenz strategisch aufbauen

Der Datenberg in den Kommunen wächst täglich. Ein Praxisleitfaden unterstützt Städte und Gemeinden beim Aufbau einer datenkompetenten Verwaltung.

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Das Datenmanagement fordert Kommunen heraus, gerade kleinere. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hat in der Studie „Datenkompetenz in kommunalen Verwaltungen“ im Auftrag des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) ein Vorgehensmodell sowie einen Referenzrahmen für strategisches Handeln rund um Daten entwickelt. Das Papier soll Kommunen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben, um sich dem Thema „Urban Data Governance“ zu nähern.

Vier Ebenen für Datenkompetenz und -exzellenz

Das Forschungsteam beschreibt zunächst einen idealtypischen Referenzrahmen für Datenkompetenz und Datenexzellenz auf kommunaler Ebene. Der Referenzrahmen umfasst neben dem Netzwerk vier zentrale Ebenen:

1. Strategie,
2. Data Governance,
3. Data Management und
4. technische Systeme.

Jede Ebene spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer datenkompetenten Verwaltung, die dazu beiträgt, eine nachhaltige und zukunftsfähige Nutzung von Daten zu ermöglichen.

Weiter bilden die Forschenden in einem Vorgehensmodell ab, wie Kommunen Datenkompetenz aufbauen und entwickeln können. Entstanden sei ein Leitfaden, der mit konkreten und leicht nutzbaren Arbeitshilfen Verantwortliche im Change-Prozess zu einer datenkompetenten Verwaltung unterstützen könne, so das BBSR.

Personal schulen und mitnehmen

Die Studie enthält vier zentrale Aussagen. Erstens sei Datenexzellenz nicht allein durch technische Kompetenz erreichbar. Diese spiele zwar eine entscheidende Rolle. Jedoch dürften das Thema der Organisationsentwicklung sowie die digitale Kompetenz von Mitarbeitenden nicht vernachlässigt werden. Das Personal müsse geschult und in seiner Datenkompetenz gefördert werden, „um das volle Potenzial von Daten auszuschöpfen“.

Zweitens sei es wichtig zu verstehen, dass die Organisation als Ganzes durch übergreifende Prozesse und Strukturen den einzelnen Sachbearbeitenden Aufgaben abnehmen sollte. Deshalb seien Prozesse, die den effizienten und strukturierten Umgang mit Daten sicherstellen, für Kommunalverwaltungen und Unternehmen von zentraler Bedeutung. Weiterhin seien Metadatenmanagement und Datenmodelle „essenziell, da die Daten sonst in nicht integrierter Form vorliegen“.

Strategie für Datenexzellenz entwickeln

Drittens sei eine klare Datenexzellenz-Strategie unerlässlich. „Es reicht nicht aus, einfach nur Daten zu sammeln und zu verwalten“, heißt es in der Studie weiter. Nötig sei eine übergreifende strategische Herangehensweise. Sie müsse die Ziele der Stadtentwicklung ebenso berücksichtigen wie Verwaltungsherausforderungen.

Viertens biete der Einsatz von digitalen Geschäftsprozessen auf Basis von hochwertigen Datenobjekten sowie moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Data Analytics einen enormen Mehrwert. Alles zusammen dürfte die Verarbeitung großer Datenmengen erleichtern. Intelligente Technik unterstütze die Datenexzellenz, vor allem bei der Skalierung über mehrere Organisationseinheiten und Bereiche hinweg, und ermögliche Innovationen.