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10.05.2021 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel | In Kooperation mit: Bund Deutscher Unternehmensberater e.V.

Ist der Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung nur eine Aufgabe des IT-Bereichs?

Autor:
Andreas Nusser
2:30 Min. Lesedauer

Der Weg zur digitalen Verwaltung wird in den nächsten Jahren die wohl größte Herausforderung für die öffentliche Verwaltung sein. Sowohl IT-interne Prozesse als auch die Prozessabläufe der Fachbereiche bedürfen einer Optimierung. Alle Beschäftigten sind bei diesem Transformationsprozess „mitzunehmen“. 

Diese Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung von Bund, Ländern und Kommunen zeigen sich bereits jetzt unter anderem bei der Konzipierung beziehungsweise Implementierung der Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und den damit verbundenen Anpassungen vor- beziehungsweise nachgelagerter Prozessabläufe. Es ist nicht ausreichend, bei der Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung allein den IT-Bereich im Fokus zu haben. 

Vielmehr muss auch die Vielzahl der Schnittstellen und bestehenden Abhängigkeiten aufgrund der hohen Komplexität der Prozesse in den Blick genommen werden. Die sich hieraus ergebenden Herausforderungen, die auch mit der Entwicklung von Innovationen einhergehen sollten, können nur mittels einer ganzheitlich vernetzten Herangehensweise gelöst werden. Dies wurde auch von den Hochschulen erkannt, die zwischenzeitlich hierfür spezielle Studiengänge, wie zum Beispiel „Digitale Verwaltung“, anbieten.

Prozesse optimieren

Allein die Vernetzung der IT, die einer klaren organisatorischen IT-Strukturierung folgen sollte, zeigt auf, dass bereits IT-interne Prozesse einer Optimierung bedürfen. Hierunter ist jedoch nicht zwingend das Erreichen einer bestimmten Zertifizierungsnorm zu verstehen, sondern vielmehr, dass generell IT-Prozessabläufe zunächst neu strukturiert und optimiert werden.
Neben der Gestaltung der IT-Prozesse sind auch die Prozessabläufe der Fachbereiche zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Ziel ist, eine Best-Practice-Lösung zu erreichen. 

Hierzu ist eine betriebswirtschaftliche Betrachtung der Organisationsstruktur erforderlich. Mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Fachbereiche ist eine prozessorientierte Arbeitsweise aufzubauen. Derartige Kompetenzen müssen in den Fachbereichen der Verwaltung meist erst entwickelt und die betroffenen Mitarbeitenden in diesem Transformationsprozess begleitet werden. Hierbei bietet es sich an, den Einsatz von Key-Userinnen und -Usern in den Fachbereichen zu etablieren beziehungsweise deren Einsatz zu intensivieren. 

Dabei ist es wichtig, diese gezielt inhaltlich im Rahmen von pass­genauen Qualifizierungsmaßnahmen zu entwickeln und als Multiplikatoren für die weiteren Mitarbeitenden der Fachbereiche vorzusehen. So kann sichergestellt werden, dass jede Mitarbeiterin beziehungsweise jeder Mitarbeiter im Rahmen des Transformationsprozesses – in Abstimmung mit der Projektleitung – entsprechend ihrem beziehungsweise seinem aktuellen Leistungsstand mitgenommen und gefördert werden kann.

Erst danach ist es sinnvoll, die Digitalisierung zu konzipieren und zu implementieren, denn die vorher getroffenen Entscheidungen haben meist umfangreiche Auswirkungen, unter anderem auch auf die künftige Bemessung und Bewertung von Stellen.

Fazit

Für die Weiterentwicklung der Verwaltung zu einer digitalen Verwaltung ist, aufgrund des damit verbundenen hohen Komplexitätsgrades, gleichzeitig der Aufbau eines Multiprojektmanagements im IT-Bereich und in den Fachbereichen erforderlich.

Dieser Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 5-6 2021.

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