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30.01.2019 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel

Nachgefragt: Wo und wie lassen sich Software Roboter einführen?

Autoren:
Felix Dinnessen, Stefanie Halfmann

Der Markt für Robotic Process Automation (RPA) boomt: RPA wird insbesondere im Finanz- und HR-Bereich bei wiederkehrenden Tätigkeiten wie Monatsabschluss oder Personalbeschaffung verwendet. 2019 werden laut einer ISG-Studie weltweit 72 Prozent der Unternehmen RPA einsetzen.

Typische Anwendungsbeispiele liefert die englische Gemeinde Sefton, die RPA in ihrer Finanz- und Steuerabteilung einführte: Es galt, automatisiert Dokumente in Workflows zuzuordnen sowie Meldewesen und Lastschriftzahlungen von Gemeindesteuern zu optimieren. Ohne Anwendungen verändern zu müssen, sanken nach einem Jahr die Bearbeitungszeiten um fast 80 Prozent.  

RPA ist für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung geeignet. Der Bundesgesetzgeber hat mit dem Gesetz zum "Vollautomatisierten Verwaltungsakt" (§ 35 VVG) und mit einer Neugestaltung des Steuerrechts (§ 155 IV AO) die Weichen gestellt. Allerdings hat die EU ein grundsätzliches Verbot automatisierter Entscheidungen ausgesprochen – es sei denn, es sind Maßnahmen vorgesehen, die jede Art der Beeinträchtigung von Persönlichkeitsrechten (Art. 22 DSVGO) verhindern. Noch beachtlicher werden die Vorteile von RPA in Kombination mit Künstlicher Intelligenz: So kann KI aus einem Freitext, etwa einer E-Mail, relevante Daten ziehen und strukturieren, Aufträge priorisieren und an Software-Roboter verteilen. Es zeichnet sich übrigens nicht ab, dass Personal dabei durch Technologien ersetzt wird. Vielmehr wird sich das Tätigkeitsfeld mehr zu strategischen, sozialen und wissensorientierten Aufgaben verschieben.

Welches Vorgehen empfiehlt sich?

  • Eine RPA-Strategie entwickeln: Aus Bestandsaufnahmen entsteht eine langfristige Automatisierungsstrategie, die zur Digitalisierungsstrategie wie auch technischen Zielarchitektur passen sollte.
  • Frühzeitig IT und Mitarbeiter einbeziehen: So wird nicht nur Fachwissen gewonnen, sondern auch Befürchtungen um Arbeitsplätze vorgebaut. Change Management spielt eine wichtige Rolle.
  • Anwendungsfälle priorisieren: Anhand Strategie und Kriterien hinsichtlich der RPA-Tauglichkeit und rechtlicher Einschränkungen lassen sich Umsetzungspläne samt Chancen und Risiken aufstellen.
  • Passende Software-Lösung finden: RPA-Anbieter sind anhand Technologie, Serviceleistungen, Erfahrungen, Kosten und Unterscheidungsmerkmalen zu bewerten.
  • Die Implementierung begleiten: Technische Umsetzung, das Projekt- und Change-Management sowie systematische Tests und Schulungen stehen hier im Fokus.

 

RPA ist ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation, der deutliche Gewinne in der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit mit sich bringt. Es gilt, jetzt Kompetenzen aufzubauen – auch als Basis für zukünftige KI-bezogene Entwicklungen. (Teil 1 zum Thema RPA erschien in der Innovativen Verwaltung 11/2018). Lesen Sie den Beitrag in der innovativen Verwaltung 1-2 /2019.

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