"Agiles Projektmanagement heißt nicht, die Krawatte auszuziehen"

Mit Dr. Sven Stephen Egyedy, Leiter Auslands-IT und CIO des Auswärtigen Amts, und Stefan Mensching, Mach-Vorstand für Technologie und Beratung, sprach die innovative Verwaltung virtuell über die Erfahrungen in der Corona-Pandemie, Digitalisierung und Projektmanagement.

Was waren Ihre Herausforderungen in der ersten Hochphase der Pandemie?

Sven Stephen Egyedy: Am Beginn der Pandemie mussten wir zügig unseren technischen Ausstattungsgrad erhöhen. Bei den mobilen Devices lagen wir unterdurchschnittlich bei unter 40 Prozent, da im Auswärtigen Dienst das persönliche Gespräch ergebnisleitend ist. Dabei hatten wir wie alle anderen auch mit den üblichen Lieferschwierigkeiten zu kämpfen, vor allem, weil wir die mobilen Devices weltweit verteilen mussten. Wir haben aber in kurzer Zeit einen Ausstattungsgrad von 80 Prozent erreicht und liegen heute teilweise bei 98 Prozent, je nach Dienstort, Tätigkeiten und Funktionen der Beschäftigten.

Wie sieht die Situation aktuell in Ihrem Unternehmen aus, Herr Mensching?

Stefan Mensching: Unsere Mitarbeitenden arbeiten zu fast 90 Prozent immer noch im Homeoffice. Wir machen uns derzeit mehr Gedanken darüber, wie wir zu einem späteren Zeitpunkt arbeiten werden. 

Die Bandbreite der Wünsche der Beschäftigten ist groß. Eine Handvoll Kolleginnen und Kollegen kam und kommt auch während der Pandemie jeden Tag ins Büro. Andere Teams wollen zukünftig einmal in der Woche im Büro arbeiten und wieder andere nur einmal im Monat. Interessant ist, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Technologiebereich freitags ins Büro kommen wollen, weil dann die Projekt-Sprints enden. Zukünftig wird es daher bei uns eine noch höhere Flexibilität an Arbeitszeitmodellen geben, die wir entsprechend aussteuern müssen.

Verändert die jetzige vierte Welle etwas an Ihren Strukturen, Herr Egyedy?

Egyedy: Wir haben nach dem Schock der zweiten Welle unsere Organisationsstrukturen so aufgestellt, dass es gut funktioniert, wobei es natürlich schön wäre, wenn teilweise wieder stärker im Präsenzmodus gearbeitet werden könnte. Die vierte Welle hat daher keine Auswirkungen auf unsere Strukturen.

Welche Auswirkungen hat der hohe Homeoffice-Grad auf die Organisationskultur?

Egyedy: Natürlich fallen die informellen, aber wichtigen Austauschformate, wie das spontane Gespräch in der Kaffeeküche, weg. Wir haben daher jenseits der Fachlichkeit digitale Austauschformate etabliert. Vor dem Hintergrund dieses Themas haben wir im Rahmen unseres Kompetenzzentrums Führung diese Aspekte gleich zu Beginn der Pandemie in den Fokus genommen und als Gesamtorganisation eine entsprechende Guidance für Führungskräfte entwickelt.

Mensching: Solche Austauschformate haben wir ebenfalls etabliert. Unsere Teams haben sich schon vor der Pandemie stark selbst organisiert. Dies hat sich in der Pandemie verstärkt. Sozialer Austausch wurde in den Teams je nach Bedarf und Situation auf verschiedenen Wegen gepflegt. 

Zudem haben wir die Führungskräfte ermuntert, aktiv auf die Mitarbeitenden zuzugehen und auch private Themen zu berücksichtigen. Denn eine Schulschließung hat nachvollziehbar Auswirkungen auf den beruflichen Bereich von Beschäftigten. Hier war uns wichtig, gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Lesen Sie das ganze Interview in der innovativen Verwaltung 12/2021.