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30.09.2020 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel | In Kooperation mit: Bund Deutscher Unternehmensberater e.V.

Lehren aus der Corona-Krise

Autoren:
Dr. Christian Höfeler, Dr. Ulrich Pfeifer
1:30 Min. Lesedauer

In der Krise zeigt sich auch, wie wichtig ein funktionsfähiger öffentlicher Sektor ist. Gleichzeitig deckt sie Schwachstellen auf und offenbart Handlungsbedarfe, die – will man der Krise etwas Gutes abgewinnen – auch Chancen bieten.

Wie wichtig Investitionen in die Digitalisierung des öffentlichen Sektors sind, dürfte angesichts der aktuellen Erfahrungen kaum bezweifelt werden. Digitale Bildungskonzepte, Online-Bürgerforen, Smart-City-Konzepte und digitalisierte Verwaltungsservices: Die Palette möglicher Handlungsfelder auf dem Weg zu einer krisensicheren digitalen Verwaltung ist vielschichtig.

Damit diese Themen keine Buzzwords bleiben und entsprechende Ansätze ihr volles Potenzial entwickeln können, sind Digitalisierungsbemühungen in der Verwaltung fachspezifisch zu verankern. So sollte die Verwaltung im ersten Schritt den digitalen Reifegrad ihrer Fachaufgaben ermitteln und die Aufgaben nach Digitalisierungspotenzialen kategorisieren. 

Weitere Digitalisierungsschritte können in Pilotprojekten erprobt werden, bevor sie in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden – insbesondere die Automatisierung repetitiver Arbeitsabläufe mittels Robotic Process Automation hat hier großes Potenzial. Digitale Tools haben zudem den Vorteil, dass sie meist problemlos skaliert werden können – auch über Dezernatsgrenzen hinweg (zum Beispiel Erweiterung der Wissensdatenbank eines Chatbots).

Klare Projektstrukturen als Schlüssel

Als Schlüssel für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten haben sich klare Projektstrukturen erwiesen. So sollte die Projektleitung nicht nur die Konzeption, sondern auch die Übersetzung der fachlichen Anforderungen in die technischen Rahmenbedingungen gewährleisten. Dies beinhaltet die terminkonforme Implementierung der notwendigen Hard- und Software sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Systeme und Schnittstellen.

Ebenso wichtig ist eine Entwicklung hin zur agilen Prozessorganisation: Digitalisierungsprojekte profitieren maßgeblich davon, wenn in der Verwaltung prozessorientiert gedacht und entlang klar definierter Prozesse gearbeitet wird.

Zukünftig wird es noch wichtiger werden, integrierte Strategien zu entwickeln, Handlungsbedarfe zu priorisieren, ausreichende Ressourcen bereitzustellen und die erforderlichen Maßnahmen konsequent umzusetzen. Nicht zuletzt müssen auch die Digitalkompetenzen der Mitarbeitenden geschult werden – denn ohne entsprechende Kenntnisse können digitale Tools nicht ihren vollen Mehrwert für die Verwaltung und ihre Kundinnen und Kunden entfalten.

Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 10/2020.

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