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20.03.2019 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel

Nachgefragt: Wie kann die Implementierung von Geschäftsprozessmanagement gelingen?

Autor:
Tina Rother

Die Digitalisierung stellt die Öffentliche Verwaltung vor große Herausforderungen. Geschäftsprozess­management  ist eine wesentliche Grundlage, um die digitale Transformation in allen Phasen zu meistern. Bei der Umsetzung hakt es jedoch noch an vielen Stellen. 

Kaum ein Wandel erzeugte in den vergangenen Jahrzehnten so wirkungsvolle Veränderungen wie die Digitalisierung. Zahlreiche Behörden haben daher angefangen, ihre Prozesse zu digitalisieren und kundenorientiert ­neu zu gestalten, die Organisation agiler und prozessorientierter aufzustellen sowie neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln. Hinzu kommen zukunftsweisende Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Robotics, die neue Lösungsansätze erfordern. 

Geschäftsprozessmanagement (GPM) spielt bei der Bewältigung dieser ­Veränderungen eine bedeutende Rolle. Nur Behörden, die sich intensiv mit ihren Kundenanforderungen, Dienstleistungen und Strukturen auseinandersetzen sowie über eine detaillierte Kenntnis der internen Abläufe und ­möglicher Digitalisierungspotenziale verfügen, können die Digitalisierung angemessen vorantreiben beziehungsweise begleiten.

Viele Behörden haben längst mit dem Aufbau eines GPM begonnen. Bei der Umsetzung hakt es indes noch an ­einigen Stellen. So zeigt die GPM-Studie von Bearing Point und BPM&O, dass nur jede dritte Behörde GPM ganzheitlich in der gesamten Organisation einführt und es schafft, dieses dauerhaft zu etablieren. Auch ein aktives Prozesscontrolling ist noch selten. Die Mehrheit verschenkt damit das volle Nutzenpotenzial des GPM.

Zehn Empfehlungen für die Einführung eines GPM

  • Bestimmen Sie Motivation und Nutzen für die eigene ­Organisation – und leiten Sie daraus eine klare GPM-Strategie ab.
  • Sichern Sie sich die dauerhafte Unterstützung der ­Leitungsebene Ihrer Organisation.
  • Stellen Sie auf Grundlage der aktuellen Prozesslandkarte und einer Prozesspriorisierung einen konkreten Plan für die Einführung des GPM auf.
  • Legen Sie frühzeitig die Rollen des GPM mit ihren ­Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest.
  • Vor dem Start der eigentlichen Prozessoptimierungen sollten Sie Strategie, Methode, Tool, Modellierungs­konventionen und Vorgehensmodell bestimmen.
  • Beziehen Sie frühzeitig die Mitarbeiter Ihrer Organisation durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen, ­GPM-­Schulungen und einem Zugang zum GPM-Tool ein.
  • Führen Sie die Prozessverbesserungen über Arbeitsgruppen mit definierten Meilensteinen durch, und starten Sie in einer Pilotphase mit einer überschaubaren Anzahl von Prozessen.
  • Legen Sie für jeden Prozess Prozessziele, Kennzahlen, Messmethode und die Prozessverantwortung fest, um
  • eine aktive Prozessmessung sofort beginnen zu können.
  • Holen Sie sich bei Bedarf Experten zum Aufbau des
  • GPM ins Haus – Berater können auch aktiv die ersten
  • Arbeitsgruppen unterstützen.
  • Stellen Sie über eine GPM-Organisation, ein Prozess­controlling sowie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess die dauerhafte Etablierung des GPM sicher. 

Die Studie finden Sie hier zum Download. Lesen Sie den Beitrag in der innovativen Verwaltung 3/2019.

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